Проект СЭД для подразделений органов внутренних дел на всей территории Республики Беларусь

В 2015 году компания «Электронное Дело», партнер ЭОС в Беларуси, завершила очередной этап автоматизации документооборота в органах внутренних дел Республики. В результате подразделения ОВД на всей территории страны получили среду для оперативного документационного взаимодействия с Центральным аппаратом МВД Республики Беларусь.

Проект автоматизации процессов документооборота органов внутренних дел реализован на базе СЭД «Электронное ДЕЛО», являющейся адаптацией программы «ДЕЛО» компании ЭОС под стандарты документооборота и нормы законодательства Беларуси. В рамках первого этапа данного проекта (2013 – 2014 гг.) были созданы ведомственные СЭД Министерства внутренних дел Республики Беларусь, Главного управления внутренних дел Минского городского исполнительного комитета и Управления внутренних дел Минского областного исполнительного комитета. Во время второго этапа в 2015 году СЭД созданы во всех областных управлениях внутренних дел страны.

Порядок создания ведомственной СЭД был определен техническим заданием, утвержденным Заказчиком. Для каждого УВД была создана отдельная база данных. Учитывая важность информации, содержащейся в базах данных, взаимодействие между базами было организовано исключительно с использованием внутренних защищенных каналов связи.

СЭД «Электронное ДЕЛО» автоматизировала следующие технологические процессы обработки документов в органах внутренних дел: регистрация документов, сканирование бумажных документов, прикрепление их к РК, ввод резолюций, исполнение документов, контроль исполнения, отправка документов, списание документов в дела, поиск документов, распечатка журналов регистрации и регистрационно-контрольных карточек документов, распечатка справок-напоминаний, получение отчетных форм и сведений о документообороте, обмен информацией между Центральным аппаратом МВД, ГУВД Мингорисполкома и областными УВД.

К СЭД подключены работники аппаратов МВД, ГУВД и областных УВД. Для каждого пользователя созданы индивидуальные виртуальные кабинеты и заданы личные права доступа к документам. Для работы используются различные клиенты СЭД – подсистема «ДЕЛО-Web» (ее предпочитают руководители и исполнители) и стандартный десктопный клиент (для работников, ответственных за делопроизводство).

Обучение правилам работы в СЭД проведено со всеми пользователями системы. Работники, ответственные за технологическое обслуживание и администрирование СЭД, прошли обучение по специальным программам. В рамках внедрения СЭД успешно организована интеграция с системой межведомственного документооборота (СМДО). Это позволяет обмениваться документами со всеми государственными организациями, подключенными к СМДО, а также организовать подписание документов электронно-цифровой подписью.

Ключевой особенностью внедрения СЭД в органах внутренних дел является использование опции «Сервер электронного взаимодействия» (СЭВ). Эта опция позволяет обмениваться данными между различными базами СЭД «Электронное ДЕЛО» в автоматическом режиме. Так, по результатам практически любых действий, осуществляемым с документом в базе УВД, системой автоматически формируются доклады, которые сразу же направятся в МВД. В результате МВД может оперативно получать информацию, дошел ли документ до получателя, под каким номером он зарегистрирован, какое поручение выдал руководитель и с каким сроком, какой отчет ввел исполнитель, когда документ снят с контроля и т.д. Если на этот документ будет готовиться ответ, то при его отправке он также будет автоматически зарегистрирован уже в базе МВД, причем сразу же будет иметь связку с документом-запросом.

На практике это означает, что в любой момент времени руководитель сможет отследить, на какой стадии исполнения находится поручение, кто по нему является исполнителем, и при наличии ответа сразу сможет с ним ознакомиться. Кроме того, использование СЭВ позволяет существенно экономить время на отправку, регистрацию и передачу документов руководителю и исполнителям, что является очень актуальным для органов внутренних дел.

Таким образом, внедрение СЭД «Электронное ДЕЛО» позволило организовать оперативное документационное взаимодействие подразделений органов внутренних дел на всей территории Республики Беларусь. В дальнейшем имеются возможности гибкого масштабирования системы.