«Портал Юг» завершил проект внедрения «1С:Документооборот 8 Корп» в «Монолите»

2020: Внедрение «1С:Документооборот 8 Корп»

1 октября 2020 года компания «Портал Юг» сообщила, что завершила проект внедрения «1С:Документооборот 8 КОРП» в строительном холдинге «Монолит». Автоматизация охватила более 300 сотрудников предприятия. В результате создана система электронного документооборота, позволившая унифицировать и ускорить обработку входящей корреспонденции, договорной и распорядительной документации. Просрочка задач сократилась на 80%. На поиски документов тратится в 3 раза меньше времени. Согласование договоров сократилось с 2 недель до 3 дней. 

«Портал Юг» завершил проект внедрения «1С:Документооборот 8 КОРП» в «Монолите»

По информации компании, ранее задачи в компании обрабатывались через почту. Отсутствовал регламент обработки задач, включая контроль сроков исполнения. Как следствие, многие задачи обрабатывались с просрочкой. Учет и хранение внутренних документов велись разрозненно (в файловых хранилищах, на корпоративном портале, на компьютерах сотрудников). В результате было много дублей документов, хранились не актуальные версии, имелись проблемы с оперативным доступом к нужным документам.

Договорная документация согласовывалась в бумажном виде. Несмотря на принятый маршрут согласования, часто согласование выполнялось не с теми сотрудниками. Согласование договоров затягивалось и занимало более 2 недель, что порой приводило к задержке строительных работ.

Отсутствовал внутренний Центр компетенций по документообороту, который бы контролировал сроки исполнения документов и задач, а также занимался бы разработкой унифицированных форм документов и формализацией делопроизводственных процессов. В результате в каждом подразделении сложились свои правила ведения документации, что мешало эффективному взаимодействию сотрудников разных подразделений в рамках «сквозных» бизнес-процессов. 

Для решения поставленных задач была выбрана система «1С:Документооборот». Партнером по внедрению стала компания «Портал-Юг».

Проект внедрения длился 6 месяцев и был завершен в плановые сроки и в рамках планового бюджета. На сентябрь 2020 года в системе работает более 300 сотрудников предприятия.

Ключевые итоги проекта:

• Повысилась исполнительская дисциплина сотрудников за счет формализации и контроля задач. Руководство предприятия теперь может постоянно осуществлять контроль над исполнительской дисциплиной. Исполнители задач могут быстрее выполнять свои должностные обязанности, имея перед глазами список задач с конкретными сроками исполнения и формализованным описанием. Соблюдение сроков исполнения задач завязано на систему мотивации сотрудников. Просрочка задач сократилась на 80%.
• Организовано единое хранилище входящей и исходящей корреспонденции, договорной, организационно-распорядительной и нормативно-методической документации. Это позволило обеспечить сотрудникам быстрый доступ к документам. Теперь на поиски документов тратится в 3 раза меньше времени. Также полностью решена проблема потери документов.
• Ускорился процесс согласования договоров с 2 недель до 3 дней. Возможность электронного согласования позволила решить проблему долгого согласования. Теперь инициатору договора нет необходимости физически передавать договор от одного согласующего лица к другому. Также инициатор может оперативно отслеживать состояние документа, а при возникновении замечаний у согласующих лиц, быстро внести изменения.
• Создано структурное подразделение — отдел делопроизводства, на который возложены функции централизованного учета и регистрации документов, а также методической поддержки пользователей системы. В результате взаимодействие подразделений улучшилось, а обработка распорядительной и нормативно-справочной документации, а также входящей и исходящей корреспонденции ускорилась в 2 раза. Например, если раньше входящее письмо доходило адресату на исполнение в течение 3-4 дней, то теперь — максимум в течении 2 дней.

Система электронного документооборота на базе решения "1С:Документооборот" позволила повысить исполнительскую дисциплину сотрудников. Руководство получило инструмент контроля за оперативной деятельностью компании. Благодаря программе, договоры теперь согласовываются не недели, а считанные дни. рассказал Смагин Игорь, начальник Департамента информационных технологий