МНПП НАМИП установила обновленную версия модуля «Приемная комиссия» в НИТУ «МИСиС»

В основе комплексного решения для управления ВУЗом лежит SOA-платформа iJaNet v5. Совместно с компанией НАМИП на базе платформы iJaNet была разработана система управления учебной деятельностью инновационного ВУЗа – Московский институт стали и сплавов. В рамках проекта была разработана автоматизированная информационная система «Аксиома», которая охватывает основные процессы и все подразделения учебного комплекса. АИС «Аксиома» разработана в составе подсистем:

• «Управление контингентом учащихся»;
• «Учет текущей успеваемости и посещаемости»;
• «Расчет стипендии»;
• «Планирование учебного процесса»;
• «Разработка и внедрение системы автоматизации деятельности управления науки».

Потребность автоматизации процессов управления учебным процессом в ЭПИ «МИСиС» возникла в связи с унификацией административных процессов МИСиС и его филиалов, в том числе и с необходимостью обеспечения совместной работы сотрудников с информационными потоками вуза таких как ведение единой картотеки студента, накопление истории изменений данных и истории взаимоотношений с учащимися; формирование, сопровождение и контроль рабочих учебных планов; оперативный аналитический учет и контроль текущей и сессионной успеваемости и посещаемости занятий; предоставление данных для анализа количественного и качественного состава абитуриентов и студентов и т.д.

Для решения этих задач использовались возможности информационно-аналитической системы поддержки образовательного процесса и научных исследований «Аксиома», разработанной на базе SOA-платформы iJaNet и предназначенной для комплексного решения вопросов управления учебной и научной деятельностью и контингентом учащихся, а также для организации оперативного обмена данными в едином информационном пространстве вуза. Проект автоматизации ЭПИ «МИСиС» был реализован по модели SaaS (программное обеспечение как услуга): программное и аппаратное обеспечение информационной системы установлено непосредственно в НИТУ МИСиС (г. Москва), а в филиале организован удаленный доступ через Интернет по защищенным каналам связи. Это позволило создать единую информационную систему НИТУ МИСиС и его филиалов и разгрузить существующие аппаратные мощности ЭПИ «МИСиС». Преимущества применения модели SaaS для учебных заведений заключаются, прежде всего, в отсутствии больших финансовых затрат, связанных с приобретением дорогостоящего серверного оборудования и организацией специальной инфраструктуры, минимизации затрат на развертывание решения и его внедрение, приобретение и разработку специализированного программного обеспечения, снижении необходимости инвестиций в неосновные фонды.

В процессе реализации проекта были проведены работы по автоматизации деятельности Центра отбора и подготовки абитуриентов, Приемной комиссии, Учебного отдела, Отдела кадров, 5 деканатов, 15 кафедр и свыше 50 человек административного персонала ЭПИ «МИСиС».

В процессе внедрения информационной системы управления учебной и научной деятельностью и контингентом учащихся в МИСиС в период с 2006 по 2010 гг. были решены следующие задачи:

• организованы автоматизированные рабочие места преподавателей, научных сотрудников и организаторов учебного процесса;
• обеспечена преемственность информации путем конвертации различных данных в единую систему;
• выполнена интеграция с автоматизированными системами МИСиС и сторонних разработчиков (АИС Кадры-Штаты-Зарплата, АРМ Банк-касса, АРМ Валюта, АИС GosInsp, MS Word, MS Excel и др.);
• автоматизирована деятельность центра подготовки абитуриентов и адаптации студентов и приемной комиссии;
• организовано ведение единой картотеки учащихся, накопление истории изменений данных и истории взаимоотношений с учащимся, в т.ч. формируемых автоматически на основе приказов;
• внедрен оперативный аналитический учет и контроль текущей успеваемости и посещаемости занятий студентами с применением как бумажных (путем сканирования и распознавания), так и электронных журналов;
• обеспечен оперативный аналитический учет и контроль сессионной успеваемости и формирование различных отчетов;
• автоматизирована деятельность по планированию учебного процесса в условиях перехода на многоуровневую систему высшего образования (бакалавр/специалист/магистр);
• автоматизирована деятельность аспирантуры;
• организован электронный реестр аудиторного фонда;
• разработано программное обеспечение для составления расписания учебных занятий с учетом различных ограничений (вместимость аудитории, наличие специального оборудования, графика преподавателей и др.);
• разработана и апробирована балльно-рейтинговая система оценки индивидуальных результатов обучения студентов;
• организован выпуск на бумажных носителях документов об образовании;
• автоматизирована деятельность по расчету стипендии (по видам выплат) и материальной помощи учащимся и формирования финансовых и аналитических отчетов различного характера по результатам расчетов;
• внедрен учет состояния и движения контингента, проходящего контрактное обучение, расчет начислений оплаты по договорам, контроль фактической оплаты и расчет пени и др.;
• автоматизировано ведение и сопровождение управленческого и финансового учета результатов госбюджетных и хоздоговорных научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ.

Основными сложностями при внедрении были специфичность организации бизнес-процессов и документооборота ВУЗа, а также низкая заинтересованность рядовых сотрудников во внедрении, которую удалось преодолеть за счет максимально возможного вовлечения персонала ВУЗа в процесс внедрения системы. Это позволило консультантам дать понимание в необходимости системы для ВУЗа, а также создать личную заинтересованность в системе для пользователей.

Для проведения приемной кампании 2011 года, сотрудниками «МНПП Намип» в НИТУ «МИСиС» установлена обновленная версия модуля «Приемная комиссия» информационно-аналитической системы поддержки образовательного процесса и научных исследований «Аксиома» с возможностью удаленной регистрации абитуриента через интернет и интегрированной с Федеральной базой свидетельств о результатах единого государственного экзамена (ФБС ЕГЭ).

Обновленный модуль «Приемная комиссия» позволяет существенно сократить время абитуриента и работников приемной комиссии на заполнение, сбор и проверку документов для поступления в вуз. Чтобы уменьшить вероятность ошибок при заполнении анкеты абитуриента, специалистами компании «МНПП Намип» разработан инновационный подход к регистрации заявок абитуриентов «on-line» посредством возможностей АИС «Аксиома».

Теперь абитуриент получает возможность удаленно пройти регистрацию на интернет-портале вуза, заполнить анкету, выбрать специальности, указать результаты олимпиад, прикрепить электронные копии документов и т.д. При этом осуществляется доступ к ФБД ЕГЭ для получения информации о результатах единого государственного экзамена абитуриента.

В результате регистрации, каждому абитуриенту присваивается персональный номер, уникальный в рамках данного года поступления и логин/пароль для доступа в персональный раздел на портале вуза. Абитуриент отслеживает ход и результаты приемной кампании в личном кабинете, в том числе: решение о допуске к вступительным испытаниям и условиях участия в конкурсе, результаты вступительных испытаний, конкурсный ряд, сведения о зачислении и т.д.

На сегодняшний день НИТУ «МИСиС» является ведущим учебным и научным заведением в России. Каждый год сюда поступают лучшие выпускники школ и внедрение нового модуля для приемной комиссии — важный шаг, направленный на реализацию общей стратегии вуза, рост профессиональной компетенции студентов и выпускников НИТУ «МИСиС», повышение эффективности и качества работы профессорско-преподавательского состава.