Заказчики: Московский физико-технический институт (МФТИ) Подрядчики: Кеды профессора Продукт: Корпоративный портал - проекты модернизацииДата проекта: 2021/01 — 2021/07
|
Технология: Корпоративные порталы
|
Содержание |
2021
Корпоративный интранет-портал для МФТИ: экосистема HR-сервисов
С чем у вас ассоциируется слово «интранет»? Представили, что это старомодный и неудобный корпоративный портал? Многие интранет-порталы действительно до сих пор так выглядят, но в передовых вузах уже понимают ценность многофункциональных цифровых сервисов для сотрудников.
В сентябре 2021 года был запущен HR.Университет для Физтеха, и вот результаты проделанной работы.
Как создать интранет-портал для университета
Создание интранет-портала для вуза было новым опытом для команды «Кеды профессора». Работа с крупным и сложным Физтехом стала одновременно вызовом и удачной возможностью протестировать гипотезы.
Задача
У МФТИ был запрос на интранет-портал для 3000+ человек. Старый сайт выглядел несовременно и имел ограниченный функционал.
Решение
«Кеды профессора» предложили современную, удобную платформу, объединяющую сайт и продвинутые HR-сервисы. Чтобы преподаватели могли пользоваться интранетом когда угодно и где угодно, решили сделать и мобильное приложение.
Как внедрить корпоративный портал в организации
На основе полученных данных была разработана концепция портала, затем протестировали интерфейс и функционал, продолжаем внедрять новые сервисы. Благодаря гибкой архитектуре, добавление новых модулей и функций не влияет на стабильную работу портала.
В итоге разработанная HR-экосистема цифровых сервисов легко адаптируется и к потребностям различных организаций: как государственных, так и частных.
Ключевой принцип разработки современного hr-портала — создание единой экосистемы, которая объединяет различные решения и приложения в одной платформе. Пользователи получают доступ к личному кабинету, единому логину и паролю, мобильному приложению и десктопной версии, а также к обязательным разделам, таким как инструкции, документы и база знаний.
По запросу заказчика можно интегрировать любые модули, даже разработанные на других технологиях. Также можно реализовать дополнительные функции, например, возможность подачи заявок на отпуск через мобильное приложение или чат-бота.
Бизнес-модель команды «Кеды профессора» уникальна: мы не продаем лицензии на сотрудника, а разрабатываем и передаем заказчику кастомизированный программный код. Стоимость системы не зависит от численности штата, что особенно удобно для компаний с быстро растущим бизнесом. Дополнительную техническую поддержку можно приобрести по отдельному запросу.
Интранет-портал МФТИ
Для МФТИ реализовали сквозную авторизацию, а также интегрировали систему с «1С» для работы с организационной структурой.
Интранет МФТИ состоит из трёх независимых сегментов, каждый из которых выполняет свою уникальную функцию.
Новое подразделение HR.Университета предоставляет два взаимосвязанных ресурса: внутренний портал с сервисами для сотрудников и открытый веб-сайт, ориентированный на будущих студентов и сотрудников.
Третий сегмент — исторический интранет-портал, функционал которого постепенно переходит на новую платформу HR.Университета.
HR-портал МФТИ позволяет будущим студентам и сотрудникам детально ознакомиться с инфраструктурой университета. Виртуальные туры предоставляют возможность рассмотреть объекты университета, включая научные лаборатории, аудитории, коворкинги, музеи и спортивные объекты.
Все объекты доступны для детального изучения с помощью кликабельных элементов, позволяя будущим сотрудникам получить точную информацию об оснащении лабораторий и рабочих мест.
На портале можно также ознакомиться со структурой университета, найти контактную информацию отдела кадров и документацию для трудоустройства.
Для удобства пользователей, на сайте есть интерактивная обновляемая карта кампуса с подробной информацией о корпусах, объектах, кафе, банкоматах и общежитиях.
Главная страница HR.Университета оптимизирована для мобильных устройств, а также доступно приложение для iOS и Android, предоставляющее аналогичные функции десктопной версии.
HR.Адаптация
HR-портал МФТИ приветствует новых сотрудников модулем «Адаптация», который предоставляет им удобный путь для знакомства с сервисами университета.
Модуль содержит информацию о структуре и истории вуза, о ключевых персонах и достижениях. Здесь новые сотрудники могут быстро ознакомиться с необходимыми документами, контактной информацией коллег, а также корпоративной культурой МФТИ, включая используемые сокращения и каналы в Telegram.
В этом разделе также есть информация о питании, занятиях спортом, программе вакцинации от COVID и психологической помощи.
HR.Коммуникации
Портал МФТИ предлагает своим сотрудникам удобный информационный центр, включающий разделы с новостями, опросами, объявлениями, событиями и проектами.
Раздел «Новости» предоставляет актуальные информационные обновления. Раздел «Опросы» позволяет HR-специалистам проводить как регулярные опросы для оценки качества работы разных отделов, так и временные опросы по различным темам.
В «Объявлениях» можно публиковать информацию разного характера, от предложений по аренде жилья до поиска потерянных вещей или передачи животных в добрые руки.
Также в модуле есть раздел «События»: интерактивный календарь, который позволяет ознакомиться с информацией о внутренних мероприятиях МФТИ, вебинарах, лекциях и других событиях. А в «Проектах» преподавателям удобно находить интересные проекты для сотрудничества друг с другом.
HR.Компетенции
Далее расскажем о модуле, который предоставляет доступ к образовательным ресурсам. Здесь сотрудники могут подобрать подходящие курсы, стажировки или пройти оценку своих компетенций.
Раздел «Курсы» предлагает широкий выбор программ как от МФТИ, так и от внешних образовательных платформ и вузов, как платных, так и бесплатных.
Для программ МФТИ сотрудники имеют непосредственный доступ к материалам, включая текстовые материалы, видеозаписи и циклы лекций.
Для подбора курсов от внешних провайдеров на портале интегрировали разработанный нами агрегатор курсов «Образовал».
Для оценки компетенций сотрудников мы внедрили сервис «HR.Оценка 360», который бесшовно интегрирован с известным онлайн-сервисом Proaction.pro. Когда сотруднику назначается оценка компетенций, ему приходит электронное приглашение со ссылкой на раздел с активированной кнопкой «Пройти тестирование».
После прохождения теста он получает результаты с рекомендациями по развитию профессиональных навыков и определению зон роста. Результат теста можно обсудить с руководителем, чтобы наметить план развития.
Документы
Этот раздел — один из наиболее популярных на портале. Его ежедневно посещают сотни сотрудников МФТИ.
Раздел предлагает ознакомиться с необходимыми документами, включая должностные инструкции, локальные нормативные акты, шаблоны для заполнения и документы для приема на работу. Документы организованы по темам для удобства поиска.
В будущем мы планируем автоматизировать процессы работы с документами, оцифровать их и переместить сервис документооборота в HR.Университет с основного портала.
Сегодня раздел предоставляет сотрудникам МФТИ удобные инструменты для оптимизации рабочих процессов, включая планирование отпуска. Теперь сотрудники могут оформить заявку на отпуск в несколько кликов. Процесс заполнения заявки упрощен и требует минимума информации: сотрудникам достаточно указать должность и даты отпуска. После отправки заявки сотрудники могут отслеживать ее статус в реальном времени.
Для упрощения перехода с устаревшего интранета МФТИ на HR.Университет, мы реализовали навигацию по наиболее востребованным функциям. Постепенно все функции устаревшего интранета будут интегрированы в HR.Университет по мере пожеланий МФТИ.
HR.Рекрутинг
Корпоративный hr-портал МФТИ предоставляет удобный инструмент для поиска новых сотрудников. В него входит раздел с вакансиями и информация о конкурсах на занятые должности.
В дополнение к этому разделу, мы помогли МФТИ разработать рекламную кампанию для привлечения преподавателей и профессоров на конкурсной основе. Кандидаты приходили через контекстную и таргетированную рекламу на рекрутинговый сайт и сразу могли ознакомиться с вакансиями, заполнить анкеты и участвовать в конкурсе на должность.
Результат
В HR.Университете был успешно реализован ряд функций, которые помогают сотрудникам МФТИ эффективно взаимодействовать друг с другом и с вузом, упростить рабочие процессы и найти единомышленников для проектов.
На момент запуска корпоративным интранет-порталом ежедневно пользовались около 200 сотрудников МФТИ. Средняя длительность сеанса составляла около 5 минут, а глубина просмотра — более 8 страниц. В планах продолжить активное продвижение сервисов HR.Университета среди сотрудников МФТИ, чтобы помочь им привыкнуть к сайту и извлекать максимальную пользу из его инструментов.
Специальная проектная группа, состоящая из представителей команды «Кеды профессора» и сотрудников МФТИ, регулярно встречается для обсуждения прогресса, планов и корректировки работы.
Все обновления портала проходят пилотное тестирование среди избранной группы сотрудников МФТИ перед их общедоступным релизом.
Кроме того, два раза в год проводится форум для HR-специалистов из вузов всей страны, где обсуждаются инструменты, сервисы и лучшие практики цифровизации HR-процессов в России и за рубежом.
HR.Университет отличается своей уникальностью и оригинальностью — это не копия готовых решений. Команда стремится разработать действительно ценные инструменты, опираясь на собственный опыт и понимая конкретные потребности клиентов.
Использованные технологии: Nest, React.js, PostgreSQL, Figma.
Рекрутмент редких кандидатов для МФТИ при помощи цифровых технологий
Команда «Кеды профессора» помогла Московскому физико-техническому институту за короткий срок закрыть 30+ вакансий ученых и преподавателей. Для этого запустили портал для приема заявок и рекламную кампанию. В кейсе расскажем про рекрутмент редких кандидатов для МФТИ, как смогли решить задачу института и каких результатов удалось добиться.
Задача
МФТИ требовалось закрыть больше 30 вакансий высококвалифицированных кадров. Рекрутмент осложнялся несколькими факторами:
- бюджетом;
- короткими сроками в 1,5 месяца;
- большим пакетом документов, которые не все кандидаты хотели собирать;
- требованиями к высокой квалификации, опыту специалистов, что означало крайне небольшое количество потенциальных кандидатов;
- необходимостью поиска специалистов по всей России.
Кроме того, принять на работу могли только в строго определенное время — по конкурсному отбору два раза в год. Не все кандидаты были готовы ждать, и подбирали для себя другие варианты работы, которые их в дальнейшем устраивали.
Методы поиска кандидатов
Работодателям бывает особенно сложно найти специалистов с очень узкой специализацией и четко определенным набором навыков и знаний. Такие люди часто не находятся в активном поиске работы.
Но несмотря на это они все еще являются потенциальными кандидатами. Поэтому рекрутеры используют разные методы поиска, чтобы привлечь их внимание и заинтересовать предложением о работе: через знакомых, сайты вакансий, соцсети и специализированные площадки, рекламу в профессиональных сообществах.
Иная сторона HR-рынка — массовый наем работников, например, продавцов. В этом случае часто дают рекламу в газете или на телевидении, размещают наружную рекламу.
Оба направления поиска схожи тем, что подходящие сотрудники часто уже работают и не заходят на сайты с вакансиями. Но их можно привлечь с помощью цифровых инструментов, поэтому методы поиска кандидатов будут похожи, независимо от того, ищет ли компания редкого специалиста или занимается массовым наймом.
Решение для задачи МФТИ
В связи с особенностями требований к кандидатам стандартные способы подбора могли оказаться малоэффективными. Поэтому разработка HR-портала рассматривалась наилучшим вариантом.
Стратегия заключалась в разработке платформы для отклика на вакансии и запуске рекламы в интернете и социальных сетях.
Создание портала
HR-портал — это один из ключевых элементов масштабной системы, которую создали специально для МФТИ. Он представляет собой инструмент для поиска новых сотрудников, где собраны вакансии и информация о конкурсах.
Какие проблемы кандидатов решили с помощью HR-портала:
- перевели заполнение обязательной анкеты на 10 страницах с «бумажного» вида в электронный;
- значительно упростили анкету, сократили ее объем почти в два раза, изменили дизайн, написали пояснения, куда какие документы загружать;
- ввели автосохранение анкеты, которую заполнили не до конца. Затем сотрудники МФТИ звонили кандидату и помогали оформить этот документ;
- закрыли часть опасений кандидатов: написали про зарплату, жилье для иногородних, образовательные организации для детей, досуг, занятие наукой.
Сайт для специалистов по подбору персонала МФТИ
Один из факторов успешного поиска кандидатов — эффективная работа рекрутеров. Поэтому создали удобные механизмы для сотрудников МФТИ: разработали сайт для размещения вакансий, приема анкет, формирования отчетов.
Теперь отчеты по резюме можно сформировать автоматически онлайн. Например, сотрудник хочет посмотреть отчет за последний месяц. Он заходит на сайт, вводит логин и пароль, устанавливает период с 1 по 31 июля и скачивает получившийся отчет.
Рекрутеру не приходится лезть в админку. Все загруженные анкеты хранятся в специальной зоне сервера, автоматически сортируются по кафедрам и вакансиям. А доступ к этому есть с компьютера (это похоже на облако вроде Google Диск).
Рекламные кампании
Чтобы привлечь кандидатов на портал, задействовали рекламные каналы:
- таргетинговая реклама в социальных сетях для более широкой аудитории;
- контекстную в «Яндексе» и Google Ads для людей в активном поиске работы.
Таргетированная реклама
Аудитория рекламной кампании — люди, которые могли бы стать преподавателями, но в данный момент не искали работу. Настройка показов объявлений позволила получить больше переходов и откликов, при этом сэкономить ресурсы.
Хотя целевая аудитория казалась большой, результаты были следующими:
174 тыс. просмотров и примерно 2 тыс. переходов.
Контекстная реклама
Чтобы найти кандидатов использовали федеральные и международные информационные кампании. Это помогло определить целевую аудиторию и настроить рекламу на людей, кто может заинтересоваться вакансиями в МФТИ.
Кампании проходили в те же сроки, что и конкурс в институте.
Результат: 4,3 млн показов объявлений, 36,6 тыс. переходов по ссылкам и свыше 25 тыс. посетителей.
Основные результаты
- Автоматизировали процесс закрытия вакансий.
- Получили в среднем по две анкеты на каждое вакантное место (всего — 109 анкет).
- Закрыли все 30 вакансий вуза.
- Сделали удобным процесс заполнения анкет в электронном виде.
Методика, которую использовали с МФТИ, подходит как для поиска редких специалистов, так и для массового набора персонала.