Мурманская областная Дума внедряет решение СЭД для автоматизации основных процессов делопроизводства

Компания Digital Design завершила внедрение системы электронного документооборота на платформе DocsVision в Мурманской областной Думе.

Причины

Для Мурманской областной Думы важно было обеспечить быструю и удобную регистрацию документов в автоматизированном режиме. До внедрения СЭД регистрация велась в двух раздельных системах, которые заметно устарели. Учет документов в канцелярии и обращений граждан велся отдельно, и кроме регистраторов никто не имел доступа к карточкам документов.

Решение

В рамках проекта специалисты Digital Design внедрили и настроили решение «Административное делопроизводство» - приложение на платформе DocsVision, предназначенное для органов государственной власти. Оно помогает автоматизировать основные делопроизводственные процессы: регистрацию входящих документов с приложенными графическими образами, внутренних и исходящих документов, расписание резолюций, контроль исполнительской дисциплины, составление отчетов и быстрый поиск документов. Создан актуальный телефонный справочник сотрудников.

Сейчас в результате реализации проекта любой сотрудник может найти необходимую информацию в считанные секунды. Изменился и механизм работы с поручениями. При вынесении резолюции, исполнитель получает сообщение по электронной почте, откуда сразу же, не совершая лишних действий, может открыть задание в СЭД и приступить к его выполнению.

Мнение

«Мы приняли решение установить СЭД на платформе DocsVision, так как подобная система успешно функционирует в Правительстве Мурманской области. Их опыт доказал, что такая СЭД справляется со всеми задачами, связанными с автоматизацией административного делопроизводства органов власти. Мы движемся по пути развития информационного общества и стараемся максимально повысить эффективность управленческих процессов и уровень их автоматизации», - комментирует Игорь Смирнов, заведующий сектором по информационно-программному обеспечению, Мурманская областная Дума.

Сергей Гайдамаков, директор департамента автоматизации государственных структур, Digital Design, отметил: «Деятельность органов государственной власти напрямую связана с документами – их подготовкой, согласованием и исполнением, поэтому очень важно организовать эффективные процессы автоматизированного документооборота. Проект в Мурманской областной Думе стал очередным шагом на пути Мурманска к построению современной системы управления. В дальнейшем мы планируем расширять функционал СЭД в отделе по работе с обращениями граждан. Кроме того, постепенно будет расширен состав электронных документов и формируемых отчетов, с системой станет работать большее число пользователей».

В настоящее время пользователями СЭД являются более 50 сотрудников аппарата.