| Заказчики: Национальный банк Украины (НБУ) Киев; Финансовые услуги, инвестиции и аудит Подрядчики: Лан Сервис (Lan Service) Продукт: Directum (СЭД/ECM-система)Дата проекта: 2010/05 — 2010/12
|
Модуль:
- "Классическое делопроизводство (канцелярия)"
Авторизованный партнер DIRECTUM в Украине, компания "ЛАН СЕРВИС", объявляет о завершении проекта по созданию рабочего макета системы электронного документооборота и электронного архива Национального Банка Украины (НБУ) на базе системы DIRECTUM.
Национальный Банк Украины – центральный банк Украины, являющийся главным звеном государственной банковской системы. Выступая проводником государственной валютной политики, Банк осуществляет банковское регулирование и надзор, и обоснованно предъявляет строгие требования к документообороту и процессам взаимодействия. Для обеспечения нормального функционирования Банка требуется жесткая организация и управляемость бизнес-процессов, а также полное исключение задержек в движении и потерь документов.
Осознав критическую важность повышения эффективности управления документами и деловыми процессами, Национальный Банк Украины в 2009 году объявил тендер на закупку "Услуг по разработке пакетных программных средств (модернизация системы электронного документооборота и электронного архива)". По результатам конкурса договор на поставку и внедрение системы электронного документооборота был заключен с компанией "ЛАН СЕРВИС", официальным партнером DIRECTUM в Украине.
Пилотное внедрение системы в НБУ началось летом 2010 года. В качестве основных задач проекта были обозначены:
- обеспечение повышения оперативности и качества работы с документами;
- снижение трудозатрат на делопроизводство;
- создание условий перехода от традиционного бумажного документооборота к электронному;
- поддержка новых стандартов криптозащиты НБУ.
Для решения поставленных задач была создана рабочая группа по внедрению системы, в которую вошли специалисты компании "ЛАН СЕРВИС" и ведущие специалисты НБУ. Ядром функционала системы стали Базовые модули DIRECTUM, модули "Канцелярия" и "Обращения граждан". Переход на новую систему в рамках пилотного этапа заключался в создании рабочего макета системы и осуществлялся в головном офисе НБУ, а также одном из его региональных представительств.
В результате работ по проекту на базе модулей системы DIRECTUM были созданы соответствующие подсистемы СЭД Банка.
В рамках подсистемы "Организация документооборота" в электронный вид была переведена работа с организационно-распорядительной документацией, входящей и исходящей корреспонденцией, а также разработан интерфейс подготовки номенклатуры дел, который позволяет своевременно проводить все необходимые работы по номенклатуре и при необходимости отправлять ее по маршруту в рамках действующих бизнес-процессов.
Подсистема "Хранение документов" была разработана для хранения всей информации о документах, работа над которыми закончена в делопроизводстве. Для данной подсистемы были доработаны механизмы обработки описей дел и экспертизы ценности дел.
Вместе с этим была создана выделенная подсистема "Электронный архив", функционал которой значительно расширил возможности ведения архивного дела в системе Национального Банка Украины. Подсистема автоматизировано принимает дела из подсистемы "Хранение документов" для их дальнейшего архивного хранения, проведения экспертизы, передачи в Национальный архивный фонд, использования, выведения и уничтожения.
Подсистема "Обращение граждан" позволила организовать прием и обработку обращений граждан из различных источников: электронной почты, письменного обращения, телефонного обращения. С помощью системы DIRECTUM по всем обращениям в Банке назначаются исполнители, ответственные за их обработку, а также осуществляется контроль всех выданных поручений. Подсистема "Обращения граждан" также поддерживает возможность документирования результатов личного приема граждан высшим руководством НБУ.
Помимо общих задач, связанных с управлением бизнесом, в ходе пилотного внедрения были автоматизированы и специфические для Банка бизнес-процессы, связанные с коллективной работой направленной на согласование внутрибанковских документов.
Пилотный этап внедрения официально завершился 15 декабря 2010 года. На данный момент разработанное решение протестировано и готово к эксплуатации.
В рамках программы развития СЭД в НБУ на 2011-2012г. планируется тиражирование системы DIRECTUM. в департаментах Центрального управления, территориальных отделениях, а также в других структурных подразделениях Национального Банка Украины.
