Ежемесячно компания обрабатывает около 8,5 тыс. заказов на поставку хозяйственных товаров. Для их своевременного выполнения необходим точный учет товаров на складе, оперативное формирование заказов поставщикам, четкое планирование сборки и доставки товара покупателям. Руководство требует жестко контролировать ценообразование с учетом корпоративной бонусной политики.

ЗАО "НОХТ", 2013

Прежде оперативный и бухгалтерский учет велись в разных базах. При переносе информации из программы в программу неизбежно возникали ошибки. Номенклатурный справочник содержал много дублирующих и неактуальных данных. Процессы отгрузки товаров и составления накладных затягивались.

Работа автотранспортного отдела автоматизирована частично, другая часть работ проводилась вручную - на бумаге составлялись таблицы загрузки транспортных средств. Представляли сложность планирование загрузки и ремонт автопарка. Все затраты транспортного отдела учитывались по факту, когда транспортные услуги и услуги по ремонту были оказаны. При этом отсутствовала привязка к заказу, как по отгрузке, так и поставке товара, что затрудняло контроль затрат.

Наталья Токарева, коммерческий директор компании "НОХТ", отметила: "Компании необходимо поддерживать высокий темп работы, исключив удлиняющие и усложняющие рабочий процесс факторы. Старая информационная система не охватывала ни бухгалтерию, ни автотранспортный отдел. Требовалось автоматизировать все бизнес-процессы компании, связать их вместе и наладить контроль над ними".

В качестве основы для создания новой информационной системы были выбраны решения "1С:Управление производственным предприятием" и "1С:Управление автотранспортом 8". Партнером по проекту стал Нижегородский филиал "1С-Рарус". Специалисты создали в компании более 70 автоматизированных рабочих мест.

Итог проекта

Автоматизирована работа отдела закупок и склада. С помощью новой системы сотрудники коммерческого отдела оперативно формируют заказы поставщикам, а руководство компании - контролирует процесс закупок и оперативно получает точную статистику заказов поставщикам. При приемке и отгрузке товара все необходимые документы проводятся непосредственно на складе, сотрудники склада оперативно отмечают факт брака в новой системе.

Усилен контроль взаиморасчетов с поставщиками. Руководство в онлайн-режиме получает отчеты по исполнению плана оплат поставщикам как в целом по предприятию, так и по отдельным подразделениям. Это позволяет более точно планировать будущие расходы и избегать срыва поставок из-за несвоевременных оплат.

Оптимизирована и ускорена отгрузка продукции покупателям. Новая система дала возможность отслеживать историю работы с каждым конкретным заказчиком, а также состояние заказа на любом этапе его выполнения, что помогает контролировать своевременность поставки товаров клиентам. Заказы поставляются точно в срок и соответствуют запросам покупателя. Система позволяет контролировать расчеты с ними, устанавливать размер отсрочки платежа, дает возможность вовремя информировать клиентов о необходимости сделать очередной платеж и позволяет контролировать дебиторскую задолженность.

Автоматизирован сложный расчет стоимости товаров. Компания работает с низкой наценкой, поэтому руководству необходимо внимательно следить за тем, чтобы стоимость товаров с учетом максимальной скидки не опускалась ниже закупочной. Новая система обеспечила высокую точность и скорость расчетов цен и наценок по всей номенклатуре товаров, что помогает более гибко управлять ценовой политикой и предлагать клиентам низкие цены, избегая при этом убыточности продаж.

Создана эффективная дисконтная система, контроль за которой осуществляется ответственными сотрудниками при наличии полномочий. Каждый клиент получил магнитную карту с индивидуальной скидкой. Размер дисконта регулируется при изменении объема закупок клиента. Теперь покупатели заинтересованы в совершении повторных покупок и всегда точно знают, какую скидку могут получить при размещении того или иного заказа.

Создан новый единый для всех подразделений справочник НСИ. Это позволило избегать ошибок при обработке, комплектации и документальном оформлении заказов. Номенклатурный справочник интегрирован с сайтом компании: на сайт выгружаются информация обо всех имеющиеся в продаже товарных позициях с ценами, фотографиями и описанием.

Полностью автоматизирована работа транспортного отдела. Процессы отгрузки и доставки товаров, ремонта транспортных средств, расхода ГСМ теперь отражаются в единой базе компании. Руководству компании доступна исчерпывающая аналитика работы транспортного отдела. Сейчас можно легко понять, какая машина доставит конкретный заказ покупателя, кто водитель этой машины, каков пробег до места назначения по данным gps, каков расход ГСМ на доставку этого заказа. Появилась возможность отслеживать расходы на транспорт по каждому конкретному заказу на доставку, будь то товар от поставщика или отгрузка товара клиенту. Это позволило сократить издержки на содержание и обслуживание автотранспорта, оптимизировать планирование загрузки водителей и транспортных средств, оперативно распределять между складами затраты на доставку товара от поставщиков.

Оптимизировано финансовое планирование. Оперативный и бухгалтерский учет ведется в единой базе, что в 2 раза сократило трудозатраты сотрудников и позволило исключить ошибки в учете и отчетности. Кроме того, новая система обеспечила оперативное получение аналитической информации о деятельности подразделений.

"Новая информационная система, созданная на основе решений "1С:Управление производственным предприятием 8" и "1С:Управление автотранспортом", стала эффективным рабочим инструментом для всех ключевых сотрудников компании. Объединение бухгалтерского и коммерческого учета в единой системе позволяет получать больше аналитической информации для управления предприятием. В результате гораздо проще осуществлять поэтапный контроль работы компании. Мы увеличили оборачиваемость товарных запасов на 7%, снизили затраты на доставку товаров, повысили скорость и точность важнейшего для компании процесса расчета стоимости товаров по всему нашему ассортименту", - заявила Наталья Токарева.