Как «Обнинскоргсинтез» автоматизировал цепочку процессов взаимодействия «производитель — дистрибьютор — торговая точка»

О заказчике

«Обнинскоргсинтез» – один из лидеров на российском рынке автомобильных спецжидкостей. Антифризы, автомасла и другие смазочные материалы широко известны как в России, так и за рубежом. Компания поставляет свою продукцию на крупнейшие автомобильные заводы: VOLVO, AUDI, BENTLEY, MAN и другие, а «АвтоВАЗ» заливает антифризы компании еще на этапе конвейера.

Штат «Обнинскоргсинтеза» насчитывает около 2000 человек. Компания работает более чем со 150 дистрибьюторами и имеет порядка 70 тыс. торговых точек.

Компания с 2015 года использует систему ELMA BPM.

2020

Автоматизация цепочки процессов взаимодействия "производитель — дистрибьютор — торговая точка"

Какие проблемы были решены с помощью системы ELMA

• налажены внутренние процессы компании;
• организована эффективная работа с цепочкой "компания – дистрибьютор – точка продаж";
• увеличена эффективность маркетинговых кампаний.

Реализация в ELMA

Удаленная работа

Благодаря ELMA организация удаленной работы заняла всего 5 часов. Именно за это время разработчики компании создали и запустили процесс «Управление рабочим днем подчиненных».

При дистанционной форме работы эффективность сотрудников снижается. Созданный процесс реализует трехэтапную систему контроля сотрудника и позволяет оценить его загрузку и эффективность.

Первый этап процесса – оценить готовность сотрудника к работе. Для каждого сотрудника руководитель выбирает статус – Готов к работе, Больничный, Отпуск и т.д. (Информация о статусах сотрудников направляется также ответственному за табелирование).

Второй этап процесса – оценить текущую эффективность сотрудника. На одной странице руководитель видит все текущие задачи своих подчиненных, их сроки и список уже выполненных задач.

Третий этап – назначить задачи на день для сотрудника. Для назначения задач будут доступны только сотрудники готовые к работе.

После того, как руководитель нажмет на кнопку "Сохранить" все действия будут исполнены – сотрудникам будут присвоены статусы (и данные о них поступят ответственному за табелирование) и назначены необходимые задачи.

Наши процессы уже были готовы к работе сотрудников удаленно. Для дополнительного планирования рабочего дня мы разработали небольшой процесс постановки и контроля задач. Это позволило осознанно подойти к планированию рабочего дня и контролировать результаты работы. Кирилл Орлов, ведущий разработчик «Обнинскоргсинтез»

Портал дистрибьютора

«Обнинскоргсинтез» сотрудничает с более чем 150 компаниями-дистрибьюторами. Для эффективной работы с ними было разработано внешнее решение на базе ELMA – Портал дистрибьютора. Оно позволяет клиентам безопасно подключаться к внутренней системе компании и запускать необходимые процессы:

• заказ товара или рекламной продукции;
• запрос специальных цен для тендеров и отчет по ним.

Через портал проходит весь документооборот с дистрибьюторами, а также отображается актуальная информация об остатках товара и продажах.

Внедрение ELMA для взаимодействия с дистрибьюторами стало для нас важным этапом развития системы. Система позволяет четко ставить задачи, контролировать их исполнение и максимально эффективно использовать ресурсы предприятия на продвижение продукции. Дистрибьюторам также пришлось привести в порядок свои системы учета для запуска обмена данными, что по цепочке повысило и их эффективность. Алексей Беляцкий, директор по развитию региональной сети продаж «Обнинскоргсинтез»

Портал мотивации

Портал мотивации - это решение для магазинов и продавцов, призванное увеличить представленность товара на полках и его продажи. Он представляет собой сайт, на котором регистрируются торговые точки. При выполнении определенных условий они могут получить бонусы.

При регистрации каждой торговой точке присваивается уникальный номер. Цепочка "производитель – дистрибьютор – торговая точка" связываются на основе это номера. Такая связь дает возможность:

• дистрибьюторам – видеть рекламные акции;
• производителю – отслеживать количество проданного на каждой точке товара;
• продавцу – получать бонусы за высокие продажи.

ELMA связывает процессы торговой точки, дистрибьютора и производителя. Без ELMA это было бы невозможно. Евгений Дубовицкий, руководитель отдела развития каналов продаж «Обнинскоргсинтез»

База торговых точек

Торговая точка – завершающий этап взаимодействия между производителем и потребителем. Все маркетинговые кампании будут неэффективны, если товар не представлен в торговых точках. До внедрения ELMA и организации внутренних и внешних процессов компания ничего не знала о точках реализации и объемах продаж на них, а значит не могла отслеживать эффективность маркетинговых кампаний.

После того как дистрибьюторы стали отправлять отчеты по торговым точкам с информацией о продажах компания связала эту информацию со своей базой магазинов с портала мотивации и смогла составить реальную картину по продажам товаров в регионах и на конкретных точках продаж.

Бизнес постоянно подкидывает задачи. С ELMA бизнес получил возможность быстро проверять бизнес-гипотезы, разработчики – гибкую систему. На длинной дистанции внедрение ELMA принесет прибыль, разработчики набьют руку, системные администраторы смогут заняться чем-то более интересным. Михаил Тронин, руководитель группы разработки «Обнинскоргсинтез»

Перевод всех внутренних процессов в онлайн

13 мая 2020 года компания Elma сообщила, что «Обнинскоргсинтез», в связи с пандемией, за неделю перевел все внутренние процессы в онлайн.

Ситуация во всем мире доказала — все может рухнуть в один момент. Компании любого уровня и направленности в срочном порядке пытаются понять новые правила игры, перестроить внутренние и внешние процессы, выявить актуальные потребности общества. Участники ИТ-рынка на скорую руку создают удобные решения для пользователей, клепают онлайн-офисы, предлагают быструю автоматизацию процессов и прочее, и прочее.

Однако в этой ситуации есть компании, которые были готовы. «Обнинскоргсинтез» - компания российского рынка антифризов, моторных масел, смазочных материалов и других автомобильных спецжидкостей, имеющий в штате на май 2020 года 1500+ сотрудников и удаленную сеть дистрибьюторов на 150+ компаний не уволил ни одного специалиста и за неделю перевел все внутренние процессы в онлайн.

Как рыночный тяжеловес безболезненно перешел на дистанционную работу, не тратил время, деньги и человекоресурсы на перестроение процессов? В 2015 году «Обнинскоргсинтез» автоматизировал свои бизнес-процессы с помощью компании ELMA.

Наши процессы уже были готовы к работе сотрудников удаленно, но для дополнительного планирования рабочего дня мы за 5 часов разработали небольшой процесс постановки и контроля задач, который запускается автоматически для каждого руководителя по его подчиненным. Это позволило осознанно подойти к планированию рабочего дня и контролировать результаты работы, сказал Кирилл Орлов — ведущий разработчик «Обнинскоргсинтез»

Именно в период пандемии можно в целом оценить необходимость бизнеса именно в легких изменениях, в готовности и возможности перестраивать себя под любую ситуацию, и, как итог, диктовать свои правила рынку.

Бизнес постоянно подкидывает задачи. С Elma бизнес получил возможность быстро проверять бизнес-гипотезы, мы – гибкую систему. Для нас это проект, который идет постоянно, отметил Михаил Тронин — руководитель группы разработки компании «Обнинскоргсинтез».