Минсельхоз Алтая увеличил количество пользователей системы «Дело»

2021: Увеличение количества лицензий в Минсельхозе Алтая

В Республике Алтай продолжается процесс перехода от бумажного к электронному документообороту с использованием СЭД «ДЕЛО», разработанной компанией ЭОС, которая и сообщила об этом 16 июня 2021 года. Очередным этапом проекта стало увеличение количества пользователей системы в органах власти, в частности, в Министерстве сельского хозяйства. Внедрение СЭД и обучение сотрудников провел «золотой партнер» ЭОС – барнаульская компания «КС – Консалтинг».

В Министерстве сельского хозяйства Республики Алтай «ДЕЛО» появилось в 2011 году и первоначально использовалась только для регистрации входящих и исходящих документов. Из-за ограниченного количества рабочих мест внутренние организационно-распорядительные документы по-прежнему согласовывали и передавали на исполнение в бумажном виде. Лишь часть документов доводилась до исполнителей через систему «ДЕЛО», а значит, невозможно было полноценно вести отчеты по исполнительской дисциплине.

Чтобы упростить и ускорить документооборот внутри Минсельхоза, в конце 2020 года было принято решение закупить дополнительные лицензии СЭД «ДЕЛО». После обследования и предварительных расчетов стало ясно, что только часть сотрудников имеют потребность в постоянном доступе к системе, а остальных можно обеспечить «временным» доступом. Для таких специалистов решили приобрести конкурентные лицензии. Они ограничивают количество одновременных подключений специалистов к СЭД, при этом разные сотрудники могут пользоваться системой в режиме разделения времени. Такой подход часто практикуют как государственные, так и коммерческие организации. Он позволяет снизить общие бюджетные затраты на проект или оставить средства на дополнительные приложения, опции, подсистемы. В данном случае плюсом к лицензиям на АРМ заказчик прибрел опцию «Сканирование» и приложение EOSMobile для мобильного доступа к СЭД.

После настройки системы начались обучающие курсы, которые прошли не только новые пользователи, но и уже знакомые с системой делопроизводители. Опытные в использовании СЭД специалисты изучили дополнительные возможности – например, регистрацию входящих документов, поступивших по электронной почте, и отправку по этому же каналу.

Увеличение количества рабочих мест позволило перевести в СЭД регистрацию организационно-распорядительных документов и контроль их исполнения. Опция «Сканирование» ускорила работу с оцифрованными версиями: теперь скан-копии сразу прикрепляются к регистрационной карточке документов в СЭД «ДЕЛО». Мобильное приложение дает возможность руководителю работать с документами и поручениями во время командировок и поездок.

Оптимальный подбор соотношения лицензий гарантированного и конкурентного доступа позволил сэкономить на покупке лицензий. При этом пользователи, которые не имеют постоянного доступа к СЭД, все равно остаются в курсе всех важных событий в системе. В этом им помогают оповещения приложения «Мониторинг документов», разработанного компанией «КС-Консалтинг». Оно установлено на ПК всем специалистам, которые (постоянно или периодически) работают в СЭД Минсельхоза.

На июнь 2021 года в Республике Алтай систему «ДЕЛО» используют все органы исполнительной власти субъекта (Аппарат Правительства, министерства, ведомства). Также в ней ведут документооборот большинство муниципалитетов региона и законодательная власть – Государственное Собрание – Эл Курултай (Парламент) Республики Алтай. ​

2018: Модернизация процессов работы с документами

5 июля 2018 года компания ЭОС сообщила о том, что СЭД «Дело» стала удобным инструментом модернизации процессов работы с документами для органов власти Республики Алтай.

Республика Алтай – один из субъектов РФ, где планомерно и поэтапно в течение длительного времени в структурах управления региона развивается электронный документооборот на базе системы «ДЕЛО» компании ЭОС. Это решение внедряется в органах власти Республики с 2000 года, и на 5 июля 2018 года все органы власти субъекта используют ее возможности по управлению документами. Исполнитель проекта и постоянный консультант – барнаульская компания «КС-Консалтинг», партнер ЭОС в этом регионе.

Первые рабочие места были внедрены в Аппарате Правительства Республики и в секретариатах министерств финансов и экономики. После начала эксплуатации в Аппарате Правительства СЭД была тиражирована на основные министерства и ведомства Республики: к числу пользователей системы добавились Комитет по инвестиционной политике, республиканский Минздрав, Минимущество, Минсельхоз, Министерство лесного хозяйства, Министерство труда и социального развития, Комитет ветеринарии с Госветинспецией и т.д. Также в рамках реализации мероприятий республиканской целевой программы «Электронный Алтай» СЭД «ДЕЛО» было внедрено во всех 10 администрациях муниципальных сельских районов Республики и в муниципалитете г. Горно-Алтайск.

Государственные структуры Республики Алтай и муниципальные органы регулярно проводили обновления версий СЭД, осваивали возможности продукта, расширяли сферу применения системы. Кроме базовой платформы «ДЕЛО», в Правительстве Республики используются дополнительные подсистемы и опции – «Дело-Web» и «Поточное сканирование».

В 2017 году в Едином аппарате Главы Республики Алтай и Правительства Республики Алтай внедрен модуль сопряжения с МЭДО, что открыло возможности перехода к юридически значимому электронному документообороту в рамках межведомственного электронного документооборота Российской Федерации.

На 5 июля 2018 года средствами СЭД «ДЕЛО» в исполнительных органах власти Республики Алтай осуществляется регистрация всех стадий движения документов и хранение их электронных образов, также налажен эффективный контроль сроков исполнения документов и поручений.

2001: Переход на СЭД «Дело»

В конце 2000 года Аппарат Правительства Республики Алтай принял решение о необходимости перехода с устаревшей системы учета документов собственной разработки на ПО автоматизации документооборота и делопроизводства. Главными критериями, обеспечившими выбор в пользу СЭД «ДЕЛО», стали:

• функциональная полнота системы;
• большое число внедрений в органах власти по всей России;
• наличие квалифицированного партнера ЭОС на Алтае и возможность получения оперативной технической поддержки.

Задачи проекта.

• Внедрение промышленной системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота в замену собственной разработки специалистов Правительства.
• Построение взаимоувязанной системы документооборота органов власти Республики.

Этапы проекта

Проект автоматизации документооборота в Правительстве Республики Алтай длится с ноября 2000 года. С января 2001 года первый фрагмент системы был введен в эксплуатацию, и в течение первых двух недель осуществлялся авторский надзор за ходом эксплуатации.

2002 год прошел под знаком развития системы. В Аппарате Правительства Республики Алтай было расширено число рабочих мест системы «Дело-Предприятие», задействована WEB-подсистема, выполнен ряд мероприятий, направленных на реорганизацию машинописных работ, выработку порядка предоставления внутренних документов Правительства на в электронном виде для включения в автоматизированную систему документооборота, модернизирован сервер документооборота.

В 2003 году в 11 муниципальных образований Республики были поставлены комплекты системы "ДЕЛО", с предварительно заполненными справочниками документооборота, обеспечивающие автоматизацию собственного делопроизводства и обмен электронными документами с Правительством Республики Алтай. Проведено обучение пользователей системы.

В период с 2003 производилась техническая поддержка системы, обновление версий ПО.

В мае 2010 года произведена закупка дополнительных рабочих мест системы в Аппарате Правительства Республики Алтай.

Отзыв Заказчика

[В.А. Ильиных, руководитель Аппарата Правительства Республики Алтай, 2001 год.: «Эксплуатация системы «Дело-Предприятие» в течение 2001 года в Аппарате Правительства Республики Алтай оказала существенное влияние на работу с документами. Простота эксплуатации позволила специалистам, не имевшим опыт работы с подобными системами автоматизации делопроизводства легко и быстро освоить систему. Гибкие возможности настройки на любую организационную структуру и установленные правила документооборота, позволили без дополнительных усилий и вложений автоматизировать сложившиеся способы ведения делопроизводства. Таким образом, в первый год эксплуатации были получены ощутимые результаты: организован полный и удобный учет документов, значительно упрощена и ускорена процедура подготовки отчетов, налажена система действенного контроля».

П.М. Долгов, начальник отдела Правительственной связи и информации Правительства Республики Алтай, 2001 год.: «В течение 2001года ведется полная регистрация в системе «Дело-Предприятие» входящей и исходящей корреспонденции Правительства республики Алтай, учет постановлений, распоряжений, нормативно-правовых документов и обращений граждан. В результате накоплена база около 12500 документов, из них около 3200 контрольных. По отзывам сотрудников Аппарата Правительства Республики Алтай в системе удобно и оперативно осуществляется работа с документами, сократилось время доставки документов исполнителям. Значительно улучшилась работа по контролю сроков исполнения документов. С помощью адаптированного под требования Аппарата Правительства Республики Алтай модуля формирования отчетов, сотрудники канцелярии автоматически формируют статистические отчетные формы по документообороту и контролю исполнительской дисциплины. Система четко настраивается на функциональные обязанности каждого должностного лица, что дает возможность разграничить полномочия по работе с документами, распределить потоки документов, обеспечить конфиденциальность при работе с ними».