"Первый Бит" автоматизировал документооборот и управление договорами в "Русконе"

2022: Автоматизация документооборота и управление договорами

Компания «Первый Бит» произвела автоматизацию процессов документооборота и договорной работы в компании «Рускон». В рамках проекта были автоматизированы процессы согласования контрагентов и договоров, подбора, приема и сопровождения сотрудников, выдачу доверенностей. Об этом сообщила компания «Первый Бит» 26 августа 2022 года.

До внедрения систем автоматизации весь документооборот производился вручную — согласование договоров вели в почте, на бумажных носителях. Многие процессы вели в таблицах Excel. Основными проблемами при такой системе ведения документооборота является отсутствие информации о сроках выполнения задач, о месте нахождения и наличии оригиналов документов, ошибки, связанные с человеческим фактором из-за внесения данных вручную.

Порты и терминалы Рускон находятся в разных регионах России, а также за рубежом. Несколько контуров документооборота требовали автоматизации. Из-за возросшего объема услуг в 2,5 раза компании требовалось наладить прозрачный и простой процесс согласования контрагентов, договоров и дополнительных соглашений. А также оцифровать процесс найма и сопровождения кадров.

Для коммерческой организации важно быстро заключать договора. Для ускорения этого процесса настроены маршруты согласований в зависимости от вида договора и контрагента. Ускорение процесса согласования дало 30% рост производительности продающих подразделений.

Работа HR-подразделения оцифрована документами «Заявка на подбор» и «Job Offer». Благодаря им можно построить аналитику о количестве вакансий в работе, кандидатов, получивших предложение работы, и количестве закрытых вакансий. Созданы отчеты для оценки эффективности подбора персонала.

В компании работает 1300 человек. Для организации внутренней работы сотрудников систематизирован набор доступов к регламентам, инструкций и доступов к программам. При формировании приказа на прием, перевод или увольнение ИТ подразделение получает задачи по выдаче или удалению набора прав и доступов. При приеме сотрудника такой процесс значительно улучшает адаптацию к новому месту работы.

Автоматизирован процесс согласования командировочных расходов и поездок на такси. Данные о согласованных затратах переносятся в 1С:ERP, чем облегчает работу бухгалтерии при формировании финансовых результатов подразделений.

Все обмены между программными продуктами 1С:Документооборот, 1С:Бухгалтерия, 1С:Зарплата и управление персоналом, 1С:ERP, корпоративный портал Bitrix проходят через брокер сообщений RabbitMQ.

С произведенной автоматизацией внутренних процессов компании процессы согласований по договорам процесс согласования стал прозрачным, вопросов, на какой стадии находится договор, больше не поднимается. Компания также обеспечила автоматическое формирование всех необходимых документов по жизненному циклу сотрудника — от приема до увольнения, и определили их места хранения. Все это не только позволило прирасти штату по численности на треть, но и сократить производственные издержки на 20%, рассказал Артем Егиазарян, руководитель проектного отдела офиса Краснодар на Кожевенной.