Томский государственный университет (ТГУ) (1С:Документооборот 8)

Комплексная автоматизация Федерального государственного автономного учреждения высшего образования «Национальный исследовательский Томский государственный университет» ведется ООО «Информационные системы в образовании» (ООО «ИСО»).

ООО «1С-КПД» (1С-Корпоративные порталы и документооборот) были привлечены на проект автоматизации делопроизводства на базе программного продукта «1С:Документооборот».

Цели и задачи внедрения «1С:Документооборот»:

• Элемент маркированного спискаПовышение эффективности методов работы с документами путем перевода последних в систему электронного документооборота.
• Автоматизация учета официальных документов предприятия.
• Обеспечение коллективного доступа к файлам и объектам.
• Организация сокращения и поддержки бумажного документооборота.
• Автоматизация управления бизнес-процессами предприятия.
• Контроль исполнения поручений и мониторинг исполнительской дисциплины.
• Учет и хранение входящих / исходящих / внутренних документов.
• Учет и хранение файлов.
• Повышение качества документации.
• Оптимизация документооборота и делопроизводства.
• Обеспечение прозрачности схем движения документов.
• Единое хранилище документов с распределенным регламентированным доступом.
• Электронное сопровождение мероприятий.
• Повышение уровня целостности данных и надежности их хранения.
• Сокращение сроков согласования и обработки документов.
• Повышение организованности работ с контрагентами и договорами.
• Обеспечение эффективного контроля исполнения поручений.
• Повышение сохранности документов за счет создания единого электронного архива документов.
• Организация эффективного учета и анализа рабочего времени сотрудников.
• Систематизация структуры документооборота учреждения.
• Обеспечение единой политики в области ограничения прав доступа к информации.
• Создание единой информационной среды учреждения за счет интеграции необходимых данных с учетными системами Заказчика.

Поставленные цели были достигнуты посредством решения следующих задач:

• Сбор и формализация требований к предмету автоматизации.
• Определение механизмов интеграции с информационными системами заказчика.
• Подготовка и согласование технического проекта.
• Развертывание и настройка конфигурации.
• Проведение испытаний на соответствие решения требуемому результату.
• Обучение пользователей.
• Подготовка и ввод системы в опытную эксплуатацию.
• Устранение замечаний и адаптация системы по результатам опытной эксплуатации.
• Ввод системы в промышленную эксплуатацию и поддержка внедренного решения.

Выбор продукта

Продукт «1С:Документооборот» был выбран как замыкающий комплекс программных продуктов на платформе 1С:Предприятие. В штате учреждения имеются профессиональные специалисты по продуктам 1С, имеются клиентские и серверные лицензии для продуктов 1С:Предприятие, все эти факторы существенно сокращают стоимость владения программным комплексом, ввиду чего вопроса о выборе продукта СЭД на другой платформе - не стояло.

Ход работ

В ходе внедрения был произведен анализ существующих документов и процессов, интервьюирование ключевых пользователей и ответственных за направления. После формирования и утверждения технического задания, проведено проектирование тестовой модели. На этапе настройки системы были произведены следующие работы: 1) Настройка НСИ: загружены данные о пользователях из кадровой системы, загружены справочники Контрагенты, Контактные лица, Банковские реквизиты из кадровой системы 1С:Зарплата и управление персоналом и управленческой системы 1С:Университет; 2) Настроены виды документов: - входящих: Обращение граждан, Письмо, Письмо от Минобразования, Запрос; - исходящих: Письмо исходящее; - внутренние приказы и распоряжения (Приказ по ОД, Приказ по ЛС, Приказ по ЛС студентов, Приказ по образовательной деятельности и т.д.), различные виды договоров: поставки, об оказании услуг, о выполнении работ, другие внутренние документы: Командировка, Служебное задание, Служебная записка, Заявление на выдачу аванса , Табель учета рабочего времени; Для каждого вида документов настроены соответствующие шаблоны; 3) Настроены комплексные процессы, созданные из заложенных в стандартной поставке ПО, таких как: регистрация, рассмотрение и исполнение входящих документов, согласование, утверждение, регистрация и отправка исходящих документов, подготовка, согласование, утверждение и регистрация внутренних документов; 4) Разграничены права пользователей по группам доступа, по видам документов, по грифам доступа; 5) Настроены отчеты: Справка по исполнительской дисциплине высшего руководства, Аналитическая справка по обобщенным результатам контроля, Сводка о состоянии исполнения документов, Список руководителей, не исполнивших поручения в срок, Справка об исполнении контрольных документов;

В ходе подготовки к опытной эксплуатацию было проведено обучение ответственных сотрудников (более 50) и разработаны инструкции пользователей по работе с системой.

В результате внедрения получена единая информационная система управления документами и процессами учреждения. Все документы, созданные или зарегистрированные как в «1С:Документооборот», так и в системах «1С:Зарплата и управление персоналом», «1С:Университет», хранятся централизованно, в единой информационной базе, что гарантирует сохранность документов, возможность быстрого поиска и доступа к документам. Ускорились процессы обработки документов (согласование и другие). Повысилась прозрачность учета документов и задач: на любой стадии обработки документа можно увидеть статус и ход исполнения задач по нему. Сократилось время на работу с документами, для руководителей имеется возможность контроля поставленных задач и исполнительской дисциплины сотрудников.

Выполнены следующие работы:

• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
• Интеграция с другими системами на базе «1С:Предприятия»
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Индивидуальное обучение в офисе заказчика
• Обучение в группе в офисе заказчика
• Установка и настройка серверов, рабочих станций и периферийного оборудования

Дополнительная информация о внедрении:

Вариант работы: Клиент-серверный (сервер базы данных: Microsoft SQL Server) Количество видов документов - 24 шт. Количество вводимых документов в день - до 10 шт. Среднее число строк в одном документе - 15 строк