Основные направления потоков документов Росаккредитации

Эволюция: от оборота юридически значимых документов к обороту юридически значимыми данными

Основные направления потоков документов Росаккредитации

2016

• Более 170 тыс. документов в 2016 году (78 000 вх, 54 500 исх, 39 000 вн)
• Более 3 подготовленных документов в день в расчете на 1 пользователя
• Более 30 % внутренних документов подготовлены по безбумажной технологии
• Более 3300 документов отправлены по МЭДО

В мае 2016 года компания «Диджитал Дизайн» завершила очередной проект по модернизации системы электронного документооборота Docsvision Федеральной службы по аккредитации (Росаккредитации). Выполненные работы позволили решить ряд задач заказчика, среди которых обновление платформы СЭДО, совершенствование модулей в части большей функциональности и совместимости, возможность использования квалифицированной электронной подписи в МЭДО и другие. Заказчик высоко оценил достигнутые результаты и отметил повышение скорости и эффективности работы СЭДО.

В рамках модернизации системы основные усилия были сосредоточены на обновлении модуля МЭДО до последней версии, что дало возможность специалистам Росаккредитации осуществлять обмен документами, подписанными квалифицированной электронной подписью в системе межведомственного электронного документооборота.

Специалисты компании «Диджитал Дизайн» провели модернизацию модуля «Электронная экспедиция», предназначенного для отслеживания заявителями статуса поданных ими документов в Росаккредитацию. Модуль расширен функцией идентификации заявителя как физического или юридического лица, что позволило упростить процедуру и сократить время поиска документов заявителями.

Результаты поиска в «Электронной экспедиции» дополнены сведениями об отправке ответа на обращение и реквизитами исходящего документа.

В рамках проекта произведено обновление решения «Автоматизированное рабочее место руководителя» на IPad в целях настройки его совместимости с операционной системой iOS 9. Заказчик дополнительно приобрел 10 лицензий решения, и теперь «АРМ руководителя» используют 18 пользователей Росаккредитации.

2015

В начале 2015 года завершился проект развития системы электронного документооборота Федеральной службы по аккредитации в части контроля исполнительской дисциплины, подготовки и отправки документов с электронной подписью по каналам МЭДО в федеральные органы исполнительной власти и обеспечения мобильной работы высшего руководства. Работы по проекту выполнялись специалистами компании Digital Design.

Внедрение программного модуля «Мобильное рабочее место руководителя» (МРМР) предоставило топ-менеджменту Росаккредитации возможность вести удаленную работу с документами и заданиями с помощью планшетов iPad под управлением iOS. Модуль «Автоматизированное рабочее место контролера» расширил функциональность СЭД в части контроля исполнения поручений и упростил процедуры контроля над исполнением поручений. Внедрение модуля «Электронная подпись в МЭДО» обеспечило возможность приема и отправки электронных документов в федеральные органы исполнительной власти по каналам МЭДО с электронной подписью руководителей, придающей юридическую значимость электронным документам.

В 2015 году был реализован проект развития СЭД на базе СДУ «Приоритет» в Федеральной службе по аккредитации (Росаккредитации) в части контроля исполнительской дисциплины, подготовки и отправки документов с электронной подписью по каналам МЭДО в федеральные органы исполнительной власти и обеспечения мобильной работы высшего руководства. Проведенные работы позволили добиться значительного сокращения издержек в организации документооборота заказчика: минимизированы сроки подготовки, согласования, подписания, регистрации и отправки документов; исключена необходимость подписания бумажных экземпляров электронных документов, подписанных квалифицированной электронной подписью, при межведомственном обмене документами с органами государственной власти по каналам МЭДО.

2014

10 апреля 2014 года компания Digital Design сообщила: Федеральная служба по аккредитации обновила систему электронного документооборота, переведя ее на новую версию программной платформы Docsvision 4.5 и значительно расширив функционал системы. На 10 апреля 2014 года переход осуществлен на 80 рабочих местах в центральном аппарате ведомства и на 15 в филиалах.

Проект обновления версии СЭД для Федеральной службы по аккредитации выполнила компания Digital Design. В рамках проекта специалисты подрядчика провели дополнительное обследование действующих бизнес-процессов административного делопроизводства, оптимизировали и автоматизировали их. Все накопленные данные из ранее используемой в ФСА системы электронного документооборота перенесли в новую СЭД.

По состоянию на 10 апреля 2014 года система обеспечивает комплексную автоматизацию документооборота, в частности процессов создания, согласования, регистрации и рассылки документов, а также контроля исполнения связанных с ними поручений.

Елизавета Чудинова, начальник отдела делопроизводства Федерального агентства по аккредитации: Хочу отметить, что работы по настройке системы, в части процессов административного делопроизводства, были выполнены качественно и оперативно. Создан удобный инструмент, позволяющий нам сократить сроки подготовки и исполнения документов за счет оперативного доведения документов до исполнителей. Кроме того, мы получили возможность электронного согласования, что существенно ускоряет процесс выполнения задачи и позволяет предоставлять сотрудникам доступ к информации о ходе исполнения документов. Уже сейчас можно говорить о том, что затраты времени снизились на 30 процентов.

Сергей Гребень, руководитель проектов компании Digital Design: Особенностью проекта стало то, что на всем его протяжении сотрудники продолжали активно использовать систему. Нами были созданы все условия, чтобы полноценное функционирование СЭД не останавливалось. Специалисты Digital Design провели обучение сотрудников Центрального аппарата и территориальных управлений, продемонстрировав существующие сценарии работы с новым функционалом, благодаря чему весь спектр возможностей системы находит применение.

2013

Digital Design завершила в 2013 году проект по внедрению системы электронного документооборота на платформе DocsVision 4.1 в Федеральной службе по аккредитации (Росаккредитации). Решение было реализовано на базе приложения «Административное делопроизводство». Работы были выполнены в сжатые сроки и длились две недели.

Одновременно в СЭД может работать до 50 человек. В рамках проекта была автоматизирована организационная деятельность, связанная с регистрацией, обработкой, подготовкой, хранением и учётом документов, выполнением заданий, контролем исполнительской дисциплины, удалённого доступа к данным. Сотрудник Федеральной службы по аккредитации: «Внедрение позволило организовать весь документооборот учреждения, а также контроль исполнительной дисциплины. Стоит отметить, что команда Digital Design, несмотря на короткие сроки, качественно выполнила все необходимые работы».

Сергей Гайдамаков, директор департамента автоматизации государственных структур, Digital Design, рассказывает: «На момент основания организации регистрация всех документов производилась в таблицах Excel, что требовало от сотрудников учреждения больших временных затрат. Также было крайне затруднительно должным образом осуществлять контроль исполнительской дисциплины. Благодаря внедрению СЭД в учреждении обеспечена прозрачность процессов документооборота, а у сотрудников появилась возможность оперативно регистрировать и обрабатывать данные. Можно с уверенностью сказать, что в свете этих изменений в Росаккредитации существенно повысится уровень эффективности бизнес-процессов в целом».