«ФосАгро» завершила внедрение мобильного решения «Информационная система коллегиальных органов»

2017

30 янаря 2017 года ИТ-компания «Диджитал Дизайн» сообщила о завершении внедрения мобильного решения «Информационная система коллегиальных органов» («ИСКО») собственной разработки в крупной российской агрохимической компании «ФосАгро».

Задачи проекта

До реализации проекта коллегиальные органы управления компании взаимодействовали через видеоконференцсвязь, ознакомление с материалами по вопросам повестки дня осуществлялось посредством электронных рассылок, использования сетевой папки и в печатном виде. Процессы, которые выполняли секретари, члены совета директоров ПАО «ФосАгро» и комитетов при нем, члены правления АО «ФосАгро-Череповец», нуждались в автоматизации. Заказчику нужна была современная и удобная в использовании система информационной поддержки деятельности участников этих процессов, их доступа к документам, возможности участия в заседаниях с использованием удаленного доступа.

Ход проекта

Для решения этих задач «ФосАгро» выбрала российскую компанию «Диджитал Дизайн», которая предложила собственное решение «Информационная система коллегиальных органов», соответствующее всем требованиям функциональности, безопасности, оперативности и мобильности.

Специалисты «Диджитал Дизайн» провели обследования бизнес-процессов и информационных систем «ФосАгро», проанализировали потребности и пожелания заказчика. Полученные результаты стали основанием для доработки и внедрения системы. Подключаться к ней можно через мобильное приложение на планшетных устройствах с возможностью онлайн- и офлайн-работы или посредством веб-клиента, доступного из браузера.

Итог проекта

В результате создано удобное единое пространство для работы коллегиальных органов управления заказчика.

Решение позволяет работать с графиками заседаний в электронном календаре, получать уведомления о новых событиях, принимать участие в голосованиях, просматривать состав коллегиальных органов и необходимую информацию о заседаниях, включая материалы в различных форматах.

Специалисты «Диджитал Дизайн» реализовали возможность одновременного использования разработанной системы с внутренней информационной системой видеоконференцсвязи на базе Cisco TelePresence АО «ФосАгро-Череповец». Это позволяет использовать данный вид связи в работающем приложении «ИСКО» и реализовывать все необходимые процессы в едином пространстве.

«Информационная система коллегиальных органов» предусматривает одновременную работу более 100 пользователей. Их доступ к функциональности распределен в соответствии с ролями. Также для удобства работы в системе реализованы различные справочники: «Коллегиальные органы», «Группа предприятий «ФосАгро» и «Сотрудники». Доступ к ним предоставляется в зависимости от роли пользователя и его принадлежности к определенному коллегиальному органу.

«В настоящее время завершается опытно-промышленная эксплуатация. Хотела бы отметить слаженную работу проектной команды и представителей разработчика – «Диджитал Дизайн» в период внедрения. Уверена, что в ходе эксплуатации все участники оценят достоинства новой системы: сокращение трудозатрат, доступность информации, возможность использования удаленного доступа для участия в заседаниях в форме совместного присутствия и заочного голосования. Бесспорным достоинством является возможность экономии бесценного и невозобновляемого ресурса – времени. В результате проекта мы получили удобное распределенное пространство для работы членов коллегиальных органов управления с возможностью подключения из разных точек мира». Жанна Бесенкова, начальник секретариата управления документационного обеспечения АО «ФосАгро-Череповец»

«Разработанная нашей компанией система – уникальное программное обеспечение. Она позволяет автоматизировать полный цикл проведения заседаний советов директоров, правлений, управляющих комитетов и других коллегиальных органов: от формирования повестки до составления протоколов заседаний. Это оптимальное предложение для решения стоящих перед «ФосАгро» задач, максимально эффективное для работы членов коллегиальных органов заказчика». Владимир Стекольщиков, руководитель проекта со стороны «Диджитал Дизайн»

2016

В мае 2016 года компания «Диджитал Дизайн» подписала договор с крупным заказчиком – российским горно-химическим холдингом «ФосАгро», ведущим в Европе и в мире производителем фосфорсодержащих удобрений, фосфорной и серной кислот. Для него будет реализован масштабный проект по разработке и внедрению информационной системы коллегиальных органов. Цель работ – создание удобного единого пространства для работы акционеров и коллегиальных органов управления, в том числе из разных точек мира. Ввод системы в эксплуатацию запланирован на сентябрь 2016 года.

Взаимодействие акционеров и коллегиальных органов управления компании-заказчика осуществляется с помощью видеоконференцсвязи, по итогам заседаний составляются протоколы и производится их рассылка. Этот процесс нуждается в автоматизации, которая обеспечит более оперативное предоставление документов руководителям и акционерам, сокращение трудозатрат при организации заочного заседания и распространении принятых решений, а также усиление контроля исполнения решений коллегиальных органов.

Для выполнения этих задач было принято решение о создании удобного распределенного пространства для работы членов коллегиальных органов управления и акционеров с возможностью их подключения из разных точек мира.

Решение, создаваемое компанией «Диджитал Дизайн», обеспечит максимально быстрое предоставление документации членам коллегиальных органов, сократит трудозатраты на публикацию документов и сделает работу с ними более удобной. Внедрение информационной системы коллегиальных органов позволит проводить заседания в форме заочного голосования с возможностью подключения пользователей в удаленном режиме и усилить контроль над исполнением принятых решений.

Это первый проект разработки и внедрения продукта ЗАО «Диджитал Дизайн» для компании «ФосАгро», открывающий перед ними большие перспективы сотрудничества. Реализуемый проект, безусловно, станет масштабным, долговременным и плодотворным для обеих компаний.