На «Хакасвзрывпроме» подвели итоги полугодового использования СЭД «Дело»

2019

Итоги полугодового использования СЭД «Дело»

С начала 2019 года АО «Хакасвзрывпром», предприятие, специализирующееся на буровзрывных работах, использует для автоматизации документооборота систему «ДЕЛО». Внедрение программного продукта проводила компания «КC-Консалтинг», партнер ЭОС на территории Сибири. Опыт эксплуатации решения в течение полугода подтвердил правильность выбора СЭД: уже есть ощутимые результаты и выгоды от ее внедрения. Об этом 8 августа 2019 года сообщила компания ЭОС.

Основу документопотока АО «Хакасвзрывпром» составляют ОРД, деловая переписка, договоры, акты, счета. Система «ДЕЛО» используется на предприятии для поддержки централизованного документооборота.

«ДЕЛО» стало первым опытом внедрения профессиональных решений для управления документами в этой организации. Система позволила отойти от журнальной формы регистрации, при которой исходящие, входящие, внутренние документы фиксировались на бумаге. Теперь эти процессы реализованы в СЭД.

Задействован стандартный функционал (регистрация, поиск в базе данных, контроль прохождения и т.п.), автоматизирована работа с почтовыми отправлениями. Первоначально заказчика интересовали только учетно-регистрационные функции и работа с конвертами, но в ходе внедрения решили также приобрести дополнительную опцию «Сканирование» (используется для оцифровки бумажных экземпляров).

На август 2019 года СЭД охватывает все основные группы документов. К регистрационным карточкам прикрепляются электронные образы (как отсканированные, так и полученные по электронной почте). Упорядочен договорной документооборот: с помощью системы отслеживается поступление в организацию оригиналов договоров, счет–фактур и т.д. Из СЭД «ДЕЛО» распечатываются конверты и почтовые реестры.

За те несколько месяцев, что система «ДЕЛО» используется на предприятии, она показала себя как надежный и качественный продукт. Эффект от работы с профессиональным решением оцениваеются положительно, в частности, в результате внедрения программы сократились временные затраты на осуществление поиска документов. Также подчеркивается удобство регистрации в СЭД корреспонденции, поступившей по e-mail.

Завершение начального этапа внедрения СЭД «Дело»

20 февраля 2019 года компания «КC – Консалтинг» сообщила, что в декабре 2018 года завершила начальный этап внедрения СЭД «ДЕЛО» в АО «Хакасвзрывпром». Заказчик использует стандартный функционал системы для управления документами, возможности СЭД по работе с почтовыми отправлениями, а также опцию для оцифровки бумажных экземпляров.

По информации компании, структуру документопотоков АО «Хакасвзрывпром» можно назвать классической для предприятий данного типа: основной массив составляют организационно-распорядительные документы, деловая переписка и договорной документооборот. Работа с документами ведется централизованно – все учетно-регистрационные операции сконцентрированы у делопроизводителя.

До внедрения СЭД в АО «Хакасвзрывпром» существовала только журнальная форма регистрации. Все исходящие, входящие, внутренние документы фиксировались в бумажных журналах. На корреспонденцию, требующую резолюции, руководитель вручную выносил поручения, после чего оригиналы передавались исполнителям с отметкой в журнале. Для формирования почтовых реестров и распечатки конвертов в организации использовали отдельную специальную утилиту.

Внедрение СЭД «ДЕЛО» стало для предприятия первым опытом использования профессиональных решений для управления документами.

На старте проекта заказчика интересовали только учетно-регистрационные возможности СЭД и автоматизация работы с конвертами, но в ходе внедрения было принято решение расширить функциональность с помощью дополнительной опции «Сканирование» для оцифровки бумажных экземпляров.

В рамках проекта специалисты компании «КС-Консалтинг» провели обследование документооборота, установку программного обеспечения и настройку СЭД (создание БД, справочников, регистрация пользователей и т.д.). На завершающем этапе в удаленном режиме (средствами программы Team Viewer) прошло обучение работе в СЭД «ДЕЛО».

В целом в рамках проекта были решены следующие задачи:

• Автоматизация регистрации основных групп документов с прикреплением к форме учета (регистрационной карточке) электронного образа документа.
• Упорядочение договорного документооборота: отслеживание поступление в организацию оригиналов договоров, счет–фактур и т.д.
• Автоматизация работы с почтовыми отправлениями (распечатка конвертов из СЭД «ДЕЛО» и др.).
• Минимизация времени на поиск документов.

С начала 2019 года в АО «Хакасвзрывпром» СЭД «ДЕЛО» работает в штатном режиме. Постепенно наполняется база электронных документов (регистрируемые экземпляры сканируются), активно используется поисковый модуль, идет освоение и другой функциональности системы.

В дальнейшем заказчик рассматривает возможность решения с помощью СЭД «ДЕЛО» дополнительных задач и увеличения числа автоматизируемых документных процессов.