Bosco (Первая Форма BPM)

В октябре 2012 года в группе компаний Bosco завершился проект по внедрению системы «Первая Форма».

Задачи проекта

В связи с расширением бизнеса к 2008 году в Управляющей компании Bosco встал вопрос об автоматизации бизнес-процессов, внедрении информационной системы для управления организацией.

Были сформулированы следующие цели проекта:

• Повышение прозрачности работы всех структурных подразделений;
• Возможность оперативного контроля любых процессов в компании, контроль исполнения поручений;
• Увеличение скорости осуществления бизнес-процессов, таких как

прохождение заявок, заказов, согласований и договоров;

• Создание информационной системы, предоставляющей основу для принятия

управленческих решений.

Ход проекта

Внедрение проводилось в два этапа. На первом этапе проекта решение «Первая Форма» было применено для автоматизации управления ИТ. На втором этапе «Первая Форма» была внедрена в работу группы компаний Bosco. Настройка системы осуществлялась силами компании. Адаптация сотрудников к работе в системе проходила в течение месяца.

Итоги внедрения

По итогам проекта в Bosco di Ciliegi в системе «Первая Форма» работают более 700 человек. За время работы системы было поставлено более 40 000 задач, хранятся 10 000 документов, размер базы превысил 50 ГБ.

По результатам работы системы в течение четырех месяцев были успешно решены задачи автоматизации бизнес-процессов управления ИТ (более 40 бизнес-процессов различной сложности).

Повысилась прозрачность работы сотрудников управления, что в свою очередь привело к повышению ответственности сотрудников за выполняемые работы, а также в общении с пользователями. Время осуществления рутинных операций снизилось на 60%. Контроль загрузки сотрудников позволил оптимизировать работу управления, на 30% повысилась производительность труда. Значительно сократилось количество конфликтных ситуаций.

С помощью «Первой Формы» решаются такие задачи, как:

• Подготовка и согласование договоров;
• Прием, адаптация сотрудников, контроль их загрузки;
• Оперативное управление подразделениями;
• Открытие новых магазинов;
• Оценка работы подразделений;
• Контроль различных видов заявок и поручений.

Благодаря «Первой Форме» мы получили эффективный инструмент оптимизации работы и взаимодействия различных подразделений группы компаний. Повысили качество работы собственно управления ИТ, поскольку заказчик имеет возможность не только принять или не принять работу, но и оценить качество её выполнения. Данная оценка, в свою очередь, служит предметом анализа проблем и базой для принятия управленческих решений, — подвел итоги проекта Алексей Фролов, заместитель директора Управления ИТ компании Bosco di Ciliegi.