BP Россия перешла на облачный документооборот на базе DirectumRX

В марте 2018 года стало известно о том, что российское представительство одной нефтегазовой компании British Petroleum перешло на облачный электронный документооборот. Все договоры и ключевые документы по закупкам теперь согласуются в системе DirectumRX.

Задачи

Основной целью внедрения СЭД стало повышение эффективности и прозрачности работы с документами. Компании требовалось организовать удобное хранение документов с соблюдением иерархии, связей между ними и быстрого поиска. Кроме того, нужны были инструменты для контроля затрат в разрезе подразделений и контроля лимитов при согласовании договорных документов в рамках утвержденных расходов по закупке.

Выбор системы

Важными критериями при выборе системы стали поддержка английского языка и возможность работать с ней удаленно. В пользу DirectumRX сыграли в том числе удобный интерфейс и доступная стоимость аренды сервисов — облачная СЭД не требовала высоких стартовых затрат, отметили в компании Directum.

Ход проекта

Все задачи, которые руководство компании поставило перед командой проекта, были решены:

• организация архива электронных документов;
• миграция исторических данных;
• автоматизация процессов согласования договоров и счетов;
• отображение факта утверждения нового поставщика;
• интеграции с сайтом ЦБ РФ для загрузки актуального курса валют.

Основные требования удалось закрыть за счет базовых модулей DirectumRX: делопроизводство и договоры. Для решения специфических задач было сделано несколько доработок.

Сначала BP Россия планировала автоматизировать только работу с договорами и входящими счетами. Но предпроектное исследование показало, что нужно добавить еще один процесс, как предшествующий первым двум — согласование заявок на закупку. Для этого функиональность DirectumRX была расширена: внесен модуль согласования заявки на закупку. Для этого были созданы новый тип документа «Заявка на закупку» (Sourcing Request) и новый тип задачи. В рамках задачи согласуется закупка, определяется и одобряется поставщик по заявке.

Отдел закупок в режиме онлайн получает всю актуальную информацию по сформированным заявкам и статусе их исполнения.

В DirectumRX реализована возможность работы с лимитами по закупкам — появилась вкладка «Контроль затрат» (Spend control). Пользователи могут оперативно отслеживать, какая сумма была согласована в заявке на закупку, на какую сумму уже заключены договоры и доп. соглашения, на какую оплачены счета.

Компания работает с четырьмя валютами: RUB, USD, EUR, GBP, поэтому в DirectumRX была реализована загрузка курсов валют с сайта ЦБ РФ.

Для анализа данных требовался общий знаменатель — им был выбран доллар США. Таким образом, суммы по заявкам, контрактным документам и входящим счетам получили общий эквивалент в виде американской валюты.

Руководители компании работают в Outlook. Для этого была организована работа с СЭД через почту — согласующий получает входящее письмо в Outlook из системы DirectumRX с просьбой рассмотреть документ, ответом он фиксирует свое решение, добавляет комментарии и отправляет сообщение обратно в DirectumRX. Так, согласующие могут участвовать в процессе не заходя в систему и не меняя привычный для себя интерфейс. При таком согласовании лицензии DirectumRX не требуются, соответственно, компания экономит на лицензиях.

Кроме того, в рамках проекта была проведена миграция исторических договорных документов и входящих счетов на оплату, реализована интеграция с учетной системой Sun Systems через обмен файлами в формате XML.

Итоги проекта

По итогам проекта к системе DirectumRX подключено 75 пользователей. Благодаря облачной архитектуре компании удалось снизить затраты на покупку отдельного сервера и начать работу в системе, в том числе с удаленным офисом. Руководитель отдела закупок полностью контролирует и имеет возможность отслеживать весь процесс.

В планах компании — автоматизация финансового архива и кадровых процессов.