Grow Food автоматизировал кадровый документооборот

2021: Автоматизация кадрового делопроизводства

Сервис доставки здорового питания Grow Food автоматизировал кадровое делопроизводство с помощью платформы HRlink. Об этом компания HRlink (Инновации в управлении кадрами) сообщила 26 декабря 2021 года. Теперь сотрудники компании по всей России могут подписывать кадровые документы в несколько кликов со смартфона.

В марте 2020 года 80% сотрудников Grow Food перешло на удаленный и гибридный режим работы, за исключением производства и распределительного центра. Одновременно быстро расширялась география бизнеса. Это существенно увеличило нагрузку на отдел кадров компании, которому приходилось оформлять и отправлять бумажные документы в различные регионы страны.

На курьерскую доставку основных документов кадрового учета компания тратила около 7 500 рублей в год на сотрудника. Если добавить к этому обязательное оформление внеплановых командировок и отпусков за свой счет, расходы были еще выше. Потребность в ускорении делопроизводства оказалась последним аргументом в пользу поиска решения для отказа от бумажного документооборота.

На первом этапе проекта в Grow Food подключили к сервису HRlink 250 из более чем тысячи сотрудников. В цифре начали оформлять заявления на отпуска и все документы, связанные с приемом на работу и увольнением, за исключением инструктажа по охране труда и приказа об увольнении. На декабрь 2021 года сотрудники Grow Food могут подписывать более 10 видов документов онлайн с помощью электронной цифровой подписи (ЭЦП) или учетной записи Госуслуг ЕСИА.

У нас молодая команда — большинству сотрудников Grow Food нет и 30 лет. Это сильно упрощает процесс перехода в цифру: работники хорошо разбираются в технологиях и заинтересованы в том, чтобы минимизировать рутинные задачи. Более того, многие из них воспринимают получение и подписание документов как элемент геймификации. Поэтому переход на HRlink прошел максимально быстро, всего за 2,5 недели, — сказала Финадеева Светлана, руководитель отдела кадров Grow Food.

Благодаря автоматизации кадрового делопроизводства компании удалось существенно ускорить процессы в кадровом учете. К примеру, прием удаленного работника теперь занимает не более 40 минут, от момента подключения к сервису и создания личного кабинета до подписания всех необходимых документов. Это позволяет Grow Food нанимать больше сотрудников в регионах, где много талантливых специалистов и управленцев.

В перспективе в компании планируют перевести в HRlink всех сотрудников офиса Grow Food, а также курьеров.

Постепенно на рынок труда выходит новое поколение сотрудников, для которых бумага — пережиток прошлого. Им важно, чтобы административные задачи решались быстро и с минимальным участием с их стороны. Компании это понимают и все чаще отдают приоритет безбумажному делопроизводству. Тем более, опасения бизнеса перед кадровым электронным документооборотом снижаются. Системы КЭДО проходят валидацию на предмет информационной безопасности у ведущих игроков рынка, появляется судебная практика и подтвержденные успешные кейсы, — отметил Дмитрий Махлин, директор по развитию платформы HRlink.