IEK (ИЭК) Группа компаний (Advanta (Адванта) - система управления проектами)

2022: Как на базе российского ИТ-решения для управления проектами создать экосистему управления продуктом от идеи до результата

В апреле 2020 года к компании Advanta обратились специалисты Проектного офиса IEK Group cзапросом на изменение модели управления проектами.

Основные процессы проектного управления IEK GROUP зафиксированы в нормативно-методической документации: разработано Положение о проектном управлении и проектной премии, регламенты процедур и инструкции.

Ранее поддержка процессов производилась в системе управления проектами на базе связки MS Project + SharePoint. В ней участники проектов вели календарно-сетевое планирование, распределяли ресурсы, хранили архивы документов. Коммуникации осуществлялись в Outlook, отчеты формировались путем выгрузки данных из ИСУП в MDS и их экспорта в Excel.

Почему решили изменить систему и модель управления проектами :

• Агрессивная внешняя среда, требующая высокой скорости управления изменениями и адаптивности подходов к реализации тех или иных задач.
• Рост требовательности Клиентов к предлагаемому продукту.
• Изменения предлагаемого продукта – ранее это был простой физический продукт, сейчас – это сложные комплексные решения.
• С ростом компании и числа реализуемых проектов существующее ИТ-решение перестало справляться с поставленными задачами.

Руководству компании был необходим верхнеуровневый контроль за реализацией портфеля проектов и инструмент для повышения проектной производительности – охвата теми же ресурсами большего количества проектов. Рассмотрев несколько вариантов ИТ-систем, заказчик предпочел российскую платформу для управления проектами ADVANTA.

Какие цели поставил заказчик перед внедрением системы:

• Получение инструмента для поддержки производственной стратегии компании
• Организация процессов разработки продуктов для внутреннего и внешнего клиента
• Создание универсального механизма для вывода продуктов на рынок от идеи до результата
• Технологическая поддержка подразделений в части введения продуктового подхода в ежедневную деятельность компании

Что было сделано в процессе реализации проекта внедрения ADVANTA:

• Проведен аудит существующих в компании процессов проектного управления, выявлены узкие места, определены задачи, которые закроет система и результат компании на выходе.
• Настроено комплексное ИТ-решение, включающее в себя крупные контуры: основные компоненты проектного управления, модуль управления финансами и ресурсами.
• В систему заведены все проекты и пользователи (более 400).

Каких результатов удалось достичь:

• На базе платформы ADVANTA единая система управления разработкой и выводом на рынок новых продуктов. Регламентирована стадия генерации идей, налажен сквозной процесс создания продукта – от идеи до результата.
• ИТ-решение обеспечивает поддержку двух подходов – проектного и продуктового.
• Автоматизирован сбор отчетности. Время на подготовку отчетов сократилось на порядок – с нескольких дней до нескольких минут.
• Настроены дашборды (панели управления) для топ-менеджмента. Руководству компании доступны в любой момент времени данные по статусу и состоянию отдельных проектов и по портфелю в целом.
• В системе хранятся все нормативно-методологические документы по управлению проектами. Сформирована и постоянно пополняется собственная база знаний по проектному управлению.

По отзыву заказчика, с внедрением системы только на этапе инициации проекта удалось сэкономить 79% временных затрат руководителя проекта.