URSA (УРСА Евразия) (Тензор: СБИС электронный документооборот (ЭДО))

2016: Отправка в СБИС 44,5 тыс. электронных документов

За 2 года в СБИС отправлено 44 500 электронных документов для 212 дистрибьюторов. 80% всех отправленных документов утверждено.

2014: Переход на ЭДО

Повышение эффективности сотрудников

Одним из главных мотивационных моментов была оптимизация работы отдела обслуживания клиентов, который отвечает за первичную бухгалтерскую документацию. В компании URSA хотели, чтобы отправка документов была быстрой и не отвлекала специалистов отдела от основных задач.

Поскольку контрагенты находятся по всей стране, вопрос отправки и особенно возврата документов стоял очень остро. Возврат подписанных документов – это один из показателей KPI отдела обслуживания.

Сокращение длительности и стоимости отправки

Специалисты «Тензора» рассчитали временные затраты на подготовку и отправку одного пакета документов (2 счет-фактуры и 2 ТОРГ-12) в бумажном виде. Получилось, что на это сотрудник тратит в среднем 86 секунд. По подсчетам электронный документооборот сокращает это время до 5 секунд и до нажатия всего одной кнопки.

Хотели сократить финансовые затраты на бумагу и экспресс-почту. ЭДО экономичнее, даже если рассматривать сотрудничество с самым дорогим оператором. И всё это без учета оплаты рабочего времени сотрудников, которое тратится на документооборот. А это весомая статья расходов.

Таким образом, переход на ЭДО позволяет сэкономить время сотрудников, затраты на бумагу, почтовую отправку и хранение документов.

Интеграция с SAP

Компания решила использовать готовый пакет интеграции SAP со СБИС, который предложил «Тензор». Решение «Тензора» легко ставится поверх SAP. На все настройки и визуализации документов ушло всего 3 месяца – в июне URSA заключила договор о работе в СБИС, а в сентябре уже отправляла документы.

Для выгрузки документов из SAP в СБИС есть удобный интерфейс. Нужно задать лишь несколько полей, нажать на кнопку выгрузки, и документы выгружаются в интерфейс в SAP пакетом.

Как URSA работает с ЭДО

Компания работает в СБИС и хранит ЭП в облаке. Это оказалось проще, так как облако не требует установки программы на компьютер каждому сотруднику, отправляющему документы. Для работы достаточно зайти под логином и паролем в личный кабинет на сайте СБИС. URSA перевела акт о предоставлении бонусов дистрибьюторам в электронный вид. Весь обмен документами с ними происходит в личном кабинете СБИС.

Следом за стандартными ТОРГ-12 и счетом-фактурой перевели в электронный вид акт о предоставлении бонусов дистрибьюторам. Этот документ формируется в SAP и имеет нестандартную форму, где указывается, кому и какая сумма будет начислена.

Результаты перехода

30% клиентов перешли на электронный документооборот сразу же, в 2014 году. Тогда же компания добавила в договоры поставки с новыми дистрибьюторами пункт о возможности обмениваться документами электронно. Чтобы не перезаключать договоры с теми, кто уже работал с URSA в ЭДО, заключили дополнительные соглашения. Документы утверждает 83% дистрибьюторов. Но цель — 100%. Для этого ведутся переговоры с руководителями компаний, так как именно они заинтересованы в быстром и дешевом обмене документами.