Voxys перешла на безбумажный кадровый документооборот на платформе HRlink

2022: Переход на безбумажный кадровый документооборот на платформе HRlink

29 июня 2022 года компания HRlink сообщила о том, что центр коммуникаций VOXYS перешел на безбумажный кадровый документооборот на платформе HRlink при участии компании-интегратора Areon. В результате реализации проекта более 7 000 сотрудников компании в 34 регионах России могут дистанционно оформлять кадровые документы.

Как сообщалось, в связи со стремительным развитием бизнеса HR-служба VOXYS столкнулась с необходимостью оптимизировать процесс найма сотрудников. Задача осложнялась тем, что HR-специалисты VOXYS должны были оформлять большее число документов, чем при стандартной процедуре приема: в контакт-центрах с сотрудником сначала заключается ученический договор, а только после прохождения тестового периода — трудовой. Более того, с большинством сотрудников в ходе активной стадии пандемии приходилось взаимодействовать дистанционно с помощью курьеров. В результате росла нагрузка на HR-отдел и расходы на бумажный документооборот.

В VOXYS приняли решение отказаться от бумаги в HR и принять участие в эксперименте Минтруда по переходу на электронный кадровый документооборот (КЭДО). Для реализации проекта была выбрана платформа HRlink, которая позволяет подписывать документы онлайн с компьютера или смартфона с помощью электронной цифровой подписи (ЭЦП) или учетной записи Госуслуг ЕСИА.

Для корректной работы большинства КЭДО-сервисов необходимо для каждого сотрудника оформлять электронную цифровую подпись на флэш-носителе. Это ресурсозатратно. Поэтому мы выбрали облачный сервис HRlink, который позволяет нашим сотрудникам подписывать документы онлайн со смартфона или любого другого устройства через личный кабинет. прокомментировала Анна Овчинникова, HR-директор VOXYS

Техническое сопровождение внедрения сервиса HRlink в подразделениях VOXYS обеспечила компания-интегратор Areon.

Гибкая архитектура SaaS-решения HRlink предоставляет широкие возможности бесшовной интеграции с корпоративными ERP-системами. рассказал Вячеслав Сбродов, генеральный директор Areon

На июнь 2022 года в HRlink зарегистрировано уже более 7 000 сотрудников всех 36 контакт-центров. Площадки, открывшиеся в Оренбурге, Набережных Челнах и Калининграде, сразу начали работать с системой электронного документооборота.

По итогам проекта VOXYS начал экономить две тысячи рублей ежегодно на подготовку документов для каждого сотрудника. Кроме того, сократилось потребление бумаги, что крайне важно для развития ESG-стратегии VOXYS. Платформа HRlink также позволила оптимизировать процесс оформления документов внутри организации, поднять исполнительскую дисциплину. Теперь стало проще соблюдать регламентные сроки приема и увольнения сотрудников во всех регионах присутствия без существенной нагрузки на HR-отдел.

HR-команда VOXYS активно участвует в развитии платформы HRlink, проработке и тестировании функций системы. В перспективе в VOXYS планируют подключать обновленные модули сервиса, в частности, связанные с дистанционным наймом сотрудников.