Евгений Коноплев, «Полисан»
Об особенностях обновления кастомизированной СЭД

Евгений Коноплев: Наша компания использует платформу Docsvision с 2007 года. За 11 лет с различными партнерами и самостоятельно мы автоматизировали основные внутренние процессы, связанные с документационным обеспечением бизнеса: согласование договоров, канцелярию (входящие, исходящие, ОРД), документы менеджмента качества, охраны труда, заявки в отдел снабжения, командировки, заявки в службу ИТ, логистические и финансовые заявки, планы продаж и производства. Также была организована частичная интеграция с ERP.

Евгений Коноплев: В связи с повышением нагрузки на систему в определенный момент понадобилось повысить её производительность, скорость работы для сотрудников. Кроме того, версия Docsvision 4.5 не позволяла нам развернуть нужную функциональность, адаптировать систему под меняющиеся процедуры и бизнес-процессы с нужной нам скоростью. Мы предполагали, что обновленная платформа даст новые возможности: оптимальное хранение данных, большую адаптивность и гибкость в настройке под наши специфические потребности. Сначала искали способ решения самостоятельно, затем обратились к первому интегратору, но не получили результата, на который рассчитывали. На помощь пришла компания RKIT Group (Санкт-Петербург).

Евгений Коноплев: Во время нашей первой встречи коллеги показали примеры своих работ. Мы обратили внимание на широкий спектр их собственных разработок, в частности, контролы RKIT, а когда получили первые рекомендации - стало понятно, что интегратор не просто поддерживает нас по принципу «Возникла проблема — нажмите кнопку». Благодаря наработкам и опыту, специалисты RKIT всегда смотрят на проблему в целом, указывают слабые звенья, которые могут повлиять на результат, и дают внятные рекомендации, благодаря которым мы кардинально улучшаем ситуацию, например, увеличиваем быстродействие системы.

Евгений Коноплев: В январе 2017 мы заключили договор, в феврале разработали план перехода с версии 4.5 (1966), подготовили полигон. На первых тестах выявили некоторые ошибки в старой версии, исправили их, а затем в режиме эмуляции переводили свое решение на новую версию Docsvision 5.4. Начали с масштабного процесса управления договорами и дополнительными соглашениями, включая согласование и интеграцию с ERP. Параллельно специалисты RKIT провели аудит, указали узкие места, от которых необходимо было избавиться: оптимизировали бизнес-процессы, настроили индексы (sql-быстродействие), оптимизировали дескрипторы безопасности.

Евгений Коноплев: Благодаря проведенному аудиту системы и принятым во внимание рекомендациям уже после начала работы в режиме совместимости стало гораздо проще работать. Но все же переход с такой достаточно старой версии на одну из самых новых был для нас нелегким. Первое, с чем мы столкнулись, - это проблема конвертации старых карточек документов в новые. Всю информацию, которая накопилась в системе за годы использования, необходимо было корректно перенести в новую версию, чтобы сотрудники могли и дальше использовать Базу знаний. Но не все поля в карточках были единообразно заполнены, и нам предстояло эти моменты выявить, чтобы корректно конвертировать данные в новую карточку. Частично задачу удалось решить специально разработанными запросами, частично - методом проб и ошибок, когда был запущен процесс конвертации. Мы вместе с RKIT отслеживали проблему, оценивали ее масштаб и решали в коде.

Евгений Коноплев: Когда мы перестраивали свое решение «Управление договорами» на версию Docsvision 5.4, столкнулись с тем, что ранее разработанный нами процесс согласования договоров в новой версии не работает, а стандартный модуль согласования Docsvision не подходит под наши сценарии. Согласование в нашей компании — многоэтапная процедура, часто маршруты заранее не предопределены, а формируются, что называется, на ходу. Поэтому было принято решение разработать процесс согласования самостоятельно с экспертной поддержкой коллег из RKIT. В результате мы провели реинжиниринг процесса, полностью переписали его с использованием современных возможностей платформы. Если раньше согласование состояло из 4-х подпроцессов, то сейчас это один бизнес-процесс, благодаря чему утверждение документов проходит быстрее, на 80% сократилось количество ошибок. Нам стало проще сопровождать процесс, т.к. в него уже заложены алгоритмы разрешения критичных ситуаций и вмешательство администратора не требуется.

Чтобы перестроить свое решение с версии 4.5 на 5.4, мы использовали контролы, разработанные RKIT Group (Файловый контрол и Предпросмотр). Эти инструменты отличаются набором функций, наиболее востребованных у корпоративных заказчиков: удобное сравнение версий при многоэтапном согласовании; быстрый выбор, архивирование документов, разбиение архива на части для отправки писем по электронной почте; чат и обмен документами внутри каждой задачи. Благодаря контролам пользователям легче работать с документами. Сотрудники не теряются в версиях документов, отслеживают внесенные изменения на любом этапе согласования, моментально знакомятся с файлами в окне предпросмотра.

Работа с договорами, дополнительными соглашениями, со счетами, согласование, все уведомления уже переведены на новые механизмы. Постепенно так будет переработан каждый бизнес-процесс. Сейчас мы переводим на новую версию: заявки, распоряжения, приказы, систему менеджмента качества, делопроизводство. Параллельно с этим ведём новые проекты.

Евгений Коноплев: В разработке находится База знаний по научным статьям. Это абсолютно новый проект. В системе мы ведем архив статей, постепенно наполняем базу. Каждая статья имеет множество параметров: соавторство, в каких публикациях участвовала, на сколько языков переведена и так далее. Чтобы структурировать статьи сразу по многим направлениям, мы используем Коллекционный контрол RKIT. Сотрудники могут легко привязывать к статье несколько однотипных реквизитов (например, указать нескольких авторов статьи) и в дальнейшем находить любой материал, формировать подборки, используя механизм полнотекстового поиска.

Евгений Коноплев: Благодаря решениям и наработкам партнера, мы, конечно, по-другому оценили не только возможности нашей системы, но платформу Docsvision в целом. Платформа, возможности её гибкой модификации (low-code) и компетенции интегратора позволяют автоматизировать процессы, далекие от документационного обеспечения. Например, настроить динамические графические отчёты SQL Server Reporting Services, развернуть систему управления задачами и проектами. Такие решения позволяют руководителю оценивать ход работ по мере реализации и влиять на ситуацию точечно, раньше наступления контрольной даты. Пользователи выходят на иной уровень взаимодействия в электронной среде.

Евгений Коноплев: Наверное, главное - определить для себя, хотите вы действительно развивать систему или соблюсти некие формальные требования. Если вы нацелены на развитие системы управления, стремитесь качественно улучшить ее и сделать удобной для всех сотрудников, то нужно быть готовым к полноценному проекту, к переосмыслению возможностей СЭД. В такой момент важно не поддаться соблазну отказаться от старого ПО и внедрить новую современную систему. Да, сложно обновить кастомизированную СЭД, функциональность которой наращивалась годами, но создать новую легко и быстро не получится тем более. В нашем случае новые возможности не пришлось искать на стороне: Docsvision 5.4 их предоставила в избытке. Нужен был грамотный интегратор, который помог бы ими воспользоваться. И это второй важный момент: найти интегратора, от которого требуется не только знание технологии обновления, но и глубокое понимание архитектуры бизнес-процессов и желание вникать в ваши задачи. Такое взаимодействие ускоряет проект, сокращает расходы, а обмен опытом способствует развитию обеих сторон.

Здесь дело не в желании развивать систему, обновляя её от версии к версии, а в желании качественно улучшить систему управления, сделать её более эффективной и удобной для всех за счёт новых возможностей версии. Цель использования системы вообще – инструмент управления, удобный и полезный для всех участников, инструмент получения оперативных и достоверных данных о выполнении задач и процессов.