EVOLA Take-to-Run

Типовое решение EVOLA Take-to-Run - это готовое к использованию программное обеспечение, автоматизирующее процессы управления персоналом на базе SAP HCM. Методология внедрения EVOLA Take-to-Run обеспечивает быстрый запуск информационной системы и позволяет в короткие сроки получить информационную систему, удовлетворяющую основные потребности компании в области управления человеческим капиталом. Гибкий подход позволяет каждой компании выбирать именно те процессы, которые ей необходимы. Все процессы документированы и готовы к демонстрации и внедрению.

Функциональный объем решения EVOLA Take-to-Run на настоящий момент включает:

1. Управление организационно-штатным построением
2. Кадровый учет
3. Планирование и учет рабочего времени
4.Расчет заработной платы
5. Управление развитием и кадровым резервом
6. Управление по целям
6. Управление корпоративным обучением
7. Консолидированная отчетность
8. Ключевые показатели эффективности
9. Планирование и моделирование расходов на персонал

Внимательно изучив бизнес-процессы и потребности компаний в плане управления персоналом, основываясь на мировом и собственном опыте автоматизации процессов управления персоналом, компанией ЭВОЛА было создано решение EVOLA Take-to-Run на базе SAP ERP HCM, в котором мы постарались учесть все выявленные в ходе анализа требования клиентов к информационным системам. Целью разработки решения EVOLA Take-to-Run являлся главным образом охват всех типовых процессов в области управления персоналом, упрощение и ускорение процесса внедрения программного обеспечения SAP с соответствующим удешевлением и доступностью большему количеству компаний.

Компания собрала и систематизировали наиболее типичные для клиентов потребности, постарались максимально унифицировать, подробно описать и программно реализовать бизнес-процессы.

В целях обеспечения управления персоналом решение EVOLA Take-to-Run реализует:

• Достоверность актуальных и исторических данных
• Регламентированное пошаговое выполнение операций по процессам
• Своевременность полноценной отчетности и необходимого информационного анализа данных Единая информационно-методологическая основа решения
• Регламентированные процессы Методологическим основанием решения является описание четко выстроенных и регламентированных процессов по управлению персоналом, что позволяет всем участникам процесса точно знать последовательность выполнения операций исполнителями (кадровики, специалисты по учету времени, расчету, руководители, работники).

К необходимости регламентирования не только HR, но и всех бизнес-процессов в свое время приходит каждое современное предприятие, т.к. это значительно облегчает, ускоряет и совершенствует работу организации в целом, одновременно делая более прогнозируемым результат и сроки, равномерно распределяя нагрузку и обеспечивая полный контроль каждого процесса. Это неизбежная процедура при автоматизации работы бизнес подразделения или предприятия в целом, она требует определенного времени и квалификации консультантов и методологов, и, естественно, предприятия редко уделяют этому достаточное внимание без явной необходимости. В итоге, решая автоматизировать то или иное подразделение, компании сталкиваются с огромным пластом работы, который требует времени и денег. Одной из трактовок названия решения EVOLA Take-to-Run – «Возьми, чтобы начать работать» как раз является отсутствие данного этапа в процессе внедрения решения. Опираясь на собственный и мировой опыт автоматизации процессов управления персоналом с помощью решений SAP ERP HCM, консультанты компании ЭВОЛА проработали и уже описали процессы:

• кадрового учета (прием, перевод, увольнение, отпуск, пр.),
• управления организационно-штатным построением (изменения штатного расписания, пр.),
• планирования и учета рабочего времени,
• расчета заработной платы,
• управления эффективностью деятельности (управление по целям),
• управления вознаграждениями персонала,
• управления развитием и корпоративным обучением,
• подбора и расстановки персонала,
• постановки и оценки ключевых показателей эффективности (КПЭ) деятельности служб управления персоналом,

планирования численности и расходов на персонал, которые выполняются исполнителями – участниками процессов на базе информационного решения в определенной последовательности. Описав HR-процессы, мы свели к нулю стадию их анализа и проектирования, что позволяет не только значительно сократить время и стоимость автоматизации HR подразделения, но и достигнуть однозначного понимания HR процессов компании всеми участниками и сделать их более управляемыми.

Регламентированное пошаговое выполнение операций по процессам:

• Операции по процессам выполняются участниками процесса (специалисты, менеджеры, работники…) в заданной последовательности.
• Каждый участник может выполнять только те операции и только с теми данными, на которые он имеет полномочия.
• Операции сопровождаются формированием необходимых документов или выполняются непосредственно с документами (приказами, отчетами, справками, анкетами, ведомостями, пр.), которые затем при необходимости согласуются/утверждаются и сохраняются.

Благодаря статусам каждый участник процесса всегда знает о необходимости или возможности выполнения операций, что обеспечивает порядок, завершенность действий и достоверность данных по персоналу для анализа.

Достоверность актуальных и исторических данных поддерживается:

• детальной классификацией и структуризацией,
• единым местом хранения, отсутствием дублирования,
• регистрацией в месте возникновения,
• сопоставлением с тем отрезком времени, на который они актуальны.

Полноценная отчетность, необходимый информационный анализ данных позволяют:

• формировать отчет-документ для выбираемых работников и выбираемого времени (периода времени),
• осуществлять выбор работников для анализа по различным критериям на основе их данных (прямое указание подразделений/штатных позиций, диапазон, в рамках отдельной ветви структуры),
• формировать списки, осуществлять сортировку, ранжировать,
• формировать промежуточные и окончательные итоги (суммирование) по критериям (подразделениям, категориям, должностям/профессиям, грейдам, пр.),
• развертывать/свертывать по группам информации,
• осуществлять Сравнительный анализ по периодам времени, по другим критериям,
• рассчитывать соотношения между группами информации, определять %, доли, наблюдать динамику изменений, benchmarking,
• определять причинно-следственные взаимосвязи показателей, моделировать изменение одних вслед за изменением других,
• формировать графические представления,
• размещать в приложениях MS Office (Excel, Word), Adobe,
• печатать документы и результаты анализа на бумаге, отправлять отчеты по электронной почте,
• формировать электронные файлы для передачи в инспекции/фонды (ПФР, НДФЛ, ЕСН).

Короткие сроки внедрения (около двух месяцев) по причине отсутствия фаз «Проектирование» и «Конфигурация» и, как следствие, низкая стоимость внедрения проекта по сравнению с «классическим» внедрением.

Содержательное наполнение

Функциональный объем решения EVOLA Take-to-Run Решение для управления персоналом EVOLA Take-to-Run, основанное на SAP ERP HCM, включает в себя весь его функциональный объем и соответствует законодательству Российской Федерации, в том числе обеспечивает формирование отчетности в инспектирующие государственные органы.

Функции управления кадровым потенциалом

Стратегическое управление персоналом

Технологическая основа решения

Основываясь на современных технологиях построения информационных систем и таких продуктах SAP как SAP ERP, SAP BI, в том числе SAP BusinessObjects, BPM Galaxy (SOA методология), мы заложили в решение EVOLA Take-to-Run такие качества как:

Простота и удобство эксплуатации:

• единообразные (стандартизированные) интерфейсы (экраны, меню, расположение информации),
• единое хранилище данных,
• единые справочники,
• правила ведения данных для всех пользователей системы вне зависимости от выполняемых функций (кадровик, специалист по подбору, по зарплате, руководитель, работник, пр.), географической структуры филиальной сети и количества персонала, позволяют без неточностей и дополнительных уточнений, разъяснений и дублирования запрашивать, получать, пользоваться, изменять, формировать информацию по персоналу в рамках процессов. Это существенно экономит время сотрудников, работающих с информацией. Например, возможность подключения к процессам в информационной системе работников и линейных руководителей, минимизирует время, необходимое на формирование запросов и подготовку необходимой информации по персоналу (процесс ухода в отпуск, назначение премий, запрос резюме, заявка на отгул/отпуск, заявка на справку с места работы, форму НДФЛ, пр.).

Наиболее полная функциональная автоматизация Максимально полная автоматизация - следующий шаг развития информационных систем. Раньше автоматизация предполагала регистрацию данных в отдельных экранных формах по всем процессам управления персоналом, зачастую разделенных на отдельные, не всегда очевидные части, и только потом эти данные использовались для формирования документов, справок и получения отчетности.

Решение EVOLA Take-to-Run позволяет работать с кадровыми документами непосредственно в электронном виде (приказы, формы, заявки, анкеты, карточки, пр.), предполагает реализацию электронной цифровой подписи и отказ от бумажного оборота. По необходимым документам определяются номера, статусы исполнения, согласования, подписания/утверждения. Документы можно всегда получить в том оригинальном виде, в котором они были зафиксированы. Измененные данные по персоналу становятся актуальными только тогда, когда их изменение подтверждено подписанным руководителем документом (если требуется). Полнота автоматизации предполагает также выполнение всех расчетов по первичным данным, например: расчет стажей, отпускных дней, сверхурочного времени, ночного времени, не говоря уже о расчете всей заработной платы. Полнота автоматизации, удобство работы с документами, актуальность данных, четкость регламентированных процессов позволяют сокращать не только время на осуществление операций с персоналом, но и затраты на функции управления персоналом, предоставляя возможность выведения части базовых учетных рутинных операций с данными по персоналу на аутсорсинг.

Интегрируемость с другими информационными системами Регламентированные процессы и единые стандартизированные интерфейсы позволяют быстро и легко изменять процесс, даже если какие-то операции выполняются во внешней информационной системе (например, обработка путевого листа, выдача оборудования во временное пользование, пр.). Возможности интеграции позволяют экономить время на связь с другими системами, и, естественно, сокращают общее время выполнения процессов, поскольку отсутствует необходимость полуавтоматической интеграции (с добавлением ручной работы по выгрузке-загрузке файлов).

Надежность:

• малая вероятность сбоев, свойственная качеству программного обеспечения SAP
• полноценная поддержка работы системы в гарантийный и послегарантийный период

Гибкость и простота изменений позволяет участникам процессов быстрее адаптироваться к новым условиям, а значит, экономить время на переходных процессах и затрачивать меньше времени и средств на внесение изменений, обеспечивая, таким образом, стабильное соответствие процессов актуальным законодательным требованиям и изменениям в компании (изменение процессов, изменение задач бизнеса, рост, сокращение, пр.).

Актуальность поддерживается благодаря возможности быстрого и легкого изменения регламентированных процессов управления персоналом: · изменение последовательности операций (вместо «сначала штатная позиция и оклад – потом данные о приеме» можно легко наоборот: «сначала данные о принимаемом работнике – потом штатная позиция и оклад»),

• добавление или отмена отдельных операций (например, включить операцию «выдача сотового телефона» или «собеседование в службе безопасности» или отменить),
• смена ответственного исполнителя той или иной операции и пр.

Мониторинг выполнения процессов В решении EVOLA Take-to-Run реализована функция мониторинга процессов: система сообщает каждому следующему участнику о необходимости выполнения очередного действия, а также отслеживает время, которое проходит между операциями. Таким образом, можно контролировать текущих и будущих исполнителей, анализировать время, затрачиваемое участниками на выполнение отдельных операций и процесса в целом. Контроль и анализ времени, как правило, выявляет неизвестные ранее возможности оптимизации деятельности, что в конечном итоге влияет на сокращение времени выполнения операций и общий финансовый результат.

Мощность и доступность аналитики Мощность представления и моделирования, быстрая доступность аналитических средств, соответствие актуальным требованиям бизнеса, помогают принимать оптимальные управленческие решения (в том числе по изменению численности, бюджетам, мотивации, по обучению, пр.), повышая общую эффективность бизнеса. Этот аналитический инструментарий позволяет:

• анализировать в различных ракурсах большие массивы данных,
• разворачивать, укрупнять, преобразовывать, находить соотношения и формировать другие представления,
• выделять и рассчитывать показатели деятельности,
• выполнять сравнительный анализ во времени и в рыночной среде (benchmarking),
• устанавливать и отслеживать причинно-следственные связи между показателями,
• моделировать изменение показателей при изменении каких-либо параметров: например, как изменится фонд оплаты труда, если ликвидировать количество сверхурочных часов за счет привлечения на работу новых работников, или за счет изменения графиков работ. Доступный достоверный анализ данных с возможностями моделирования позволяют оптимизировать и обосновывать управленческие решения, что будет благоприятно влиять на развитие бизнеса.

Легкость, элементарность развертывания: «Take-to-Run» В решении EVOLA Take-to-Run есть все необходимые для запуска и начала работы в системе документы и пакеты конфигурации, поэтому нужно всего пару месяцев для загрузки в систему начальных данных и обучения пользователей, после чего – «RUN» – начало эксплуатации. Наша компания работает над еще более легкой моделью эксплуатации решения, которая заключается в возможности построения информационного решения на базе современных web-технологий, позволяющих приобретать и пользоваться им по методу SaaS.

В этом случае на сайте заказчика не устанавливается «железное» оборудование и программное обеспечение, не нанимается штат специалистов IT по поддержке оборудования и ПО, все выполняет контрагент, предоставляющий возможность пользоваться информационным решением за арендную плату. При этом соблюдаются закон о защите персональных данных, поддерживаются все процессы, формируются и при необходимости печатаются документы. Все заботы на поддержание информационного решения в актуальном работающем состоянии поставщик берет на себя. При таком способе использования информационного решения затраты на техническую реализацию, обслуживание эксплуатации, штат специалистов, контроль принимаемых мер по актуализации системы сводятся для заказчика к нулю.

Состав решения Решение EVOLA Take-to-Run – это полноценный информационный продукт, который создан на базе SAP ERP HCM и содержит следующие основные компоненты:

• 1) Файлы конфигурации системы:
  • BC Sets;
  • EVOLA TTR Add-on;
  • библиотека сервисов.

• 2) Документы для пользователей:
  • описание бизнес-процессов и отчетности;
  • инструкции для пользователей;
  • сценарии проверки загруженных данных.

• 3) Документы по развертыванию и обслуживанию:
  • описание конфигурации;
  • описание ролей и полномочий;
  • руководство по установке и развертыванию решения;
  • руководство по загрузке начальных данных для запуска решения;
  • методология внедрения решения (перечень работ, план, регламент действий);
  • условия и регламент гарантийного и послегарантийного обслуживания.

Все файлы и документы предоставляются на DVD диске, в комплекте с необходимой сопроводительной документацией.

Запуск в эксплуатацию Решение EVOLA Take-to-Run предлагается в двух вариантах установки, отличающихся объемом и ценой:

• 1) БАЗОВЫЙ вариант включает следующие работы:
  • инсталляция решения на оборудовании клиента,
  • обучение пользователей,
  • обеспечение загрузки начальных данных для запуска решения,
  • контроль и проверка загруженных данных.

• 2) ОПТИМАЛЬНЫЙ вариант внедрения включает в себя БАЗОВЫЙ + поддержка пользователей в течение первого месяца продуктивной эксплуатации. Гарантия Вне зависимости от выбранной комплектации и функционального объема, на типовое решение EVOLA Take-to-Run предоставляется гарантийный сертификат сроком на 5 лет. В течение этого периода компания ЭВОЛА обязуется исправить ошибки установленной версии решения.

В дополнение к гарантийному обслуживанию компания ЭВОЛА оказывает расширенные услуги по обслуживанию эксплуатации системы:

• обновления установленной версии,
• переходы на новые версии,
• поддержка пользователей, пр. Отдельно следует отметить, что ценность решения EVOLA Take-to-Run подкрепляется понятным и конкретным расчетом выгод и преимуществ, получаемых в результате использования решения EVOLA Take-to-Run. Букин Егор Владимирович Руководитель проектов компании "ЭВОЛА"

Ссылки

Страница решения на сайте разработчика