Содержание |
18 сентября в Москве TAdviser организовал и провел очередную конференцию, посвятив ее системам электронного документооборота и управления корпоративным контентом — СЭД и ECM Day 2024. Спикеры, представлявшие заказчиков, поделились проблемами использования и развития своих систем, а также опытом собственных разработок. Представители вендоров рассказали о кейсах внедрения и возможностях ИТ-продуктов данного класса.
Конференцию посетили представители таких организаций, как «», ФГБУ НИЦИ МИД России, Росимущество, Общественный совет при Минтрансе России, «Гринатом», «Красцветмет», «М.Видео-Эльдорадо», «Белгазпромбанк», «Дикси», «Магнит», «Новиком», «Даккор», «Сбербанк» и многих других. Модератором выступил Алексей Воронин.
Как разгрести гору кадровых документов
Вдвоем выступили Оксана Маликова, директор по персоналу, ГУП ТЭК СПб, и Марья Галицкая, руководитель проектов, ЗАО Digital Design. Они рассказали о внедрении кадрового электронного документооборота на базе системы Docsvision. Речь велась о том, какие этапы прошла система с момента автоматизации документооборота в 2014 году (СЭВ, ECM, BPM, CSP) и что представляет собой платформа сегодня — 2,5 тыс. пользователей, 3,5 млн документов, более 100 процессов.
Кадровый электронный документооборот был реализован в 2023 году. Основными сложностями на этапе подготовки этого проекта стало огромное количество бумажных кадровых документов до перехода на электронное взаимодействие. Мешала и сложная логистика кадровых документов, ведь от сотрудников требовалось приходить в отдел кадров, и территориальная распределенность самих сотрудников, из-за чего срок подписания массовых документов (например, заявлений на отпуск) сильно растягивался.
Итоги проекта таковы. Реализовано 100 типов кадровых документов (согласно перечню в Федеральном законе от 22 ноября 2021 года № 377). Выполнена интеграция с 1С: ЗУП в части сотрудников, подразделений и получения кадровых документов для подписания в КЭДО. Теперь участниками КЭДО стали более 2 тыс. работников.
Подписание кадровых документов происходит с помощью УНЭП (интеграция с облачным удостоверяющим центром). «Поскольку одним из требований при найме нового сотрудника является его ознакомление с внутренними нормативными актами, была поставлена и решена задача обеспечить будущего работника УНЭП уже на этапе оформления», — пояснила Оксана Маликова. В электронный вид переведены заявления работников, в том числе — на отпуск разных видов. Таким образом достигнута существенная экономия бумаги. «У компании есть планы по развитию КЭДО, — дополнила Марья Галицкая. — В их числе — дальнейшая интеграция КЭДО с «1С: ЗУП», разработка модуля авторизации для мобильного АРМ, чтобы подключить к КЭДО неофисных сотрудников».
Светлана Овчинникова, начальник отдела развития и управления ИТ, проектных закупок и методологии, «Ренессанс Банк», рассказала о сложностях, возникших при создании внутренней СЭД на базе LanDocs, обслуживающей запросы сотрудников банка на закупки нематериальных и материальных активов.
Целями внедрения системы были:
- для владельца процесса — информативность, соблюдение процесса, контроль сроков;
- для инициатора — дружественный интерфейс, быстрое заполнение, контроль статусов;
- для аудитора — прозрачность процесса, контроль внутренних нормативных документов;
- для согласующего лица — достаточность информации.
По итогам внедрения СЭД достигнута удовлетворенность ее пользователей на уровне 60%. В настоящее время в СЭД работает 80 человек. Планируется дальнейшее совершенствование системы.
 | Вместо изначально запланированных полутора лет мы вышли сначала на два, а затем и на 3,5 года окупаемости проекта, — посетовала Светлана Овчинникова. — Чтобы сократить срок окупаемости, мы планируем снизить трудозатраты сотрудников, занятых на обслуживании системы. И вместе с тем нам надо развивать внутреннюю команду поддержки системы. |  |
На текущей стадии проекта в банке поняли, что при развитии системы важно учитывать интересы всех участников процесса. Изучение клиентского опыта и проведение опросов — эффективный инструмент для формирования понимания того, что еще нужно сделать в продукте. Улучшая опыт взаимодействия с системой, можно повысить эффективность ее использования. Подход непрерывных улучшений позволит своевременно выявлять и корректировать продукт, но основная задача — максимизация ценности для клиентов.
Бизнес-процесс живет один день
Станислав Ромащев, заместитель генерального директора по цифровой трансформации, ГК «Ижевский завод тепловой техники», рассказал о том, как здесь выстраивали бизнес-процессы. «Любой внедренный бизнес-процесс живет один день, если его не поддерживать, — уверен он. — Чтобы процесс работал, нужна постоянная переаттестация сотрудников на знание процесса, иначе ничего не получится».
Спикер начал с предыстории: в 2021 году руководством была поставлена задача внедрить современную ERP-систему. Уже в самом начале выяснилось, что на каждом из заводов, входящих в группу, были свои требования к подобной системе. С целью унификации тут приступили к системной реорганизации процессов, которая продолжается и в текущем году. Сначала был создан проектный офис, проведен аудит процессов. Затем сформировали процессный офис, построили процессное управление, провели формализацию бизнес-процессов в системе Business Studio.
В ходе работы в этом направлении выработали алгоритм работы с процессами, сформировали их карту. Затем переработали карту процессов в соответствии с нотацией IDEF-0. Только после проведения этой предварительной работы была выбрана одна из отечественных BPMS-систем. Важный момент: выбрали не из продуктов-лидеров в этом сегменте, а ту систему, где был реализован функционал, который посчитали необходимым. Нужно было:
- сохранение процесса в визуальной среде,
- регламентирование бизнес-процессов,
- создание версий бизнес-процессов,
- контроль и мониторинг процессов по KPI.
После этого в компании приступили непосредственно к цифровизации процессов, поставив перед собой цель с ее помощью изменить систему управления таким образом, чтобы освободить время и сфокусировать персонал на проблемах развития бизнеса. По задумке, это позволит заводу стать гибким в изменяющейся среде. За 3,5 года была сформирована новая архитектура, внедрены 1С: ERP, 1С: ЗУП, Bitrix24, PLM-решение Appius-PLM, система DDFlow, Business Studio. Технически все замыкается на двух продуктах: «1С: Документооборот» и Bitrix24.
Сергей Кубасов, руководитель проекта, «АльфаСтрахование», оценил объем входящей документации, требующей обработки, только за первые восемь месяцев на уровне 1,3 млн документов. Одним из ответственных этапов обработки является валидация документа, включающая в себя типизацию документов, ввод информации в СЭД (атрибутизация), - выбор получателя документа в СЭД (маршрутизация).
В ходе проекта была выполнена частичная автоматизация валидации входящих документов, в результате чего был ускорен процесс валидации документов на 55,7% и на 60% снижена рабочая нагрузка на персонал, высвобождены ресурсы под централизацию других процессов. Кроме того, получилось сэкономить даже на санкциях, потому что теперь нет пени и штрафов по просрочке.
«Мы решили начать с автоматизации обработки входящей корреспонденции, и здесь узким горлышком стала валидация, — говорит Сергей Кубасов. — Для этого мы интегрировались с сервисом Почты России и вышли в итоге на 30% автоматической валидации». В планах компании стоит автоматизация ряда процессов работы с корреспонденцией с целью отсылать данные в различные системы/процессы, ускорять обработку типовых запросов, выравнивать и облегчать маршруты прохождения писем и документов.
Китайский обмен документами
Сергей Гаряев, Import & Export Director, Lamoda, поделился опытом создания и внедрения системы управления внешними независимыми производствами за три месяца. Направление развития собственных брендов получило импульс после ухода ряда западных брендов и освобождения ниш на рынке модной одежды.
Исходными условиями создания системы управления была необходимость произвести 900 номенклатур на 50 фабриках, при этом бюджета не было, а маркировку «Честный Знак» нужно было наносить непосредственно на производстве. Решению задач помогла команда внешних разработчиков, специалисты которой совместно с сотрудниками Lamoda и разработали систему. Это универсальное решение клиент-серверной архитектуры для автоматического получения данных из разных источников и для передачи исполнителю всей необходимой информации (номенклатуры, количества, техзадания на товар).
Изначально предполагалось, что процесс обмена информацией должен быть максимально простым. На стороне исполнителя достаточно компьютера, принтера и сканера, что и было реализовано.
В завершение спикер перечислил вызовы, с которыми столкнулась и на которые ответила команда разработчиков в ходе реализации проекта. На первом этапе никаких готовых решений не нашлось, были только наработки. Идеи подрядчиков расходились с реализацией и требовали больших расходов. Производители товаров не понимали инструкций. Перевод интерфейса на китайский оказался непонятен китайцам. Сканеры производств не распознавали Data matrix (двумерный идентификатор с зашифрованными данными о товаре). На этапе доработки выяснилось, что разработка не успевала за идеями нового функционала. Было сложно и, например, отказаться от Excel. Были и другие, чисто технические проблемы, вроде ограничения со стороны Китая на скачивание файлов из России.
| | Мы разработали лекала, нашли поставщиков из разных стран, но потребовалось решение для удаленного управления производствами. Однако готового продукта не нашлось, и мы поняли, что нужно все делать самим, — обрисовал ситуацию Сергей Гаряев. — Наш опыт показывает, что любую задачу, какой бы сложной она ни была, даже если она кажется неразрешимой, можно решить, когда есть большое желание, причем даже при отсутствии бюджета. | |
Еще одно двойное выступление представили участникам конференции Григорий Седлецкий, руководитель группы разработки, BIOCAD, и Елизавета Микирей, старший бизнес-аналитик, BIOCAD, — из компании полного цикла по производству лекарств. Они поделились опытом внедрения ECM-системы Open Text.
Решение о внедрении было принято руководством компании еще в 2020 году. Важным моментом явилась возможность самостоятельно конфигурировать ECM-систему, а также легкая интеграция с SAP ERP и CRM-системой Salesforce, отметила Елизавета Микирей.
После известных событий компания лишилась прямой поддержки вендора и стала заниматься развитием собственных компетенций. В определенный момент проект был приостановлен: проходил набор специалистов, их обучение. Потом осуществлен перезапуск проекта.
Внедрение основных модулей завершено в 2023 году. Появилась юридическая часть: контрагенты, договоры, корреспонденция, доверенности. Также сделана система контроля качества (Quality Management System) и электронный протокол партии (электронные маршрутные карты производства).
«Мы не просто перенесли все процессы в новую ECM-систему, но и оптимизировали, ускорили, дополнили их», — подчеркнула Елизавета Микирей. В будущем планируется развитие ECM-системы — внедрение модулей обучения и общекорпоративных документов.
| | В общей сложности за три года было выполнено 26 различных интеграций Open Text с учетной системой SAP ERP, — дополнил коллегу Григорий Седлецкий. — В качестве базы данных выбрана ванильная СУБД Postgres 11. | |
Однако не удалось обойтись и без проблем. В ходе реализации проекта были не только увеличены сроки. Сменился внутренний заказчик в связи с изменением организационной структуры компании. В первоначальном проекте был заложен слишком широкий функционал, наблюдалась конкуренция между модулями за разработку. Мешало и то, что у ИТ-архитектора не оказалось нужной степени компетенции.
На вопросах управления проектами внедрения СЭД и ECM построил свой доклад независимый эксперт Сергей Парижский. Любой проект внедрения СЭД необходимо начинать с нахождения его спонсора (заказчика) и определения целей, которые, по оценке эксперта, могут быть плохими или хорошими.
Плохие цели абстрактного характера выглядят так: хочется повысить прозрачность процесса, создать более удобный интерфейс, визуализировать процесс и так далее, а хорошие должны быть конкретными, с количественными оценками. Пример:
- сократить срок согласования документа до n дней (часов);
- перевести в ЭДО n% документов;
- уменьшить количество ошибок при вводе документов до 1%;
- сократить штат делопроизводителей на n человек;
- вдвое уменьшить сроки задач по доработкам функционала.
Затем докладчик рассказал про основные этапы внедрения и озвучил советы по выбору СЭД, обучению сотрудников. «Лучше всего начинать проект внедрения СЭД с поиска спонсора, — уверен Сергей Парижский. — Заказчик должен определить главные цели проекта. Он понимает выгоду от внедрения системы, в том числе, и в денежном выражении. И именно этот человек способен помочь команде, если по ходу проекта возникнут управленческие проблемы».
«Тезисные» выступления
Анастасия Пушкова, владелец продукта, ГК ITMS, и Мария Коляда, руководитель законодательных изменений, ГК ITMS, также выступили дуэтом и рассказали о том, какой подход был выбран для автоматизации выпуска и отзыва машиночитаемой доверенности (МЧД).
Спикеры пояснили, что за все доверенности в группе компаний отвечает юридический отдел, а все действия с ними проходят через СЭД «Тезис». В системе ведется реестр доверенностей. Сейчас там около 2200 действующих доверенностей и примерно 600 — машиночитаемых. Также здесь осуществляются запросы на выпуск доверенностей, ведется хранение их сканов. Имеется возможность выгрузки реестра доверенностей.
В 2023 году в компании пришли к необходимости использования МЧД, при этом было важно, чтобы МЧД хранились в СЭД «Тезис» и были привязаны к бумажной доверенности, дублируя полномочия и срок действия. «Возможности выпуска МЧД через СЭД «Тезис» у нас не было, поэтому у нас появился дополнительный сервис, это «Контур.Доверенность» для формирования и подписания МЧД, — рассказала Мария Коляда.— На определенном этапе мы поняли, что нам необходимо автоматизировать процессы выпуска и отзыва МЧД».
На первой стадии проекта, до автоматизации, количество шагов от момента запроса со стороны сотрудника до выпуска МЧД увеличилось вдвое и выросла нагрузка на юристов, которые многие операции выполняли вручную. В совокупности все это стало предпосылками к упрощению процессов, автоматизации выпуска МЧД для сегмента 2B2, что и было выполнено.«С целью автоматизации выпуска и отзыва МЧД были внесены изменения в СЭД «Тезис», произведена интеграция с «Контур.Доверенность», — пояснила Анастасия Пушкова.
Илья Зайчиков, директор по развитию СЭД «Тезис», «Хоулмонт», посвятил доклад использованию искусственного интеллекта, проблематике его использования, а также новому ИИ-модулю в СЭД «Тезис».
В начале доклада спикер дал определения искусственного интеллекта, машинного обучения и моделей машинного обучения, а также перечислил направления его развития. В их числе он назвал, в частности, предиктивные (предсказание спроса, выявления мошеннических транзакций) и оптимизационные модели (логистика и построение маршрута, закупки, медицина), компьютерное зрение/OCR, обработка естественного языка и речевые технологии, а также ряд других.
Илья Зайчиков подчеркнул, что искусственный интеллект успешно развивается в сегменте b2c, однако в корпоративном сегменте с его использованием много проблем. Во-первых, на рынке дефицит специалистов узкого профиля. Разработка сложна, дорога, инфраструктура стоит немало. Наконец, очень нужны качественные данные.
Спикер напомнил о гранте РФРИТ, полученном компанией еще в 2021 году на разработку ИИ-модуля для управления корпоративным контентом в СЭД «Тезис». В 2023 году этот модуль был разработан, а в этом году добавлен в Реестр отечественного ПО.
| | Мы получили уникальное на рынке b2b-решение: тут и лоукод, и искусственный интеллект, — сказал Илья Зайчиков. — С искусственным интеллектом теперь могут работать аналитики и администраторы клиента, а не только разработчики. Просто при помощи интерфейса, перемещая квадратики на экране. | |
Он подробно описал функционал этой компоненты: гибкая роботизация в любом месте системы, работа с классическими моделями и любыми языковыми (YandexGPT, GigaChat, Mistral, LLaMA) в процессах системы, эксперименты и автоматизация без разработчика, обновлений, перезагрузки системы, голосовое управление и так далее.
Докладчик продемонстрировал возможности ИИ-модуля на кейсе обработки входящей корреспонденции. Система способна, помимо распознавания и маршрутизации документа, проанализировать его, выдать справку, самостоятельно найти связанные документы, подготовить проект резолюции и многое другое.
В перерыве и по завершении конференции участники общались в неформальной обстановке, а также имели возможность ознакомиться с решениями и услугами ИТ-поставщиков на стендах, развернутых в холле мероприятия.
Информация о партнерах конференции
СЭД ТЕЗИС — готовое решение для автоматизации документооборота и цифровизации широкого круга бизнес-процессов. Система выпущена в 2010 году российской ИТ-компанией «Хоулмонт». Общее количество внедрений системы превышает 700. Среди крупнейших заказчиков можно отметить АО «Промсвязьбанк», СПАО «Ингосстрах», СПАО «Росгосстрах», British American Tobacco, JTI, МИД РФ, Правительства ЯНАО, Республики Коми и Челябинской области, Администрацию губернатора Самарской области, Российский морской регистр судоходства, Госкорпорацию по ОрВД.
Преимущества СЭД ТЕЗИС:
Компания «ДоксВижн» - создатель и разработчик Low-Code платформы для управления процессами и данными крупного бизнеса и госкомпаний Docsvision. Входит в ТОП-3 самых популярных российских СЭД/ECM-платформ. Крупные компании с помощью платформы Docsvision решают задачи организации сквозных процессов обслуживания клиентов, управления проектами, организации доступа к документам в едином электронном архиве, перехода на безбумажные процессы и накопления данных. С 2005 года клиентами «ДоксВижн» стали более 1500 коммерческих предприятий и государственных организаций в России и странах ближнего зарубежья.
TESSA (www.mytessa.ru) – универсальная ECM/BPM платформа российской компании СИНТЕЛЛЕКТ (Syntellect), предназначенная для создания высокопроизводительных решений по управлению документами и бизнес- процессами в компаниях различного масштаба и направления деятельности. TESSA получила признание как универсальное и гибкое решение для автоматизации бизнес-процессов и документооборота среди корпоративных пользователей.
TESSA - 100% отечественное ПО. Платформа разработана на базе технологий Open Source и совместима с российскими офисными приложениями. С 2016 года платформа TESSA включена в Единый реестр российских программ для электронных вычислительных машин и баз данных. Среди организаций, использующих TESSA в ежедневной работе – Аэрофлот, банк ВТБ, Газпром Нефть, Газпромбанк, Росгосстрах, Магнит, Алмаз Антей, Банк Открытие, ГК АСВ, ГК Ростех и многие др.
