Использование инструмента автоматизированного сбора данных для улучшения бизнес-процессов

Основные статьи:

• Управление данными (Data management)
• Большие данные (Big Data)
• Data mining Интеллектуальный анализ данных
• OCR - Optical Character Recognition
• Машинное обучение (Machine Learning)

Автоматизация обеспечивает оптимизацию процесса, за счет этого удается обойти некоторые проблемы. Сама процедура предусматривает сбор данных одновременно из нескольких источников без вмешательства со стороны человека. Для автоматизации используется специальное программное обеспечение, которое работает по принципу машинного обучения.

Сегодня мы поговорим о том, как работают инструменты для автоматического сбора данных, почему стоит их использовать, как они помогают улучшить бизнес-процессы и пр.

Иллюстрация: Freepik

Почему использование инструмента автоматизированного сбора данных важно для бизнеса?

Автоматизированный сбор данных – это сбор информации из различных онлайн-источников с последующей их сортировкой и представлением в понятном виде. Для сбора данных используются особые инструменты и программное обеспечение. Добиться высокой эффективности при сборе данных удается за счет сочетания ПО, искусственного интеллекта, а также машинного обучения. Современное программное обеспечение способно быстро анализировать информацию для вашего бизнеса даже без вмешательства человека.

Также системы автоматического сбора данных часто применяются для оцифровки документов в бумажном виде. Современное программное обеспечение позволяет переводить в цифровой вид не только напечатанные документы, но и данные, написанные от руки. Оцифровка позволяет обезопасить важные документы и исключить их потерю.

Автоматический сбор данных позволит бизнесу практически полностью отказаться от ручного труда. В итоге оптимизировать управление документами, а также сократить время обработки файлов.

Использование инструментов автоматизированного сбора данных имеет следующие преимущества для бизнеса:

Ускоренное выполнение работ

Ручная обработка и анализ источников для сбора данных может занимать значительное количество времени. Процесс ручной обработки включает в себя следующие действия – подбор источников, вычитка, выборка нужной информации, сбор данных в одном месте и пр. При использовании инструментов для автоматизации время обработки сокращается от нескольких дней до нескольких минут. Экономия времени при использовании инструмента для автоматизации позволит потратить его на более важные процессы для вашего бизнеса, например, на обучение сотрудников и пр.

Сокращение ошибок

Главный недостаток ручного ввода – высокая вероятность возникновения человеческих ошибок. Они не исключены даже в том случае, если сотрудник имеет многолетний опыт и профессиональную подготовку. При автоматизированной обработке вероятность ошибок сокращается до минимума. Программное обеспечение быстро считывает информацию, сравнивает ее с данными из разных источников, ищет совпадения и различия.

Повышение эффективности вашего бизнеса

Использование автоматических систем сбора данных позволяет выполнять сложные задачи за минимальное количество шагов. В итоге ваши сотрудники вашего предприятия смогут уделять больше времени другим рабочим процессам, повышая производительность бизнеса.

Экономия затрат

Использование автоматизированных инструментов для обработки данных приведет к значительному сокращению расходов. В частности, вы сможете сэкономить на найме дополнительной рабочей силы, на обучении сотрудников и пр. Сэкономленные деньги можно будет направить на улучшение бизнеса.

Иллюстрация: Unsplash

Методы автоматизированного сбора данных

Автоматический сбор нужных данных может производиться несколькими способами. Чаще всего для этого используются три метода:

1. Веб-скрапинг. Данный метод применяется в ситуациях, когда данные собираются из источников, не предполагающих взаимодействие с машинами. Выполнять сбор информации можно в ручном режиме, но для ускорения процесса можно прибегать к помощи ботов. Сам бот имитирует поведение человека, в итоге сайт или конкретное приложение думает, что данные собирает реальный пользователь.
2. Веб-сканирование. Суть заключается в следующем – происходит автоматический переход на нужные сайты с последующим сбором и извлечением информации. Плюс метода – веб-сканеры способны автоматически переходить от одной ссылки к другой для сканирования разных страниц. В свою очередь, скрапинг-боты будут заходить только на те страницы, которые указал пользователь.
3. API. Еще один популярный метод извлечения и сбора данных из веб-источников. Этот метод пользуется популярностью у предприятий за счет того, что его проще всего автоматизировать. Все данные с сайтов собираются в структурированном виде, в итоге в дальнейшем они гораздо проще анализируются компьютерными программами.

Как работает инструмент автоматизированного сбора данных?

Ручной ввод и сбор данных уже давно утратил свою актуальность и эффективность. Продолжение использования ручного труда в тех процессах, где легко можно внедрить автоматизированные системы, наносит существенный ущерб бизнесу. По факту, вы тратите драгоценное время и ресурсы на то, что вполне можно доверить машине.

Автоматизированный сбор данных легко решает проблемы с производительностью вашего бизнеса, а также снижает временные и финансовые затраты на многие процессы. Предприятия, которые отдали преимущество в пользу автоматизированных систем, столкнулись с целым списком положительных моментов. Это касается и более высоких показателей производительности, и снижения рисков для безопасности. Как следствие, все это привело к увеличению доходов.

Перед тем, как внедрять система автоматизированного сбора данных в свой бизнес, стоит понять, как здесь все работает. Сам процесс сбора данных в автоматическом режиме включает в себя пять основных этапов:

1. Запись информации.

В данном случае речь идет о сканировании или фотографировании физического документа (бумажной копии) для перевода его в цифровой вид. Это самый первый шаг в процессе сбора данных.

2. Обработка информации.

После того как документы были отсканированы или сфотографированы, специальное программное обеспечение начинает распознавание данных. Часто программа дополнительно обрабатывает картинку и очищает ее от дополнительных шумов для того, чтобы упростить распознавание написанного. На этом этапе ПО также может обрезать изображение, корректировать цветовую гамму и пр.

3. Сбор данных.

На этом этапе письменная информация с отсканированного документа превращается в электронные данные. Собранная таким образом информация передается в программное обеспечение, которое использует ваш бизнес. Например, собранные данные могут пригодиться для планирования и правильного распределения ресурсов предприятия, для бухгалтерского учета, для улучшения обслуживания клиентов и пр. Вся собранная информация дополнительно маркируется, сортируется и отправляется на хранение.

4. Проверка.

Следующий шаг – дополнительная проверка документов или веб-ресурсов. По возможности проводится сравнение нескольких источников, это позволяет добиться максимальной точности информации.

5. Использование собранных данных.

Заключительный этап – это применение информации, которую собрала автоматизированная система. Чаще всего на предприятии данные соединяются со сторонними интерфейсами, такими как ERP или системы управления корпоративным контентом (ECM). Чтобы обеспечить стабильное взаимодействие всех компонентов, используются интерфейсы прикладного программирования.

Если требуется автоматический сбор данных из электронных ресурсов, то чаще всего для этого применяются веб-парсеры.

• Парсинг – это метод индексирования информации
  с последующей конвертацией в нужный формат.

Парсинг позволяет взять файл в одном формате и преобразовать его в более понятный и удобный для использования вид. Например, у вас есть файл в формате HTML, с которым не очень удобно работать. С помощью парсинга вы сможете преобразовать все данные в «голый» текст для того, чтобы использовать его в дальнейшем.

Существует большое количество утилит для парсинга, но все они работают по аналогичному принципу – инструмент анализирует конкретную страницу и выявляет на ней наличие контента, который соответствует заданным параметрам. Далее происходит извлечение данных и последующая их систематизация. Если расписывать процесс работы с утилитой подробнее, то он будет включать в себя следующие шаги:

1. Пользователь указывает вводные данные. В данном случае речь идет об информации, которую нужно будет найти на анализируемых страницах.
2. Прописывается список страниц или веб-ресурсов, которые нужно будет проанализировать в процессе.
3. Утилита в автоматическом режиме без вмешательства пользователя анализирует контент на указанных ресурсах и систематизирует собранную информацию.
4. Пользователь получает отчет о проведенном анализе в выбранном удобном для себя формате.

Какие типы данных могут собирать автоматизированные системы

Как уже говорилось выше, существует большое количество методов автоматического сбора данных. При этом каждый метод отлично себя показывает при сборе конкретного типа информации. Остановимся на этом чуть подробнее:

1. Оптическое распознавание символов.

Эта технология позволяет преобразовывать печатный текст в форму, которую могут распознавать компьютеры и компьютерные программы. Сюда относится сканирование или фотографирование документа, дальнейшая его обработка и пр. Метод позволяет уменьшать количество ошибок при ручном перепечатывании информации. Часто этот метод используется для сбора информации из отсканированных или переданных по электронной почте счетов-фактур и прочей деловой документации. Собранные данные также можно легко перенести в используемую на вашем предприятии систему планирования ресурсов.

2. Интеллектуальное распознавание символов.

Этот способ позволяет преобразовать рукописный текст в компьютерные данные. Подобные программы часто самообучаются, это позволяет им эффективно распознавать информацию, написанную разным почерком. Данный метод автоматического сбора данных применяется для оцифровки заметок, написанных от руки, форм, бумажных чеков и пр.

3. Интеллектуальное распознавание документов.

В рамках этого процесса информация из исходного документа сравнивается с другой подобной информацией. Самое частое применение – это оцифровка рукописных медицинских диаграмм.

4. Оптическое распознавание меток.

Этот способ используется для считывания данных с анкет, опросов, бюллетеней и пр.

5. Веб-парсинг.

Этот метод станет оптимальным вариантом в ситуациях, когда необходимо собирать данные с веб-ресурсов. Парсинг пригодится для работы с товарами в интернет-магазине, для анализа сайтов-конкурентов, для сравнения цен и пр.

Иллюстрация: Unsplash

Примеры использования инструмента автоматизированного сбора данных в бизнесе

Рассмотрим несколько примеров успешного использования автоматических систем сбора данных в бизнесе. Один из вариантов – это сбор данных для отказа от заполнения бумажных форм. Онлайн-формы могут использоваться для сбора различных видов информации – контактные данные, потребительские предпочтения и пр. Автоматизированный сбор данных распространен даже в сфере здравоохранения – пациент всегда может заполнить информацию о себе в веб-форме еще до визита к врачу. При этом все данные будут автоматически внесены в базу учреждения здравоохранения.

На различных предприятиях также распространена технология сбора данных с помощью QR-кодов и штрихкодов. С помощью технологии удается следить за оставшимися запасами продукции на предприятии, за количеством посетителей в фирме в течение дня, за пациентами в системе здравоохранения и пр. Еще один эффективный способ применения кодов – с помощью них потенциальный потребитель сможет получить гораздо больше информации об интересующем его продукте.

Отдельно бы хотелось остановиться на особенностях применения веб-парсинга для сбора данных. Мы выделили несколько основных направлений, где эта технология демонстрирует максимальную эффективность:

1. Размещение товаров в интернет-магазине.

С помощью парсинга можно добиться того, чтобы информация в магазине всегда была актуальной. Автоматизированные инструменты будут загружать новые изображения, удалять старые товарные позиции и многое другое. Большинство задач будет выполняться без вмешательства человека.

2. Сравнение цен у конкурентов.

Успешное ведение бизнеса зависит сразу от целого ряда факторов. Главный из них – это ценовая политика предприятия. Клиент всегда выберет для сотрудничества ту компанию, которая предложит ему более низкие цены на товары и услуги. С помощью автоматического сбора данных вы всегда будете в курсе того, какие цены конкуренты предлагают на те или иные товарные позиции.

3. Создание баз данных.

Автоматизированные системы сбора данных помогут вам без проблем составлять базы потенциальных клиентов с указанием всей информации, которая находится в общем доступе – адрес проживания, номер телефона, имя, страницы в социальных сетях и многое другое.

4. Сбор данных для сайтов-агрегаторов.

Веб-парсинг будет полезен и различным сайтам-агрегаторам. Этом могут быть новостные порталы, сайты с результатами спортивных матчей, сайты для бронирования отелей, билетов на поезда, самолеты и пр. Эффективная работа таких ресурсов невозможна без постоянного обновления информации. Автоматизированные системы позволят быстро собирать актуальные данные из разных источников для последующего их размещения на вашем сайте.

5. Анализ информации.

Парсинг также часто используется, чтобы анализировать различную информацию. Например, он поможет вам собрать данные для отчета – сколько раз продавался ваш товар за отчетный месяц, как часто продукт потребители ищут в поисковых системах и многое другое.

6. Сбор данных для быстрого старта.

Веб-парсинг также помогает быстро запустить некоторые направления бизнеса в интернете. Самый простой пример – вы запускаете собственный сайт формата «доска объявлений». Уже на старте на таком ресурсе должно быть представлено большое количество контента. Но сбор и размещение данных в ручном режиме попросту займет у вас большое количество времени. Решение для вас – это парсинг. Автоматизированный инструмент позволит собрать нужную для вас информацию из нескольких источников. При этом весь процесс сбора информации займет всего пару минут. Тогда как в ручном режиме вы бы потратили на это несколько рабочих дней.

7. Анализ собственного сайта.

Парсинг будет полезен и людям, которые имеют собственный сайт. В этом случае автоматический инструмент сможет выполнить сразу несколько задач – обнаружить несуществующие страницы, страницы с дублированным заголовками и неправильно заполненными тегами и пр.

Веб-парсинг также поможет продвигать ваш бизнес в социальных сетях. Например, с помощью автоматизированных инструментов для сбора данных вы сможете решить следующие задачи:

• Обнаружить людей, которые состоят сразу в нескольких сообществах;
• Выделить аудиторию, которая недавно подписалась на ваши аккаунты;
• Выделить людей, которые проявляют максимальную активность на вашей странице;
• Определить категорию пользователей, которые ставят лайки под конкретными записями и делают репосты и многое другое.

Заключение

Системы автоматического сбора данных значительно упрощают ведение любого бизнеса. Подобные инструменты будут полезны и компаниям, которые ведут свою деятельность офлайн, и фирмам, предоставляющим свои услуги в интернете. Автоматический сбор информации позволяет упростить большинство бизнес-процессов, а также уменьшить влияние человеческого фактора в случае работы с большими объемами информации.

На данный момент существует большое количество инструментов для автоматизации сбора информации. Это позволяет подобрать оптимальный вариант, который подойдет именно для вашего бизнеса.