«Техэксперт: Цифровые кабинеты»: документы с доставкой к рабочему месту

Бизнес-процессы любой организации нуждаются в регламентации и, как правило, сопровождаются списком (реестром) управляющей документации, в которой прописаны требования к выполнению процесса. Это могут быть требования к процедурам, участникам, ресурсам. Для бесперебойной работы предприятия сотрудники, задействованные в каждом бизнес-процессе, должны иметь в доступе, актуальном виде и полном объёме реестры управляющей процессом документации.

Этот принцип закреплён и в положениях ГОСТ Р ИСО 9001-2015 (ISO 9001:2015) «Системы менеджмента качества. Требования». Подпункт 7.5.3 документа фиксирует в качестве одного из ключевых требований системы менеджмента качества (СМК) «управление документированной информацией с целью её доступности и пригодности (где и когда она необходима), а также её достаточной защиты (например, от несоблюдения конфиденциальности, от ненадлежащего использования или потери целостности)». На крупном и/или наукоёмком предприятии объём такой документации может быть внушительным, а количество сотрудников, до сведения которых нужно довести эти документы, — большим.

Сложности автоматизации

С целью минимизации рисков, возникающих по причине человеческого фактора, и ускорения бизнес-процессов компании часто стремятся автоматизировать процедуру доведения управляющей документации до сотрудников. При этом они сталкиваются с рядом сложностей, которые следует учитывать при выборе инструментов автоматизации.

Первая сложность — это объём всего массива доступной документации. Фонд предприятия, даже если доступ к нему осуществляется через «единое окно», может насчитывать большое количество документов, и сотрудникам приходится тратить время на поиск нужных.

Вторая сложность — отсутствие нужных компетенций у основной массы сотрудников. Не все сотрудники обладают достаточной осведомлённостью (экспертностью) в части исчерпывающего перечня документов, регулирующих бизнес-процесс. В результате, даже если через «единое окно» найдены документы, задействованные в этом бизнес-процессе, этих документов может быть недостаточно. В особенности с такой проблемой сталкиваются новые сотрудники.

Третья сложность — риск использования неактуальной документации. Чаще всего это происходит по одной из двух причин:

• документация на предприятии в принципе не актуализируется своевременно (не автоматизирован процесс плановой актуализации документации, нет инструмента для отслеживания устаревания документации, трудоёмок процесс проверки актуальности);
• документы актуализируются, но до сотрудников не всегда доводится информация об изменении в перечне управляющей документации (например, если документ был добавлен в перечень, удалён из него или остался в перечне, но был изменён).

Четвёртая сложность — это слабая защита информации от несанкционированного доступа, что повышает риски потери или некорректного изменения документации.

Все эти сложности сказываются на согласованности действий сотрудников, скорости и корректности выполнения задач в рамках бизнес-процессов, что может негативным образом отразиться на эффективности и производительности предприятия и привести к дополнительным издержкам.

Предлагаемое решение

Программное решение «Техэксперт: Цифровые кабинеты» помогает организовать индивидуальное рабочее пространство (цифровой кабинет) со всеми необходимыми документами. Внедрение решения позволит адресно обеспечить всех сотрудников полной и актуальной документацией в рамках их обязанностей и задач, повысить точность выполнения требований к процессам, улучшить исполнительскую дисциплину и снизить риски использования некорректной информации.

Кроме того, подсистема поможет наглядно продемонстрировать проверяющим органам и аудиторам, что все необходимые документы предоставлены сотрудникам, а их актуальность находится под контролем.

С помощью подсистемы каждое предприятие может создать уникальный набор кабинетов, отвечающих особенностям его бизнес-процессов. Это могут быть кабинеты по конкретному бизнес-процессу, подпроцессу или отдельной задаче; по выпускаемой продукции и услугам; по направлениям деятельности предприятия. Можно создать кабинет для отдельного специалиста, целого отдела или информационный стенд для всех сотрудников предприятия.

Какие это могут быть кабинеты? Для «процессных» кабинетов можно привести следующие примеры: кабинет по сертификации продукции, по прохождению аккредитации, по прохождению внутреннего аудита, по процессу производства конкретного изделия/группы изделий. Для руководителей и специалистов можно создать индивидуальные кабинеты, соответствующие должности: кабинет руководителя направления СМК, кабинет стандартизатора, кабинет технолога, кабинет конструктора и т.д. Разные отделы могут получать свои кабинеты: кабинет лаборатории, кабинет отдела сертификации, кабинет дирекции по производству. Новых сотрудников быстро погрузит в работу «Кабинет молодого специалиста», а донести стратегию экономии и экологической ответственности предприятия до каждого сотрудника поможет «Кабинет бережливого производства». Количество и состав кабинетов ограничены только потребностями предприятия.

Интерфейс цифрового кабинета
«Система менеджмента качества (кабинет руководителя направления)

Цифровые кабинеты как компонент СУ НТД «Техэксперт»

Подсистема «Техэксперт: Цифровые кабинеты» является компонентом Системы управления нормативной и технической документацией на цифровой платформе «Техэксперт» (СУ НТД «Техэксперт»). СУ НТД «Техэксперт» — это модульное программное решение, которое позволяет сформировать Единый фонд документации, интегрированный в контур прикладного программного обеспечения, внедрённого на предприятии, а также автоматизировать основные процессы управления нормативными документами компании на всех этапах жизненного цикла (от планирования и разработки до вывода документа из эксплуатации).

Ядром СУ НТД «Техэксперт» является Единый фонд документации предприятия. С одной стороны, он содержит внешние нормативные документы (ГОСТы, техрегламенты, нормативно-правовые документы и т. д.). Источником внешней документации в рамках СУ НТД выступают профессиональные справочные системы «Техэксперт» (ПСС «Техэксперт»), сформированные под потребности конкретных отраслей и специалистов и включающие в себя более 70 млн документов. С другой стороны, в Единый фонд должны и могут входить собственные документы предприятия (СТО, ТУ, методики, КД, ТД, локальные нормативные документы, приобретённые внешние документы и т. д.). В рамках СУ НТД задачу по внесению внутренних документов в Единый фонд документации решают подсистемы «Техэксперт: Подсистема ведения фондов» и «Техэксперт SMART: Конструктор нормативных документов».

Единый фонд документации, созданный на платформе «Техэксперт», обеспечивает защиту от несанкционированного доступа и изменения документов.

Программное решение «Техэксперт: Цифровые кабинеты» позволит создать индивидуальное (под сотрудника, под отдел, под бизнес-процесс) рабочее пространство с необходимыми документами, размещёнными в Едином фонде документации.

Возможности подсистемы «Техэксперт: Цифровые кабинеты»

Что же дают цифровые кабинеты на платформе «Техэксперт» предприятию в целом, руководителю и каждому конкретному сотруднику?

Во-первых, подсистема систематизирует регламентирующие документы, представляя их в виде реестров — причём эти реестры могут иметь фиксированный состав документации или автоматически обновляться в соответствии с заданными критериями.

Во-вторых, подсистема позволяет создавать цифровые кабинеты, наполненные не только созданными реестрами документов из Единого фонда, но и ссылками на внешние ресурсы. Она идеально подходит для формирования рабочего места, к которому специалист будет обращаться ежедневно для выполнения рутинных задач или, напротив, время от времени для выполнения специфических.

В-третьих, при наличии модуля СУ НТД «Техэксперт: Контроль актуальности ссылочной документации» пользователь цифрового кабинета может сам проверить актуальность документов, входящих в реестр.

В-четвёртых, цифровые кабинеты можно кастомизировать: не только выбирать название и состав кабинета, но также загружать логотипы, менять цвета на брендовые и т.д. Это позволяет компании создать информационный продукт, уникальный как с содержательной, так и с визуальной точки зрения.

Все эти возможности были доступны пользователям цифровых кабинетов и ранее. Что же изменилось этой весной? Для начала появилась функция автоматического уведомления пользователей об изменениях в реестрах — это существенно снижает риск использования неактуальной информации.

Кроме того, цифровой кабинет с подключённым модулем «Техэксперт: Контроль оборота НД. Ознакомление» уведомляет пользователя о необходимости ознакомиться с нужными документами.

Наконец, модуль «Контроль оборота НД. Актуализация» сам подскажет, когда документы в реестрах нужно обновить (эта опция пригодится, в первую очередь, ответственным за актуализацию сотрудникам).

Новые возможности «Техэксперт: Цифровые кабинеты»

Заключение

Единый фонд документов предприятия в чём-то похож на интернет: в нём есть всё, что нужно, но для того, чтобы найти нужную информацию, необходимо владеть навыками поиска. «Техэксперт: Цифровые кабинеты» доставляет необходимые документы прямо на рабочее место сотрудника и таким образом превращает Единый фонд из просто хранилища информации в инструмент, которым специалисты с удовольствием пользуются каждый день.

Больше узнать о цифровых кабинетах и других программных решениях платформы «Техэксперт» можно по электронной почте spp@kodeks.ru или телефону 8-800-505-78-25.