Алее Софтвер: КБНТИ Корпоративная система нормативно-технической информации

Корпоративная система нормативно-технической информации

Характеристика используемых документов:

1. Разнообразие (зарубежные и международные стандарты, рекомендации, руководства, справочники; национальные стандарты других стран, в том числе российские; отраслевые стандарты; стандарты предприятия; технические условия (внешние и внутренние); дополнительная или сопутствующая литература; тесно связанные со стандартами документы, такие как лицензии, сертификаты, разрешения и пр. документы; и др.)
2. Частота изменений
3. Взаимосвязь документов
4. Источники получения информации
5. Значимость документа
6. Сложность понимания и применения

Архитектура КБНТИ:

Какие вопросы закрываются:

1. Создание единого инструмента по работе со всеми видами НД и связанными с ними документами
2. Передача неключевых процессов по поддержке базы внешних НД на аутсорсинг
3. Организация инструмента по совместной работе как с внешними НД, так и внутренними
4. Полнота и актуальность используемых данных
5. Возможность проведения учета имеющихся документов и анализа использования документов по предприятиям
6. Соблюдение лицензионных политик SDO
7. Предоставление новых инструментов по работе с документами (сквозные полнотекстовые поиски, срезы и выборки по различным критериям, динамически создаваемые структуры и пр.)

Использование системы и примеры использования:

Система предназначена для крупных предприятий или концернов с большим разнообразием применяемых нормативных документов.

Актуальность системы заключается в оптимизации работы и сокращения издержек (временных и финансовых) на формирование и обслуживание базы нормативных документов, исключения рисков.

1. Компания «ТМК»: работает с системой c 2007 г., содержит базу всех НД (в том числе зарубежных и международных), используемых на заводах холдинга, а также содержит документы связанные с НД, такие как сертификаты, разрешения, лицензии и пр.
2. Наличие системы позволило «ТМК»пройти сертификацию в зарубежных сертификационных органах.
3. Компания «Кольская ГМК»: работает с системой с 2005г., содержит базу НД зарубежных и российских НД и стандартов предприятия, интегрирована с системой поддержки конструкторской документации.
4. Завод «Арсенал»: работает с системой с 2006г., содержит базу российских НД и стандартов предприятия.

Возможности:

1. Возможность поддержки любого количества документов, вносимых как самостоятельно, так и в автоматическом режиме компанией НОРМДОКС
2. Актуализация описательных (библиографических) данных по нормативным документам как в ручном, так и автоматическом режимах
3. Обновление полных текстов нормативных документов, как в ручном, так и автоматическом режимах
4. Организация системы извещений пользователей по новым поступлениям, изменениям статуса стандарта, появления изменений и дополнений к тексту стандарта, истечение срока действия и другим важным изменениям с нормативными документами
5. Отслеживание соблюдения условий лицензирования по каждому разработчику и даже по отдельным стандартам
6. Учет распечатанных копий документов
7. Организация разных уровней доступа к документам и функциям системы
8. Возможность сквозных сложных поисков (атрибутивных и полнотекстовых)
9. Поддержка и отслеживание ссылочности между документами
10. Создание заданий с возможностью отслеживания дисциплины исполнения

И другие возможности, такие как добавление любого необходимого Вам функционала и интеграция с уже имеющимися системами, например SAP, 1C, Doсumentum.

Преимущества:

Для конечных пользователей

1. Упрощение формирования базы нормативных документов и ее поддержки в актуальном состоянии;
2. Быстрый поиск необходимой нормативной документации и создания выборок по различным критериям;
3. Доступ к актуальным документам с рабочего места (через браузер или через специальный интерфейс);
4. Информированность по всем изменениям в нормативных документах;
5. Простая работа с системой и быстрое освоение системы за счет простых и привычных интерфейсов.

Для организации

1. Сокращение затрат на поддержку нескольких программ и баз данных по НД;
2. Упрощение ведения классических бумажных архивов внутренних и внешних нормативных документов;
3. Снижение затрат на поиски необходимой информации;
4. Повышение производительности труда и улучшение качества работы;
5. Консолидация документов: упорядоченное централизованное хранение всех документов, включая документы филиалов и представительств;
6. Хранение всей документации в защищенном репозитории (хранилище) и возможность быстрого резервирования информации;
7. Отслеживание лицензий по документам для соблюдения лицензионной политики внешних разработчиков стандартов.

Для администраторов

1. Быстрое развертывание ПО и его обновлений;
2. Простота администрирования системы, которая позволяет высвободить IT ресурсы и предоставить функции администрирования руководителям отделов или подразделений;
3. Сокращение нагрузки на IT персонал за счет работы браузерного интерфейса системы;
4. Простота мониторинга работы системы.

Технические характеристики

1. Архитектура
2. Поддерживаемые СУБД
3. Масштабирование
4. Миграция
5. Технологии
6. Интеграция
7. Требования к аппаратной и программной частям

Архитектура

Система КБНТИ имеет трехзвенную архитектуру.

Клиентское приложение (оба — полный клиент и веб-клиент) не содержит данных и логики работы системы. Вся логика работы с системой находится на сервере приложений. Все данные системы, за исключением файлов (электронных документов или их копий), хранятся в СУБД. Электронные документы или их копии располагаются в файловой структуре, имеющей определенную структуру.

Преимущества такой архитектуры очевидны:

Безопасность и защищенность — клиентское приложение КБНТИ не имеет прямого доступа к данным — только через функции сервера приложений.

Гибкость — и с точки зрения изменения логики работы системы КБНТИ, и с точки зрения распределения нагрузки — звенья системы могут быть размещены на различных аппаратных средствах и таким образом снижена нагрузка на отдельно взятый элемент. Например, сервер приложений и СУБД могут располагаться на разных серверах, а файловая структура размещаться на независимом RAID-массиве.

Невысокие требования к клиентским машинам за счет выполнения ресурсоемких операций сервером приложений и решающих теперь только задачи визуализации данных. Клиентские приложения системы КБНТИ представляют собой «тонкого» клиента, который не перегружен функциями обработки данных, а выполняет роль представления информации, поступающей с сервера приложений в системе. Клиентские интерфейсы реализованы с помощью стандартных средств Web-технологии — браузера и Java, что уменьшает объем данных, передаваемых между клиентом и сервером приложений и позволяет подключать клиентские компьютеры даже по медленным линиям типа телефонных каналов.

Поддерживаемые СУБД

Система КБНТИ работает с различными СУБД. На данный момент мы предлагаем своим клиентам выбирать среди следущего списка баз: MySQL, MSSQL, Oracle и PostgreSQL. В ближайщем будущем планируется работа с DB2.

Поддержка различных СУБД определяется использованием технологии Hibernate, которая позволяет системе быть независимой в применении той или иной СУБД и обеспечивает прозрачную поддержку сохранности данных.

Нельзя сказать, что мы рекомендуем ту или иную СУБД в плане лучшей работы с системой КБНТИ. Ни одна из СУБД не может рассматриваться как лучший или оптимальный вариант. Выбирая СУБД, мы предлагаем Вам выбрать ту из них, которой отдается предпочтение в вашей компании или определено корпоративной политикой, или выбор которой определяется наличием в компании специалиста, имеющего опыт работы с только с определенной СУБД, или, в конце концов, Вы субъективно склоняетесь к определенной базе. В каждом выборе есть свои плюсы и свои минусы и определяются они особенностями работы самой СУБД, а не работой системы КБНТИ с той или иной СУБД.

Масштабирование

Система КБНТИ может работать как на одном сервере так и, при необходимости, масштабироваться на несколько серверов для распределения нагрузки от большого числа одновременно работающих пользователей. Системой поддерживается как горизонтальное так и вертикальное масштабирование, что позволяет до определенного времени повышать быстродействие системы наращиванием вычислительных мощностей и оперативной памяти одного сервера а при достижении системных ограничений разбить систему на несколько независимых серверов. Любой из компонентов КБНТИ – сервер БД, сервер приложений, веб интерфейс, имидж сервер — могут быть разнесены на разные физические сервера.

Миграция

Система КБНТИ не только работает на всех основных платформах и СУБД, но и позволяет моментально переключаться между ними. Так как представление данных не зависит от операционной системы и процессора, если вы захотите, например, перенести сервер с Windows на Unix систему, все что потребуется это проинсталлировать ПО на новую платформу. Если вы захотите перейти от одного производителя СУБД на другого — достаточно просто снять резервную копию на старой БД и восстановить ее же на новой средствами архивной системы.

Технологии

КБНТИ — полноценная система уровня предприятия, построенная на базе технологии JavaEE 5. Благодаря проверенным технологиям, она с легкостью обрабатывает как 10 тысяч так и 10 миллионов объектов БД, одновременно обслуживая запросы как 3 так и 3000 пользователей, не требуя при этом дорогостоящего специализированного оборудования.

Коммуникации между компонентами системы происходят по шине обмена сообщениями сервера приложений (Enterprise Service Bus), а работа клиенстких приложени — посредством веб служб. Клиенсткие приложения, включая полный клиент, работают по практически любым каналам связи — для устновления соединения с сервером достаточно всего лишь разрешенного через прокси сервер HTTP протокола и ширины канала 512 кбит/с

Технологии абстракции от слоя хранения данных и выполнение всей логики сервером приложений обеспечивает высокую переносимость и широкий спектр поддерживаемых СУБД

Веб службы позволяют производить легкую интеграцию сторонних ИС и программ с архивной системой а при необходимости, получать прямой доступ к данным в БД.

Интеграция

Система КБНТИ построена по принципу трехзвенной ИС и является полнофункциональным Enterprise приложением, работающим под управление JEE сервера приложений, что обеспечивает широкий спектр возможностей по интеграции сторонних приложений с системой:

1. Интеграция путем регулярной выгрузки информации из КБНТИ во внешние файлы данных для их последующей обработки в сторонней информационной системе;
2. Прямой доступ к таблицам базы данных КБНТИ;
3. Использование веб служб, публикуемых КБНТИ;
4. Использование WebSDK, для создания собственных веб приложений, работающих с данными КБНТИ;
5. Использование Java-коннектора КБНТИ в собственных Java программах, веб и enterprise приложениях для получения доступа к данным системы.

Требования к аппаратной и программной частям

Требования к аппаратному обеспечению формируются исходя из конфигурации системы КНТИ (выбранных модулей и серверов), а также исходя из предполагаемых нагрузок на систему в процессе эксплуатации и ориентировочному объему хранимых данных. Системное программное обеспечение выбирается из личных приобритетов и политики компании.

Требования к серверному аппаратному и программному обеспечению

1. Серверные компоненты архивной системы (сервер приложений, веб-сервер, СУБД, файловое хранилище) устанавливаются на выделенный сервер с рекомендуемой конфигурацией и следующим системным ПО:
2. Минимальная тактовая частота процессора — 2 ГГц;
3. Количество процессоров — 2-4;
4. Минимальные требования к ОЗУ — 16 Гб (рекомендуемые — 32Гб);
5. Свободное дисковое пространство под систему — 1 Гб, под данные — расчетная величина;
6. Свободное дисковое пространство под данные — расчетная величина;
7. Операционная система — Uniх/Linux, Windows 2000, 2003, 2008 (64 bit) Server, MacOS X 10.5;
8. СУБД: MS SQL 2005/2008/2012, MySQL 5, Oracle 10, PostgreSQL 8 (подробнее о СУБД можно прочитать в разделе «Поддерживаемые СУБД»).

В случае предполагаемого большого количества хранимых в электронном архиве данных (свыше 1Тб) рекоммендуется файловое хранилище размещать на внешнем RAID-массиве.

В случае высоких нагрузок при работе с системой, таких как атрибутивные поиски, большое количество создаваемых карточек и пр.) предлагается а) увеличить объем оперативной памяти и б) разнести на отдельные сервера сервер приложений, СУБД и (если есть в поставке) такие сервера, как OCR и Image сервера (последний — при большом количестве распознаваемых документов). Подробнее о масштабировании системы можно посмотреть в разделе «Масштабирование».

Отдельно отметим, что система КБНТИ не предъявляет жестких требований к использованию серверов или внешних хранилищ определенных производителей. Она прекрасно работает как на брендовой технике, так и не на таковой.

Требования к конфигурации локальных и интернет-сетей

Учитывая сетевой режим работы системы предъявляются требования к локальныйм сетям или сетям интернет, в случае удаленной работы с системой:

1. Сетевые протоколы — TCP/IP;
2. Пропускная способность каналов связи — 100 Мб/с.
3. Требования к клиентскому аппаратному и программному обеспечению
4. К рабочим станциями читателей не предъявляется каких-либо требований.
5. Рабочие станции редакторов должны удовлетворять следующим условиям:
6. Разрешение экрана не менее 1024х768 пикселей (для наиболее комфортной работы рекомендуется использовать разрешение по горизонтали от 1280 точек и широкоформатные экраны);
7. Не менее 1Gb оперативной памяти;
8. Не менее 10 Гб свободного места на жестком диске;.
9. Операционная система — любая.

КБНТИ в облаке

Из чего состоит база нормативно-технической документации компании

1. Разнообразные НД (зарубежные и международные стандарты, рекомендации, руководства, справочники; национальные стандарты других стран, в том числе российские; отраслевые стандарты; стандарты предприятия; технические условия (внешние и внутренние); дополнительная или сопутствующая литература)
2. Взаимосвязанные со стандартами документы, такие как лицензии, сертификаты, разрешения и пр. документы

Эти документы могут быть:

1. Действующие, отмененные, замененные
2. Более и менее значимые в работе компании
3. Емкие, сложные и простые в понимании и использовании
4. Часто изменяющиеся и без четкого времени изменения
5. Написанные на разных языках

Как мы хотим работать с базой НД

Четко знать, какие документы используются компанией или всеми компаниями в холдинге

1. Перечень документов (по номерам, тематикам, SDO и др. критериям) — учет
2. Статус документа — актуальность
3. Взаимосвязь между документами — влияние
4. Оповещения при изменениях в документах — осведомленность
5. Пользователи стандартов — использование
6. Источник приобретения — легитимность
7. Права на использование (однопользовательские или сетевые) — «юридическая чистота»
8. Поддержание жизненного цикла НД (создание, согласование, принятие изменения) — процесс

Эволюция работы с нормативно-технической документацией

Локальное хранение и использование: закупаем однопользовательскую лицензию, делаем бумажную копию, при необходимости передаем (копируем) другому лицу.

Сетевое хранение: НТД размещены в расшаренных или сетевых папках, доступны практически мгновенно большому количеству пользователей.

Использование централизованных информационных систем, хранящих все используемые в компании (холдинге) НД с необходимыми функциями для работы с нормативными документами.

КБНТИ в облаке

Схема КБНТИ

Нормативно-техническая документация из «облака КБНТИ»

Зарубежные стандарты в российских справочно-правовых системах (СПС)

Ни ОДНА российская справочно-правовая система не имеет права продавать сетевые лицензии и размещать зарубежные стандарты в своих информационных системах. Если такое происходит, требуйте подтверждающих документов (разрешительные письма и соглашения с SDO).

Стоимость услуги

Для примера рассмотрим тематический сборник из 200 стандартов компании ASTM.

Стоимость годовой лицензионной подписки на этот сборник в версии Plus (включая отмененные стандарты и опцию RedLine), приведена в таблице:

Кому это нужно?

1. Активным пользователям зарубежной НТД
2. Всем, кому необходимо предоставить доступ к стандартам более чем одному сотруднику

Что нужно для начала?

1. Прислать перечень интересующих нормативных документов
2. Приобрести сетевую лицензию на использование этих документов
3. Заключить контракт на услугу КБНТИ в «облаке»