Электронный архив проектной документации

Электронный архив проектной документации – одно из наиболее интересных и популярных отраслевых ИТ-решений, интерес к которому растет с каждым годом. Проекты по созданию таких систем специфичны, зачастую связаны с проблемами хранения нормативно-технической документации. На рынке достаточно решений для организации электронного архива – под ним обычно имеют в виду информационную систему с набором функций для гарантированного хранения документов и гибкого поиска. Все нюансы — в реализации, ведь в разработке часть компаний отталкивается от универсальных принципов работы с конструкторскими проектными документами, часть – от расширений функций традиционного делопроизводства. В любом случае, в первую очередь электронный архив это система, облегчающая работу с электронными документами и позволяющая более оперативно предоставлять к ним доступ – как сотрудникам организации, так и сторонним компаниям, в том числе – органам государственной и негосударственной экспертизы.

Соотношение количества бумажных и электронных документов составит через пять лет 50% на 50%, а через 10 лет - 30% на 70%. Количество электронных документов удваивается за год, а количество бумажных документов растет только на 7%.

Электронный архив проектной документации на базе STOR-M 3, позволит Вам:

• перевести проектную документацию в электронный вид и эффективно работать с ней;
• структурировать и описывать данную документацию;
• производить различные специфические для данного вида деятельности поиски и выборки;
• видеть полную информацию по всем подразделениям, филиалам и объектам;
• предоставить доступ к документации всем заинтересованным лицам;
• готовить комплекты проектно-сметной документации для заказчика и различных проверяющих органов.

Для организации эффективной работы с проектными документами архивная система должна содержать полные данные по всем объектам в электронном виде: структуру документов по каждому из объектов, для которых разрабатывалась проектнаядокументация; поля описаний данных документов и непосредственно сами файлы документов (отсканированные копии подлинников документов в формате PDF или TIFF) или исходные документы в любом электронном формате (AutoCAD, PDF, Word, Excel и т.д.).

Заполнение архивной системы может происходить различными способами:

• документы сторонних компаний заносятся в электронный архив путем сканирования (если они поступают в бумажном виде) или путем прикрепления в архив их файлов (если документы электронные) по мере поступления в компанию;
• собственные документы – путем автоматического создания записи в электронном архиве из имеющейся системы проектирования и последующего прикрепления файла документа;
• архивные документы – путем поточного сканирования и ввода копий архивных документов в электронный архив;
• заполнение может производиться во всех подразделениях компании, в том числе удаленных.

Структурирование и описание информации производится по мере внесения данных одним из перечисленных выше способов. Под структурированием и описанием информации подразумевается формирование каталога проектной документации и определение полей описаний для группы документов или одного документа, необходимых для дальнейшей работы с ними. Структура архива и структура полей описаний документов индивидуальны для каждой компании и отражают специфику работы с документами.

Как только документы поступают в архивную систему, Вы можете организовать доступ к ним для соответствующих сотрудников компании, а также, в случае необходимости, удаленных сотрудников подразделений или филиалов.

Чем полнее представлена проектная документация в электроном архиве, тем большие возможности предоставляет система по работе с данной документацией, а именно – поиск и формирование комплектов документов для заказчика, для отправки на объект или в проверяющие органы.

Для быстрого и удобного формирования пакетов документации и отправке их, например, заказчику, в архиве предусмотрен экспорт всех данных, хранящихся в архиве, или их части в отдельную файловую html- структуру. Данные экспортируются в структурированном виде также, как они хранились в архиве, со всеми атрибутами, описаниями и файлами. Далее эти данные могут быть записаны на CD или DVD диски и переданы заказчику.

Гибкий поисковый механизм позволяет наилучшим образом настроить поисковые поля, оптимизировать их для поиска именно проектной документации данной компании, что в свою очередь уменьшает время, затрачиваемое на поиск.

Поиски и выборки могут проводиться по различным критериям. Чем полнее и глубже описана документация на этапе структурирования, тем сложнее и полнее могут быть выборки. Возможность проведения таких выборок ускоряет процесс поиска документов в разы по сравнению с поисками в бумажном архиве.

Таким образом, Вы получаете эффективный инструмент для работы с проектной документацией, ускоряющий эту работу и экономящий Ваши средства за счет сокращения:

• расходов на хранение и копирование бумажных документов;
• количества людей на обработку бумажных оригиналов;
• времени на поиск нужного документа;
• времени на подготовку комплектов документов.