Алтиус - Документооборот

Переход к ведению безбумажного документооборота и внедрение в компаниях специальных систем электронного документооборота (СЭД) – не редкость. Многие пришли к выводу, что в ворохе бумаг можно просто погрязнуть, да и нужно ли вообще тратить время на сложную работу с документами. Соответственно, возникает вопрос: как выбрать ПО для ведения документооборота, каким оно должно быть? Что важнее бренд или эффект?

Многообразие СЭД, представленных на рынке, поражает. Платные и бесплатные программы, «коробки» и заказные разработки – чего только нет! Сложнее всего в этом случае предполагаемому пользователю программы, которому надо:

• Выбрать программу,
• Внедрить её,
• Освоить,
• Обучить коллег, если нужно,
• Получить реальную пользу.

Даже стоимость программы играет не такую решающую роль, как, например, простота её использования, логичность структуры, возможности.

Создавая программу «АЛТИУС — Документооборот», компания «АЛТИУС СОФТ» учла, какими приоритетами руководствуются потенциальные пользователи СЭД, что для них важно. Именно это и помогло создать вышеназванную программу такой, какой она является сейчас.

Именно простой и удобной, по мнению пользователей, должна быть программа для ведения электронного документооборота. Резонно спросить, чем программа «АЛТИУС — Документооборот» проще и удобнее других?

• Во-первых, программа не требует от пользователя специальных знаний компьютера. Достаточно уметь пользоваться «мышкой» и клавиатурой. Обучение программе не требуется.
• Во-вторых, программа полностью готова к работе в ней, не требует дополнительных настроек.
• В-третьих, вся работа с документами строится в режиме одного окна, лишнего перемещения не нужно. На каждый документ создаётся всего одна карточка.
• В-четвёртых, в программе реализованы основные возможности, которые необходимы для ведения чёткого, оперативного документооборота в любой компании.
• В-пятых, программа сделана для компаний, умеющих ценить своё время. В отличие от классической системы документооборота в программе реализован главный, а не второстепенный функционал.
• В-шестых, программа специализирована для строительных предприятий, но может использоваться в любых компаниях.

Раз уж была затронута тема автоматизации документооборота в строительстве, то скажем, что он гораздо более сложен, нежели документооборот в какой-либо другой отрасли. Не хотелось бы никого обижать, но многие разработчики это не учитывают, делая СЭД перегруженной ненужным функционалом, который буквально лежит «мёртвым грузом», усложняет работу в программе. Программа «АЛТИУС — Документооборот» в этом смысле адаптирована для строителей. Принцип программы – минимум того, что нужно для нормального ведения документооборота. Разработчик говорит открыто о том, что в программе находится именно корень документооборота, тот реальный минимум, без которого и документооборот - не документооборот. Сделано это не для того, чтобы занять сотрудников строительных компаний дополнительной работой, а оттого, что они и так всегда заняты. Масса договоров с заказчиками, подрядчиками, поставщиками, дополнительные соглашения к этим договорам, акты, счеты и прочие документы требуют учёта. И учёт этот должен быть корректным и чётким. Так, программа «АЛТИУС — Документооборот» возьмет на себя все, что связано с контролем каждого из этапов выполнения договора. Как известно, внутри компании различные этапы могут курировать разные сотрудники. Программа позволяет установить напоминание о контрольных сроках как группам сотрудников, так и персонально каждому ответственному исполнителю за тот или иной участок на любом из этапов действия договора.

В программе также существует возможность настройки индивидуальной обработки для каждого типа документа: схема визирования и система напоминаний. То есть, к примеру, у карточки договора может быть свой список визирующих, получающих напоминания и ответственных сотрудников, а у карточек других документов (приложений к договорам, актов выполненных работ и т.д.) – свои настройки. Важно и то, что осуществить данные настройки может обычный пользователь ПК, без помощи системного администратора.

Как правило, специалисты строительных компаний знают или хотя бы слышали о том, что на рынке присутствуют десятки или даже сотни программ для автоматизации документооборота. Все они схожи в той или иной степени и, в то же время, имеют ряд отличий: в плане возможностей, функционала, стоимости и так далее. Следовательно, разнообразие настолько велико, что, на первый взгляд, говорить об отличительных особенностях одной, конкретно взятой программы для ведения документооборота в строительстве – дело пустое. В чём, собственно, она может превзойти себе подобных? Тем не менее, такой пример привести можно. В данном случае он связан с программой «АЛТИУС — Документооборот».

Но начнём по порядку, чтобы дальнейшее повествование было более понятным и очевидным. Опишем стандартную ситуацию, которая строится по следующему сценарию. Строительная организация покупает некую систему документооборота (неважно какую), успешно её внедряет и запускает в работу. Использование программы происходит удачно первое время, но через год или два невооруженным взглядом становится видно, что программа просто «умирает». Это вызвано лишь тем, что специалисты строительной организации всегда заняты. Причём это очевидный факт, а не ироничное замечание в адрес последних. В строительстве существует проблема кадрового «голода» — найти квалифицированного специалиста СДО, ПТО или службы прораба очень трудно. В результате, на квалифицированных специалистов возлагается ещё и работа в программе документооборота. Естественно, отвлекаться от производственного процесса на ввод данных ещё в одну программу им просто некогда. Нет, они не заявляют, что отказываются работать в программе. По объективным причинам они расставляют приоритеты в работе, отдавая первостепенное значение производственной деятельности. Ввиду такого положения дел данные в систему документооборота вносятся нерегулярно, что и ведёт к потере актуальности информации в ней. Устаревшие сведения в работе помогают мало, а новые никто не фиксирует.