Платформа Центр хранения электронных документов (ЦХЭД)

2023: Поручение Дмитрия Чернышенко о создании единого центра хранения электронных документов

Заместитель председателя Правительства РФ Дмитрий Чернышенко поручил Минцифры совместно с Росархивом и регионами проработать вопрос развития и использования Центра хранения электронных документов. Об этом в аппарате вице-премьера сообщили в конце октября 2023 года.

На совещании с руководителями цифровой трансформации федеральных органов исполнительной власти и регионов РФ Дмитрий Чернышенко отметил, что при цифровизации архивов очень важно не забывать о сохранности данных, для этого существует федеральное решение - Центр хранения электронных документов, которое в 2024 году будет переведено на платформу «Гостех».

В России создадут Центр хранения электронных документов

Одна из целей цифровизации – повышение доступности различных документов и тем самым снижение бюрократизации, считает член комитета Госдумы по информационной политике, информационным технологиям и связи Антон Немкин.

Как правило, именно работа с документами осложняет эффективную работу как в государственном, так и в частном секторе. Иногда бывает так, что чтобы получить какой-то документ из архива, необходимо спуститься на отдельный этаж, как правило, подвального помещения, где его выдадут на определенный срок. Это, действительно, распространённая практика для тех же государственных органов. Другой путь – цифровизировать весь возможный архив и предоставить либо свободный доступ сотрудникам, либо по запросу. Конечно, такой подход значительно сэкономит время и повысит эффективность процессов, – считает Антон Немкин.

По его словам , не все органы власти ведут полный список, например, поручений другого государственного института, что иногда отрицательно сказывается на выработке общей политики. Поэтому единая цифровая база может положительно сказаться на общей координации.^[1]

2022: Анонс завершения разработки «Платформы "Центр хранения электронных документов"»

К концу 2022 года в России завершится разработка государственной информационной системы «Платформа "Центр хранения электронных документов"» (Платформа «ЦХЭД»). С вводом в эксплуатацию системы документы, созданные в электронном виде, будут передаваться на постоянное архивное хранение онлайн, без обязательной печати на бумаге. Оператором платформы «ЦХЭД» является Минцифры России, которое и сообщило об этом 15 июня 2022 года.

На июнь 2022 года все федеральные ведомства должны отправлять документы в Государственный архив России в печатном виде. Речь идет даже об электронных документах, подписанных электронной подписью. Это влечет избыточный расход бумаги и создает нагрузку на ведомства.

Платформа «ЦХЭД» отменит обязательную печать электронных документов, направляемых в Государственный архив.

Архивные документы содержат значимую для государства и общества информацию, которая подлежит хранению. Данная платформа позволит передавать электронные архивные документы на хранение и вести учет этих документов, не прибегая к созданию бумажных версий. Такая мера не только поможет экономить средства на печати, но и оптимизирует процессы делопроизводства и сократит трудозатраты работников архивов. Мы совместно с Росархивом стараемся максимально упростить задачу ведомствам по переходу на электронное хранение. Например, для ведомств, где нет архивного модуля в их системе документооборота, мы разрабатываем облачное приложение. Там можно будет временно хранить и в дальнейшем отправлять документы в "ЦХЭД", – отметил замглавы Минцифры России Андрей Черненко.

Платформа «ЦХЭД» создается для:

• комплектования;
• учета;
• хранения;
• использования электронных архивных документов.

«ЦХЭД» обеспечит сохранность, целостность и пригодность документов для использования на протяжении всего срока хранения с сохранением юридической значимости.

К платформе в рамках опытной эксплуатации на июнь 2022 года уже подключились 14 ведомств, среди них – Минпромторг, Минпросвещения, Росстандарт, Ростуризм, Минвостокразвития и другие. До конца года количество подключенных органов власти увеличится до 20.

Заказчиком системы является Федеральное архивное агентство, разработкой и развитием платформы «ЦХЭД» занимается подвед Минцифры России НИИ «Восход».

ГИС «Платформа "ЦХЭД"» будет подключена к системе межведомственного электронного документооборота. Благодаря этому ведомства смогут направлять электронные архивные документы в Государственный архив РФ на хранение, а также получать подтверждение о размещении документов в нем. Документы, направляемые на хранение, будут иметь усиленную квалифицированную электронную подпись. Автоматизация поиска документов в системе позволит при необходимости быстро найти нужный документ, – прокомментировал директор ФГАУ НИИ «Восход» Максим Рымар.

2021

Минцифры создает межведомственную рабочую группу по ГИС для долгосрочного архивного хранения электронных документов

Минцифры решило создать межведомственную рабочую группу по платформе «Центр хранения электронных документов» (ГИС «Платформа ЦХЭД»). Проект приказа ведомства о создании группы был опубликован 23 июля 2021 года на официальном сайте для размещения проектов нормативных правовых актов^[2].

В состав межведомственной рабочей группы войду представители Минцифры России, Росархива и других ведомств. Ее точный состав позже должно утвердить Минцифры. В проекте приказа сказано, что к участию в работе группы при необходимости могут быть привлечены эксперты и специалисты, не являющиеся ее членами, с правом совещательного голоса.

Среди задач рабочей группы - рассмотрение вопросов, подготовка предложений по внесению изменений в законодательство РФ в целях создания платформы (фото - olimp.best)

Создается группа в рамках проекта «Цифровое государственное управление» нацпрограммы «Цифровая экономика». Проект подразумевает реализацию мероприятий для того, чтобы за счет платформы ЦХЭД обеспечить процессы долгосрочного архивного хранения электронных документов с сохранением их юридической значимости для федеральных органов исполнительной власти. Платформа позволит автоматизировать основные функции архива, определенные законодательством РФ в сфере архивного дела и делопроизводства: хранение, комплектование, учет и использование электронных архивных документов.

В задачи межведомственной группы будет входить координация деятельности ФОИВ, государственных внебюджетных фондов и коммерческих организаций, необходимой для создания, развития и обеспечения функционирования платформы ЦХЭД.

Группа также будет рассматривать вопросы и разрабатывать предложения по созданию этой платформы, вырабатывать критерии оценки результатов ее создания. В числе задач указано и рассмотрение вопросов, подготовка предложений по внесению изменений в законодательство РФ в целях создания платформы.

Заседания рабочей группы будут проводиться по мере необходимости, но не реже одного раза в два месяца.

Создание ГИС для долгосрочного архивного хранения электронных документов

В начале июня 2021 года стало известно о создании Министерством цифрового развития, связи и массовых коммуникаций РФ новой государственной информационной системы (ГИС), предназначенной для длительного хранения электронных документов. Она получила название «Платформа «Центр хранения электронных документов» (ГИС «Платформа ЦХЭД»).

Как сообщает ТАСС со ссылкой на соответствующий проект постановления Правительства РФ, опубликованный на федеральном портале проектов нормативных правовых актов, платформа создается для долгосрочного архивного хранения электронных документов, поступающих от федеральных органов исполнительной власти, с сохранением их юридической значимости для федеральных органов государственной власти.

Минцифры разрабатывает ГИС для долгосрочного архивного хранения электронных документов

В Минцифры пояснили, что ГИС поможет автоматизировать основные функции архива, обеспечив надежное хранение, комплектование, учет и использование электронных архивных документов за счет использования информационно-коммуникационных технологий. Предполагается, что использование этой системы среди прочего гарантирует сохранность электронных архивных документов, сократит риски утраты документов, уменьшит расходы на хранение, комплектование, учет и использование архивных документов, а также облегчит поиск и работу с ними.

Согласно проекту постановления, до 31 декабря 2021 года «Платформа ЦХЭД» должна быть принята в опытную эксплуатацию; а ровно через год после этого — введена в эксплуатацию. С 1 января 2025 года ГИС «Платформа «ЦХЭД» будет использоваться для передачи на постоянное хранение электронных архивных документов федеральными органам.

Финансирование мероприятий по созданию, развитию и эксплуатации платформы ЦХЭД в 2020-2024 гг. планируется осуществлять за счет средств федерального бюджета в рамках подпрограммы «Информационное государство» госпрограммы «Информационное общество».^[3]

Примечания