Электронный архив (Локальный архив Диадок)

2013: Выпуск продукта «Электронный архив»

Решение «Электронный архив» обеспечивает автоматизированное формирование централизованного иерархического архива документов, включающего электронный карточки и сканированные образы юридически значимых документов.

О выходе продукта сообщила разработчик - компания ENSOL 16 июля 2013 года.

Электронный архив незаменим в работе бухгалтерской службы, обеспечивая возможность мгновенного формирования необходимых подборок первичных документов по запросу налоговых органов, например, счетов-фактур по контрагенту, с возможностью вывода скан-образов отобранных документов на печать. Использование «Электронного архива» особенно эффективно для работы территориально распределенных и холдинговых компания, позволяя централизовать службу бухгалтерского учета и обеспечить транспорт для передачи документов в головную компанию в электронном виде.

Преимущества использования

• Кардинальное сокращение времени необходимого на поиск и получение необходимых документов сотрудниками компании
• Высвобождение значительного времени дорогостоящего квалифицированного персонала при работе с документами
• Исключение многократного копирования и дублирования бумажных документов
• Исключение рисков потери и утраты документов
• Взаимодействие с территориально удаленными подразделениями в рамках процессов документооборота
• Контроль наличия оригиналов первичных документов и их физического местонахождения
• Автоматизированное формирование подборок документов по запросу налоговых органов
• Просмотр сканобразов документов из соответствующих проводок учетной системы (1С, Mirosoft DAX и т.п.)

Платформа

Решение "Электронный архив" основано на программной платформе Microsoft SharePoint Server 2010. Платформа Microsoft SharePoint основана на использовании WEB-технологий. Система на основе Microsoft SharePoint помогает организовать работу всех подразделений компании с единой информационной базой, независимо от их территориального расположения.

Маршрутизация и структура

• Cистема обеспечивает автоматическое формирование иерархической структуры хранения документов в архиве на основе их реквизитов. Для каждого типа документов может быть настроена индивидуальная структура хранения, например, для договоров это может быть иерархия включающая: Год \ ЦФО \ Вид договора.

• В процессе работы документы автоматически размещаются системой в соответствующем каталоге архива на основании их реквизитов что исключает возможные ошибки размещения документа.

Карточки и скан-образы документов

• Cиcтема обеспечивает возможность настройки неограниченного количества типов документов с индивидуальными наборами реквизитов, обеспечивающих возможность фильтрации документов по произвольному набору значений.

• Помимо электронной карточки каждый документ в системе представлен соответствующим скан-образом документа в его оригинальном виде (с печатями, подписями и т.п.).

• Скан-образы документов размещаемые в системе проходят автоматическое распознавание с помощью специализированного программного обеспечения ABBYY, что позволяет работать со скан-образами как с электронными документами, включая возможности копирования и контекстного поиска содержимого документа.

Отбор и вывод на печать

• На основании реквизитов электронных карточек система позволяет мгновенно формировать необходимые подборки документов и выводить на печать соответствующие сканобразы. Быстрый отбор документа позволяет, например, кардинально сократить время подготовки документов по запросу налоговых органов отобрав по определенному контрагенту счета-фактуры за период.

• Быстрый отбор документов по реквизитам позволяет также контроллировать наличие оригиналов первичных документов в случае первичного получения их электронных копий. Для этого достаточно произвести отбор документов по статусу наличия оригинала, после чего по не предоставленным документам возможна автоматическая рассылка напоминаний ответственным менеджерам.

Контекстный морфологический поиск

• Помимо отбора необходимых документов по реквизитам система обеспечивает возможность полнотекстового поиска по содержимому документов. При вводе в систему скано-бразы проходят автоматическое распознавание и индексируются поисковым сервисом. Это дает возможность пользователям использовать поисковые запросы точно также как это делается в поисковых системах Yandex или Google.

• Результаты поискового запроса выводятся в соответствии с их релевантностью запроса, после чего система автоматически формирует уточняющие критерии на основе реквизитов документов, попавших в результаты поиска. Одним кликом пользователь может дополнительно отобрать документы определеного типа, по определенному контрагенту, ЦФО и т.п.

Взаимосвязи документов

• Система обеспечивает возможность ручного и автоматического связывания документов в логические пакеты, позволяющие работать не с отдельными документами, а с их взаимосвязанными пакетами. Так, например, в карточке договора отображается реестр соответствующих первичных документов, в карточке накладной отображается счет-фактура и т.п.

• Использование связей документов позволяет группировать документы по любому нужному основанию. Примерами могут служить группировки документов по Проекту, Подразделению, Статье затрат и т.п.

Архитектура

В состав решения "Электронный архив" входит подсистема автоматического распознавания сканобразов документов, обеспечивающая полнотекстовое распознавания содержимого документа и, как следствие, возможность полнотекстового морфологического поиска документов по их содержимому. Использование поисковых сервисов решения пользователь имеет возможность быстро и эффективно находить в огромных массивах информации документы не зная их формальных реквизитов (дата, номер, договор и т.п.).

• В решении использованы разработки компании ABBYY, являющейся одним из ведущих мировых разработчиков программного обеспечения распознавания и ввода документов, лингвистики и перевода. Распознавание документов обеспечивается в полностью автоматическом режиме и не требует от операторов и пользователей Электронного архива никаких дополнительных действий.

Корпоративные справочники и управление НСИ

• Одним из важных технологических преимуществ решения "Электронный архив" является возможность использования внешних справочников реквизитов. Данная возможность позволяет интегрировать решение практически с любой внешней системой используемой для управления нормативно-справочной информацией, например учетной системы на базе 1С, Microsoft Dynamics или любой другой системы класса ERP и MDM.

• Использование внешних справочников гарантирует актуальность справочной информации в системе в режиме online не требуя при этом никакой поддержки и синхронизации справочной информации. Решение "видит" справочники внешней системы как свои собственные и позволяет использовать их при формировании карточек документов. Типовыми примерами использования внешних справочников являются справочники Юридических лиц, ЦФО, Контрагентов и т.п

Интеграция с внешними системами

• В состав решения "Электронный архив" входит ряд сервисов, обеспечивающих интеграцию с любыми существующими информационными системами заказчика. Использование сервисов решения позволяет обеспечить просмотр сканированного образа документа, находящегося в Электронном архиве, непосредственно из внешней системы. Наиболее распространенным вариантом использования сервисов интеграции Электронного архива является обеспечение возможности просмотра документов при работе с учетной системой, например, семейства 1С:Предприятие. Так, например, просматривая операцию реализации в 1С:Бухгалтерии можно одним нажатием кнопки открыть для просмотра соответствующую ей накладную или акт в их оригинальном виде.
• Решение "Электронный архив" включает модуль интеграции с системой обмена юридически значимыми электронными документами ДИАДОК от компании СКБ Контур. В настоящее время система ДИАДОК является одним из лидеров рынка, обеспечивая эффективное взаимодействие юридических лиц без дублирования документов на бумажных носителях. Использование решения "Электронный архив" совместно с сервисами ДИАДОК позволяет не только обеспечить надежное долговременное хранение документов компании, но и максимально упростить и ускорить процессы документооборота с контрагентами компании.