ЭР: Электронный архив бухгалтерских документов

«Эффективные решения: Электронный архив бухгалтерских документов» — это аппаратно-программный комплекс, обеспечивающий ввод (потоковое сканирование или импорт) и хранение скан-образов различных учетных документов в привязке к транзакциям в учетной системе предприятия.

Используя более чем 6-летний опыт в создании и развитии систем автоматизации документооборота, Группа компаний «Эффективные решения» обеспечит внедрение, обслуживание и дальнейшее развитие электронного архива бухгалтерских и финансовых документов.

«Эффективные решения: Электронный архив бухгалтерских документов» включает в себя инновационные инструменты для хранения электронных образов первичных документов, скоростного потокового ввода информации, а также управления и контроля документооборота на платформе 1С:Предприятие.

Отметим лишь несколько главных преимуществ данного решения:

• В едином хранилище можно собрать все документы, проходящие через бухгалтерии как головного офиса, так и его филиалов.
• Вся информация четко структурирована, поиск нужного документа займет минимальное время.
• Благодаря решению «Эффективные решения: Электронный архив бухгалтерских документов» обеспечивается автоматическое формирование проводок в учетных системах без ручного ввода информации (в процессе сканирования данные автоматически извлекаются из документов).

• Оперативная подготовка и предоставление документов для налоговых и аудиторских проверок.
• Снижение рисков несвоевременной обработки запросов проверяющих органов.
• Ведение учета территориально-распределенного предприятия на основании скан-образов первичных документов.
• Контроль своевременного предоставления контрагентами входящей первичной документации и правильности ее оформления.
• Снижение затрат на поиск и формирование бумажных копий документов.
• Возможность одновременного обращения к документу любого количества уполномоченных пользователей.
• Повышение удобства работы с документами, реализация концепции «Чистый стол».
• Возможность просмотра всех первичных документов, связанных с оформлением каждой финансово-хозяйственной операцией в учетной системе предприятия.
• Снижение востребованности бумажных оригиналов с возможностью вывоза бумажного архива в удаленное защищенное хранилище.

Некоторые функции системы «Эффективные решения: Электронный архив бухгалтерских документов»:

• Быстрый поиск и подбор нужных документов по определенным реквизитам документа или контексту.
• Интеграция с учетной системой предприятия, т.е. скан-образы первичных документов привязаны к транзакциям учетной системы.
• Надежное архивное хранение электронных документов (документы хранятся в защищенном массиве).
• Доступ пользователей к электронным копиям документов осуществляется в соответствии с установленными правами.
• Групповой экспорт / групповая печать документов на основе гибкой выборки по необходимым атрибутам.
• Версионность документов.
• Большое количество гибких отчетов.
• Потоковое сканирование больших пакетов документов, при этом разделение на документы происходит автоматически.
• Автоматическое позиционирование документа и исправление перекоса — т.е. документы могут сканироваться под разным углом 90, 180 градусов.
• Удаление шума (грязи) при сканировании и оптимизация размера файла.

Ключевые преимущества «Эффективные решения: Электронный архив бухгалтерских документов» перед другими системами:

• Двухсторонняя интеграция электронного архива и учетной системы:

из документа / транзакции учетной системы можно просмотреть скан-образ документа; просматривая скан-образ документа в электронном архиве можно перейти к документу / транзакции в учетной системе.

• Наличие функции уведомления бухгалтеров о поступлении новых документов.
• «Сканирование по одной кнопке» — данная функция позволяет без лишних усилий отсканировать и разместить документы в системе.

Специалисты компании-разработчика отмечают, что использование электронного архива особенно эффективно для бухгалтерских компаний, финансовых и юридических служб, а также предприятий, где внедрены учетные системы класса ERP.

Если вы желаете детально ознакомиться с особенностями разработки «Эффективные решения: Электронный архив бухгалтерских документов», предлагаем посетить страницу решения на сайте Группы компаний «Эффективные решения» http://efsol.ru/e-archive.html.