BrightDocs

Система электронного документооборота BrightDocs предназначена для компаний, имеющих одно из следующего:

• большое количество документов;
• филиальную структуру;
• распределенные офисы;
• процессы согласования документов.

Система позволяет на организационном уровне навести порядок во внутренней, входящей и исходящей документации и ускорить процесс редактирования и согласования документов за счет:

• наличия автоматизированных, понятных конечному пользователю регламентов компании;
• автоматизации цикла согласования и утверждения документов с автоматическим уведомлением всех заинтересованных лиц;
• организации работы только со «своей» документацией — каждый пользователь системы видит только те документы, которые должен видеть;
• возможности одновременного редактирования документов несколькими пользователями (для документов Microsoft Word, Excel, OneNote);
• гибкой отчетности, которая позволяет руководству анализировать количество обработанных документов, число согласованных и просроченных документов, принимать меры для исправления ситуации.

Решение Bright Docs реализовано на платформе Microsoft SharePoint Server, и благодаря этому обеспечивает:

• полную защиту данных и органичную интеграцию с используемой в компании политикой информационной безопасности;
• удобство использования благодаря привычному интерфейсу приложений;
• эффективное информационное взаимодействие сотрудников;
• единую платформу для управления внутренними и внешними сетями и Интернет-приложениями;
• снижение рутинной составляющей в работе сотрудников.

Преимущества решения

Для топ-менеджеров

• Предотвращение потерь документов – снижение юридических и экономических рисков.
• Повышение прозрачности и управляемости бизнеса.
• Эффективные инвестиции в ИТ-инфраструктуру.

Для руководителей

• Контроль исполнения поручений.
• Увеличение числа одновременно выполняемых проектов.
• Повышение производительности сотрудников.

Для сотрудников

• Быстрый поиск.
• Надежное хранение документов.
• Дружественный и понятный интерфейс.
• Единое информационное пространство для работы с документами.
• Доступ только к «своей» информации.
• Единые маршруты согласования.
• Ускорение процесса согласования.
• Исключение потерь документов.

Функциональность решения

Автоматизация бизнес-процессов. К основным процессам документооборота, для автоматизации которых предназначено решение Bright Docs, относятся:

• Создание и обработка исходящих документов.
• Создание и обработка внутренних документов.
• Обработка входящих документов.
• Выдача и исполнение поручений.

Регистрация документов. Система позволяет создавать карточки новых документов (проектов) и вносить их реквизиты.

Отслеживание хода работы с документом. Решение позволяет присоединять к карточкам необходимые файлы, вводить информацию об адресатах и сопроводительных документах, создавать ссылки, вести различные журналы (как в ручном, так и в автоматическом режиме).

Контроль исполнения поручений и задач. Система поддерживает возможности самостоятельных поручений, поручений по определенному документу, автоматической рассылки исполнителям индивидуальных задач по поручениям, мониторинга процесса исполнения задач.

Пересылка документов. Решение позволяет автоматически создавать на персональном рабочем месте ссылки на карточки необходимых документов, а также пересылать карточек документов и присоединенные к ним файлы в форме сообщений электронной почты.

Рецензирование документов и проектов. Решение позволяет рассылать запросы на рецензирование документа группе сотрудников, с последующим объединением результатов рецензирования в единый документ.

Визирование и подписание проектов документов. В решении автоматизированы последовательные, параллельные и сложные процессы согласования и утверждения проектов документов в электронном виде.

Автоматическая регистрация документа. Bright Docs автоматически регистрирует документы на основе проектов.

Поиск данных. Система предоставляет пользователям полнотекстовый и атрибутивный поиск любой информации, содержащейся в системе: данные пользователей, файлы любого формата, документы, поручения, задачи и пр.