Digital Q.Balance

Основная статья: СЭД (подробнее)

2024: Возможность гибко настраивать маршруты согласования документов

Компания «Диасофт» расширяет возможности продукта «Электронный документооборот», входящего в состав платформы развития Digital Q.Balance. Об этом компания сообщила в январе 2024 года. Продукт предназначен для обработки документов при гибридном или удаленном режиме работы и наличии в финансовой организации широкой сети структурных подразделений. Доработки продукта используются в нескольких крупных российских банках.

Программный продукт «Электронный документооборот» позволяет гибко настраивать маршруты согласования документов с учетом различных условий и автоматически вести документы по сформированному маршруту. Пользователи могут оставлять комментарии в ходе согласования, все действия дублируются на электронную почту.

С помощью редактора пользователь строит маршруты согласования в графическом представлении. Доступны все настройки этапов, переходов, списков согласующих, условий переходов и т.д. Также встроена проверка на ошибки в построении маршрута.

Внутренний удостоверяющий центр разворачивается в администраторе программного продукта «Электронный документооборот» и позволяет выдавать, удостоверять или аннулировать сертификаты усиленной неквалифицированной электронной подписи (УНЭП).

Около 90% всех документов организации может быть подписано с помощью УНЭП. Внутренний удостоверяющий центр позволяет сократить расходы на выпуск подписей и централизованно управлять их использованием. С помощью функционала нашего продукта можно проверять подписи документов и вложенных файлов – как на любом переходе маршрута согласования, так и в электронной почте в письме-уведомлении. Пользователь может без помощи администратора проверить, действует ли подпись или она просрочена, а также выпустить сертификат или аннулировать его, – отметил Владимир Крылов, руководитель продукта «Электронный документооборот» компании «Диасофт».

Теперь электронную подпись (ЭП) можно гибко настроить с учетом внутренних политик делопроизводства и бизнес-процессов.

Подписание документов и приложенных файлов может производиться открепляемой и неоткрепляемой ЭП. В оттиске неоткрепляемой ЭП, используемой для подписания файлов формата PDF, регулируется цвет, шрифт, расположение на странице, полное или частичное указание реквизитов. Открепляемая ЭП может быть использована для подписания файлов любых форматов и сформирована с помощью Win CryptoAPI и средствами КриптоПРО.

Функционал продукта «Электронный документооборот» позволяет настроить кадровый электронный документооборот (КЭДО) с использованием усиленной неквалифицированной электронной подписи (УНЭП) и усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) в соответствии с требованиями законодательства.

Кроме последовательного согласования теперь доступно согласование одновременно несколькими согласующими. Это требуется, например, при инвентаризации, когда документ должны подписать параллельно все члены комиссии.

Каждый согласующий может оставлять рецензии, согласовывать документы с помощью ЭП и отзывать согласование.

Усовершенствован контроль сроков на всех этапах маршрута согласования. При нарушении сроков ответственным сотрудникам автоматически рассылаются напоминания.

Протокол MeJet дает возможность работать с программным продуктом с помощью ссылок в почтовом сообщении. Не заходя в программу, пользователь открывает приложенные файлы, согласовывает документ и подписывает его с помощью ЭП или отклоняет. Если документ уже был подписан, пользователь может проверить статус ЭП.

Продукт «Электронный документооборот» позволяет управлять правилами документооборота и строить разные маршруты согласования в зависимости от значений любых атрибутов документа и любых связанных с ним сущностей. Маршрут формируется «на лету» – при изменении документа на каком-либо из этапов согласования продукт может автоматически перестроить последующий маршрут согласования. За счет электронного документооборота с использованием электронной подписи организации смогут сократить ресурсные затраты практически по всем бизнес-процессам, – рассказал Владимир Крылов.

Продукт «Электронный документооброт» интегрирован со всеми продуктами платформ развития Digital Q.Balance и Digital Q.HR и использует единые с ними базы документов и справочников, а также систему индентификации пользователей. Подпись и верификация документов доступны для всех бизнес-процессов организации, реализованных на платформах Digital Q.Balance и Digital Q.HR.