Directum: Услуги МФЦ

19 октября 2015 года.

Описание задачи

Принцип «одного окна» направлен на максимально быстрое предоставление государственных услуг. Для его реализации нужно оптимизировать существующие процессы. Кроме того, требуется мощный и удобный инструмент для регистрации, обработки заявки и оказания услуг, включая услуги, предоставляемые при участии органов власти. Именно таким инструментом и является техническое решение «Directum: Услуги МФЦ».

Описание решения

Техническое решение «Directum: Услуги МФЦ» автоматизирует все внутренние процессы по предоставлению государственных и муниципальных услуг в многофункциональных центрах: от приема заявки на оказание услуги до отправки полного комплекта документов в ведомство и выдачи результатов заявителю.

Возможности решения

регистрация заявок на оказание услуг:

• прием заявки и пакета документов, заполнение данных о заявителе, обработка предоставленных документов (информации);
• формирование межведомственных запросов для получения недостающих документов или сведений;
• отправка заявки для формирования запроса на оказание услуги;
• получение результатов из ведомства и выдача результатов заявителю;
• расширение списка предоставляемых услуг;
• формирование статистических данных о деятельности МФЦ и количестве межведомственных запросов.

Пример использования

Регистрация и обработка заявки

Регистратор принимает заявку и пакет документов от заявителя, а затем заносит информацию в систему Directum. Основные данные фиксируются в справочнике Заявки МФЦ на оказание государственных и муниципальных услуг:

Cправочник Заявка МФЦ на оказание государственных и муниципальных услуг Directum

Cправочник Заявка МФЦ на оказание государственных и муниципальных услуг, вкладка Основное, 2015

При этом часть полей будет заполнена автоматически, например Дата регистрации, Срок оказания, Место приема, Регистратор.

Если заявителем является физическое лицо, то при заполнении фамилии и имени гражданина автоматически производится поиск соответствующей записи в справочнике Граждане. Если поиск не дал результатов, то регистратору будет предложено создать новую запись.

Если гражданин с такими именем и фамилией уже обращался за услугами ранее, то регистратору нужно будет только проверить персональные данные на полное совпадение и подтвердить выбор.

Если заявителем является индивидуальный предприниматель или юридическое лицо, то поиск производится по ОГРНИП или ОГРН соответственно.

Способ оповещения о результате оказания услуги и место выдачи устанавливаются заранее и также указываются в карточке справочника.

Для удобства поиска заявки можно указать дополнительную информацию, например описание объекта недвижимости или имена других участников по запрашиваемой услуге.

Контролировать текущий статус выполнения работ можно по содержимому поля Статус. Так, после сохранения карточки и автоматического присвоения регистрационного номера статус заявки будет Прием документов.

Список необходимых документов с указанием объекта, к которому он относится, формируется автоматически на основе указанной вариации услуги:

Cправочник Заявка МФЦ на оказание государственных и муниципальных услуг, вкладка Данные, 2015

В зависимости от ситуации данные можно скорректировать: если документ не нужен, то регистратор удаляет строки из табличной части, иначе – добавляет по кнопке Доб. комплект или Доб. документ. Наименование объекта Заявитель также можно заменить на фамилию и инициалы заявителя, а Жилое помещение уточнить до Квартира.

Каждому документу соответствует набор реквизитов. Документы могут быть приняты как в бумажном, так и в электронном виде с указанием количества экземпляров или листов.

После занесения всей необходимой информации регистратор с помощью шаблона оформляет заявление и расписку о приеме документов. Для этого в карточке заявки достаточно нажать на кнопку Из шаблона, выбрать соответствующие документы, скорректировать данные и распечатать в двух экземплярах.

Затем по кнопке На обработку регистратор отправляет задачу специалисту МФЦ, ответственному за обработку заявок.

Обработка заявки в МФЦ

Специалист МФЦ получает задание на оказание услуги, просматривает комплект документов из карточки вложенной заявки по кнопке Комплект док. Если нужного документа не оказалось, то указывает способ его получения и формирует межведомственный запрос:

если информация будет получена через систему межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ) или государственную услугу, то используется мастер действий. Запускается специалистом МФЦ по кнопке Запустить в карточке заявки; если информация будет получена иным способом, например почта, личное обращение, то нужно следовать соглашению, заключенному с ведомством. После получения полного комплекта документов специалист МФЦ отправляет заявку в ведомство на оказание услуги.

Отправка заявки в ведомство

Если процесс оказания услуги автоматизирован, то специалист МФЦ отправляет комплект документов в ведомство. Для этого в карточке заявки нажимает на кнопку Получить услугу. Задача для отправки в соответствующее ведомство создается автоматически, статус заявки изменится на Отправлено в Ведомство. Если результат услуги будет выдан заявителю в ведомстве, то карточка заявки закрывается.

Если оказание услуги не автоматизировано, то специалист МФЦ отправляет комплект документов в соответствии с соглашением, заключенным с ведомством. При этом статус заявки нужно изменить вручную.

Получение результата по заявке на услугу из ведомства После получения информации из ведомства о готовности результатов специалист МФЦ меняет статус заявки на Подготовлен результат в ведомстве. Получив результат по услуге, специалист МФЦ передает его на место выдачи и меняет статус заявки на Выдача результата.

Выдача результата

Специалист МФЦ указанного места выдачи находит заявку оказанной услуги любым из механизмов поиска. Например, фильтрация, сортировка и группировка записей справочника Заявки МФЦ на оказание государственных и муниципальных услуг, поиск по известным реквизитам. Затем передает заявителю результаты по услуге или сообщает информацию устно.

Отметка о получении результата заполняется:

заявителем в расписке; специалистом МФЦ в карточке заявки в полях Результат и Дата выдачи. Работы по предоставлению услуги будут завершены, карточка заявки закрыта.

Дополнительные возможности

Расширение списка услуг

Перечень услуг, предоставляемых МФЦ, может быть расширен. Чтобы настроить техническое решение, администратору системы достаточно указать новый вид услуги, виды данных, виды объектов и вариации услуг в соответствующих справочниках. Можно также указать шаблоны и макеты необходимых документов. Например, шаблоны заявлений на оказание услуги или макет согласия на обработку персональных данных.

Формирование аналитических отчетов о деятельности МФЦ

Для сбора статистики и анализа данных руководителю МФЦ доступно формирование аналитических отчетов:

• по количеству межведомственных запросов за указанный период;
• о деятельности МФЦ.

Информация группируется в разрезе:

• мест приема;
• услуг с учетом количества поданных заявок/выданных результатов и вида услуги (муниципальные, предоставляемые федеральными органами исполнительной власти или органами субъекта Российской Федерации, услуги МФЦ, платные).

Дополнительно фиксируется информация о нарушении срока оказания услуги.

Эффект от внедрения

Внедрение технического решения позволит автоматизировать работу многофункциональных центров и обеспечит:

• ускорение процедуры регистрации и обработки заявок;
• упрощение подготовки комплекта документов, необходимых для оказания услуги;
• формирование межведомственных запросов;
• сбор и анализ статистики о деятельности МФЦ;
• оперативный доступ к информации, упорядоченное хранение данных об услугах и заявках.