Directum ОЦО

Основные статьи:

• СЭД (подробнее)
• Общий Центр Обслуживания (ОЦО)

2020: Анонс «Directum ОЦО»

2 ноября 2020 года стало известно о том, что в Directum представили решение для общих центров обслуживания «Directum ОЦО» — комплекс решений для цифровизации общих центров обслуживания, которое позволяет им выстроить документооборот и взаимодействие с бизнес-подразделениями холдинга.

«Directum ОЦО»

Как пояснялось, возможности «Directum ОЦО» включают:

• единое хранилище для документов и любого важного контента;
• электронный документооборот между ОЦО и бизнес-подразделениями – расходы на доставку бумажных оригиналов исключаются;
• сквозные цифровые процессы, непрерывные благодаря интеграции с другими системами (1С, Галактика, SAP и др.);
• юридически значимый обмен документами и легитимное взаимодействие отделов внутри ОЦО и с бизнес-подразделениями;
• минимум рутины и ошибок в работе благодаря встроенным интеллектуальным сервисам;
• сервис «единого окна» – сотрудники решают производственные и личные вопросы в удобном для них формате.

В решение «Directum ОЦО» входит единый архив юридически значимых электронных и бумажных документов по финансово-хозяйственной деятельности организации. Всё, что нужно бухгалтеру, всегда находится под рукой и доступно в два клика. При этом соблюдаются все форматы хранения формализованных документов, есть возможность их просмотра.

Бумажные документы заносятся в финансовый архив в виде скан-копий, а электронные — напрямую через сервис обмена. В решение встроены сценарии поиска и подготовки к налоговым проверкам.

С решением «Directum ОЦО» электронный документооборот с контрагентами становится юридически значимым. Вся первичка готовится, доставляется и подписывается в формате, утверждённом российским законодательством. При этом сокращается время на отправку – документ поступает контрагенту за 3 минуты.

Сотрудник бухгалтерского ОЦО всегда может отследить, на какой стадии находится документ – получили ли его в другой организации, в какой момент подписали, вносились ли правки и т.д.

«Directum ОЦО»

Благодаря встроенным сервисам Directum Ario в бухгалтерских ОЦО на 70% сокращают трудоёмкость рутинных операций. Решение автоматически распознаёт, классифицирует и заполняет карточки неформализованных первичных учётных документов, поступивших как в электронном, так и бумажном виде. Решение проводит автоматическое сопоставление номенклатуры и формирование проводок. Интеллектуальные сервисы проверяют корректность заполнения документов, снижая тем самым возникновение человеческих ошибок.

Кроме того, Directum Ario автоматически формирует авансовые отчёты – сотруднику достаточно предоставить электронные билеты или фотографии чеков.

Решение «Directum ОЦО» используют в кадровых общих центрах обслуживания. Цифровизация помогает им выстроить оперативное и прозрачное взаимодействие с головным офисом и другими подразделениями холдинга.

Решение «HR-процессы» помогает ОЦО организовать полный цикл кадрового документооборота в электронном виде, ускоряя все процессы – от поиска кандидатов до увольнения работников. Быстрее проходят типичные процессы: сбор заявок на отпуска, согласование и утверждение графиков работы, отпусков в системе с соблюдением условий ТК РФ. При этом все кадровые документы, подписанные электронными подписями, становятся юридически значимыми.

В решение Directum для ОЦО входят возможности для дистанционной работы с персоналом. Благодаря личным кабинетам и чат-ботам:

• сотрудники могут быстро ознакомиться с приказами и распорядительными документами холдинга, в том числе под личную подпись;
• можно дистанционно оформлять заявления и заявки, для этого достаточно смартфона – не надо посещать кадровый ОЦО;
• руководители и коллеги уведомляются о планируемом отсутствии;
• можно просматривать личные данные сотрудников, отправлять запросы на их изменение и т.д.

Личный кабинет и чат-боты сокращают время на взаимодействие с сотрудниками холдинга, снижают вероятность ошибок при запросе услуг, сокращают нагрузку на ОЦО – обращения сразу уходят ответственным за работу с ними, снижается количество консультаций.

Снизить нагрузку на сотрудников и количество ошибок в работе с документами по командировкам – задача специализированного решения, встроенного в «Directum ОЦО». Работа с бумагами в данном случае сводится к минимуму. Документы, подтверждающие расходы, например, чеки об оплате, авиа- и железнодорожные билеты, сканируются и попадают в систему по электронной почте. Далее интеллектуальные сервисы извлекают из них нужную информацию. В результате снижается вероятность ошибок и неточностей, тратится меньше времени на заполнение отчета.

Все отчетные документы хранятся в системе, их согласование и подписание проходят в электронном виде. При необходимости их легко выгрузить, например, для аудиторских или налоговых проверок.

Срок хранения некоторых кадровых документов достигает 75 лет. Чтобы обеспечить требования действующего законодательства, в состав решений для ОЦО был включен «Долговременный архив».

Общие центры обслуживания могут:

• принимать документы в архив из любых информационных систем;
• обеспечить долговременное хранение электронных и бумажных документов с соблюдением архивных процедур;
• не отслеживать вручную сроки хранения документов и их передачи на экспертизу – система контролирует их сама, тем самым снижая трудоемкость мониторинга и освобождая время сотрудников кадрового ОЦО для других задач.

Использование специальных форматов хранения электронной подписи CAdES-a и перештамповка обеспечивают сохранность юридической значимости документов на протяжении всего срока хранения.

Большинство общих центров обслуживания выполняют задачи бухгалтерии и HR. Освоив эти направления, ОЦО часто переходит к сервисной модели работы, в том числе по SLA. В этом им помогают решения Directum.

В системе организованы:

• сервис «единого окна», который оптимизирует удобство таких процедур, как заказ справок, оформление документов и заявок на оборудование, ремонт, спецодежду – все возможности находятся в одном месте;
• быстрое обращение за услугой – запрос поступает в работу исполнителю без промедления;
• автоматическое расставление приоритетов по обращениям – срочные вопросы обрабатываются в разы быстрее.

Всё это есть в решении «Управлении услугами», которое входит в «Directum ОЦО».

Благодаря сервисам Directum Ario все входящие запросы в ОЦО автоматически классифицируются по типам — трудоемкость первичной обработки сокращается. При этом система самостоятельно извлекает данные из текста обращения и вложенных документов — участие человека на этом этапе не требуется. Извлеченные данные автоматически переносятся в регистрационную карточку обращения.

Наличие в подразделениях холдинга нескольких корпоративных информационных систем затрудняет поиск нужных данных и усложняет внутренние процессы. Рядовому сотруднику не всегда понятно, где искать нужную информацию, куда обратиться и как это сделать.

Личный кабинет собирает информацию из различных систем холдинга и обеспечивает взаимодействие с ними через простой и интуитивно понятный интерфейс. Решение предоставляет сотрудникам быстрый доступ к корпоративным услугам ОЦО и других подразделений. Пользоваться личным кабинетом могут не только работающие в системе сотрудники, но и те, кто не имеет постоянного автоматизированного рабочего места.

Чат-боты, предлагаемые в рамках «Directum ОЦО», также обеспечивают доступ к услугам «единого окна» (корпоративным услугам) всем сотрудникам холдинга – даже без рабочего места с ПК.

Используя чат-бот на смартфоне, заявители могут оформить заявку на услугу, своевременно получить результаты работ по обращению, могут всегда отслеживать, на какой стадии оно находится в данный момент.

Общие центры обслуживания, предоставляющие юридические услуги, упрощают договорную работу. Пользователи Directum создают документы по шаблонам, быстро согласовывают и всегда могут отслеживать их статус. При этом соблюдается юридическая значимость – договоры утверждаются и подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью.

Единый архив упрощает поиск документов, а интеграция с различными сервисами обмена ускоряет взаимодействие с контрагентами.

В работе с документами используются и интеллектуальные решения. Сотрудники ОЦО не тратят время на сверку разных версий документов и поиск изменений, это делает за них Directum Ario. Умные сервисы проверяют, заполнены ли все обязательные реквизиты в договоре, оценивают юридические риски сделки и помогают быстро найти необходимый документ в системе.