Directum RX HR-процессы

Основные статьи:

• Классификация HRM-систем
• Функционал HRM-систем
• СЭД (подробнее)

2022: Directum HR Pro — комплексная система управления кадровыми процессами, документами и сервисами

Систему Directum HR Pro можно собрать, как конструктор, начав с наиболее актуальных задач компании, и постепенно расширять функциональность новыми решениями. При комплексной цифровизации компания получает единую платформу для управления кадровыми процессами, документами и сервисами. Подробнее здесь.

2020: Обзор возможностей решения «HR-процессы» для Directum RX

Электронный кадровый документооборот входит в повестку национальной программы «Цифровая экономика» и является приоритетным направлением развития безопасной ИТ-инфраструктуры Российской Федерации.

Компания Directum участвует в эксперименте Минтруда от 24.04.2020 по использованию электронных документов, связанных с работой. Решение «HR-процессы» не только отвечает требованиям 122-ФЗ, но и проверяется в «боевых условиях» сотрудниками разработчика.

Решение «HR-процессы» включает несколько вариантов работы с кадровыми документами, позволяя организациям постепенно подготовиться к переводу кадрового документооборота в электронный вид. Компании могут выбрать наиболее подходящий для себя подход:

• классическая автоматизация бизнес-процессов. Позволяет ускорить HR-процессы, при этом кадровые документы хранятся в традиционном бумажном виде;
• частичный перевод документов в электронный вид. В бумажном виде сохраняются только трудовые договоры и дополнительные соглашения, остальные кадровые документы становятся электронными;
• полностью цифровое взаимодействие. Вся работа с кадровыми документами происходит в электронном виде.

При частичном и полном переводе в электронный вид кадровые документы подписываются электронной подписью (ЭП). В системе поддерживается как усиленная, так и простая ЭП.

Благодаря гибкой настройке и возможности интеграции с внешними системами кадрового учета решение легко встраивается в текущие процессы организации. Для международных компаний доступна английская локализация.

Функциональные возможности

Рассмотрение кандидатов. Специалист по работе с персоналом может легко организовать встречу кандидата со всеми заинтересованными сотрудниками и согласовать ее итоги. Благодаря цифровизации ускоряются бизнес-процессы, и решение по кандидату принимается быстро.

Прием на работу. Создать комплект необходимых документов можно в один клик: трудовой договор, приказ о приеме сотрудника, заявление о присоединении к электронному взаимодействию и согласие на обработку персональных данных. Информация из системы подставляется в текст автоматически.

Переводы и увольнения сотрудников. Работник самостоятельно инициирует процессы с участием всех заинтересованных служб: административно-хозяйственного отдела, службы безопасности, бухгалтерии и др.

Юридически значимое ознакомление. Сотрудников компании можно быстро ознакомить с внутренними приказами. Ознакомление происходит в системе с проставлением электронной подписи.

Кадровые заявления. В решении можно настроить работу с разными типами заявлений. Например, на материальную помощь, выплату пособия, изменение персональных данных.

Организация отпусков. Работа с отпусками выстраивается исходя из потребностей организации: отпуска предоставляются согласно утвержденному графику или по заявлению сотрудника. Поддерживаются любые виды отпусков, в том числе дополнительные. Отпуска настраиваются гибко и индивидуально по каждому сотруднику с учетом продолжительности и возможности компенсировать тот или иной вид отпуска.

Сотрудники могут быстро спланировать или изменить отпуск, а руководитель — проконтролировать актуальное состояние отпусков в подразделении и организации:

• Планирование запускается системой по настроенному расписанию. Специалисту HR-службы не нужно стартовать и контролировать процесс вручную.
• Дата окончания отпуска определяется автоматически. Работнику достаточно задать начало и продолжительность периода, а конечная дата рассчитывается сама с учетом праздничных дней. Также система отслеживает, чтобы одна часть отпуска была не менее 14 дней, как того требует трудовое законодательство.
• Сводный отчет помогает проверить пересечения отпусков. В нем наглядно отображаются все плановые отпуска в подразделении, их длительность и количество сотрудников, которые будут отсутствовать одновременно.
• График по форме Т-7 создается автоматически. После его подписания система отслеживает плановые отпуска и рассылает работникам уведомления.
• Перенести отпуск можно в пару кликов: сотрудник меняет параметры и отправляет обновление на согласование.

Организация командировок. Оформить деловую поездку можно в пару кликов с соблюдением регламентов компании: согласование командировочных документов и расходов с автоматическим контролем лимитов.

Перечисленные процессы уже входят в стандартную поставку решения, однако круг задач ими не ограничивается. Решение адаптируется под потребности конкретной организации.

Бизнес-эффект

Решение «HR-процессы» повышает эффективность работы с персоналом:

• сокращаются затраты на печать, хранение и транспортировку бумажных документов;
• процессы ускоряются и становятся прозрачными на каждом этапе их жизненного цикла;
• снижаются трудозатраты на прием, увольнение и перевод сотрудников, упрощается работа с отпусками, ускоряется поиск кадровых документов.

2019: Возможность работы с бумажными и электронными документами на всех этапах

28 июня 2019 года компания DIRECTUM представила обновленную версию решения «HR-процессы», призванную помочь компаниям постепенно перевести кадровый документооборот в электронный вид, сохраняя при этом возможность работы с бумажными документами. Решение снижает трудоемкость HR-процедур и сокращает затраты на печать, хранение и транспортировку документов.

В кадровых процессах компании участвуют представители множества подразделений. С увеличением штата возрастает интенсивность работы и нагрузка на сотрудников HR-службы, повышаются траты на печать и хранение бумажных документов, а в территориально распределенных компаниях — затраты на их транспортировку.

Решение DIRECTUM «HR-процессы» делает возможной работу как с бумажными, так и с электронными документами на всех этапах:

Подбор персонала. В компании своевременно обновляются вакансии и требования к ним, формируются заявки на поиск специалистов. В обновленной версии легко организовать встречу кандидата со всеми заинтересованными сотрудниками и согласовать ее результат.

Прием на работу. Создать комплект необходимых документов можно в пару кликов: трудовой договор, соглашение об электронном взаимодействии и согласие на обработку персональных данных. На завершающем этапе трудоустройства система автоматически напомнит о прохождении испытательного срока.

Изменение условий трудоустройства. Дополнительные соглашения создаются в системе и для удобства «связываются» с трудовым договором. Специалисты кадровой службы могут быстро ознакомить персонал с приказами по личному составу.

Кадровые заявления создаются автоматически на основе шаблонов и запускают основные HR-процессы: ежегодный отпуск, перевод в другое подразделение, на другую должность или увольнение.

Решение «HR-процессы» встраивается в текущие процессы предприятия и становится удобным инструментом для управления персоналом. В результате:

• сокращается трудоемкость формирования и актуализации списка вакансий;
• снижаются трудозатраты на прием, перевод, увольнение сотрудников;
• кадровые процессы становятся прозрачными на каждом этапе их жизненного цикла;
• компания значительно экономит на печати, хранении и транспортировке бумажных документов.

С каждым годом все больше документов в различных сферах деятельности переводятся в электронный вид. В части кадровых процессов тоже заметен тренд на цифровизацию. В 2019 году появились виртуальные бланки больничных листов, а с 2020 года запланировано ведение сведений о трудовой деятельности работника в электронном виде. Обновленная версия решения обеспечивает плавный перевод кадровых процессов в электронный вид, сохраняя возможность работы с бумажными документами». сказала Гузель Муллахметова, бизнес-аналитик DIRECTUM