Docs on bpm’online

Docs on bpm’online — система управления корпоративной информацией на платформе bpm'online.

ECM-система Docs on bpm’online позволяет вести регистрацию, согласование и учет документов, назначение и контроль исполнения заданий, охватывает весь жизненный цикл работы с договорами, приказами и другими видами документов.

Возможности (на июнь 2018 года)

Управление документами:

• Регистрация и учет документов в системе
• Создание документов из e-mail
• Обновлённая карточка документа
• Отслеживание жизненного цикла документов и архивирование
• Удобное взаимодействие и коммуникация по документам​
• Единый реестр документов разных типов
• Гибкая сегментация реестра документов
• Согласование документов и договоров
• Запуск согласования по e-mail для внешних контрагентов​
• Контроль исполнения документов

Контроль исполнительской дисциплины:

• Обновленная карточка активности
• Прием задачи в работу одной кнопкой
• Быстрая постановка задач: сотруднику или группе, подчиненные задачи​
• Контроль выполнения задач: фиксация ожидаемого результата, проверка контролером, возврат на доработку​
• Перенос срока задачи по запросу
• Многоуровневая референтная аналитика: готовые отчеты и удобные инструменты настройки аналитики​
• Диаграмма Гантта​, для планирование рабочего времени и ресурсов
• Логирование смены статусов и переноса срока задачи

Хранение и работа с файлами:

• Предпросмотр файлов вложения оффлайн​
• Редактирование файлов вложения онлайн​
• Хранение и сравнение версий файла
• История взаимодействий по файлам и документам​

Эффективная работа в системе:

• Преднастроенная стартовая страница пользователя
• Условное оформление задач по статусам и приоритетам
• Уведомления о новых и просроченных задачах в специальном приложении Informer

Управление бизнес-процессами:

• Управление бизнес-процессами и кейсами
• Кастомизация решения пользовательскими инструментами
• Дизайнер системы​, понятный любому пользователю
• Бесшовная интеграция со всеми продуктами платформы bpm’online

2018: Облачная СЭД Docs on bpm’online

18 сентября 2018 года стало известно, что «Программные технологии» выпустили обновленный продукт – облачную систему документооборота Docs on bpm’online.

В «Программных технологиях» Docs on bpm’online называют СЭД , которая ориентирована на поставку по модели SaaS (Software as a service – программное обеспечение как услуга) и способна выдерживать высокие нагрузки при работе в облаке, что обеспечивается использованием современных промышленных СУБД (MS SQL, Oracle или PostgreSQL – на выбор заказчика).

Решение построено на базе отечественной платформы управления бизнес-процессами Terrasoft bpm’online. В отличие от своего предшественника, обновленная система Docs on bpm’online является самостоятельным продуктом, а не просто дополнением к платформе. Продукт совмещает в себе классические функции СЭД (системы электронного документооборота) – управление документами, канцелярией и архивом, контроль исполнительской дисциплины – и технологические мощности в сочетании с фундаментальными принципами облачной платформы bpm’online.

Благодаря возможностям платформы bpm’online представленная СЭД способна перевести в облако основные процессы взаимодействия с документами (регистрация, ознакомление, согласование, исполнение, рецензирование) даже для тех организаций, которые на ежедневной основе обрабатывают тысячи документов.

По результатам проведенных испытаний, платформа bpm’online была внесена в Государственный реестр сертифицированных средств защиты информации РФ. Благодаря этому использование СЭД на ее основе соответствует требованиям Федерального закона №152-ФЗ «О персональных данных».

Работа с документом в системе Docs on bpm’online

На сентябрь 2018 года система поддерживает функциональность электронной подписи. В следующем релизе разработчики обещают добавить квалифицированную электронную подпись и интеграцию с операторами ЭДО.

Создатели данной СЭД также предусмотрели возможность ее развертывания по более привычной российским клиентам модели on-site – то есть, на серверах заказчика с доступом сотрудников к системе через веб-клиент, работа которого возможна в большинстве популярных браузеров.

Несмотря на тесную взаимосвязь с платформой «Террасофта», Docs on bpm’online – полностью автономный программный продукт, который может работать и в полной изоляции от внешних сервисов bpm’online и облачной инфраструктуры.

Стоимость решения зависит от количества пользователей и начинается от 23,4 тыс. руб. в год (при развертывании в облаке компании).

«Умный» документооборот

СЭД Docs on bpm’online позволяет реализовать «умный» документооборот в организации, который подразумевает не только прогнозируемое заполнение полей в карточках или аналитику исполнительской дисциплины, но и совмещение управленческих концепций.

Система одновременно реализует возможности адаптивного кейс-менеджмента (DCM) и управления бизнес-процессами (BPM). Решение позволяет вводить документы как вручную, так и автоматически – со сканера или из электронной почты, а затем сама определяет тип документа на основе его текста. Кроме того, Docs on bpm’online может автоматически объединить разные типы документов в дело по заданным признакам (например, по принадлежности к одному проекту или контрагенту).

Маршруты согласования документов можно сохранять в качестве шаблонов. Тем самым формируется библиотека корпоративных кейсов – на их основе можно быстрее обрабатывать подобные документы в будущем, повышая общую производительность организации.

Примечания