| Название базовой системы (платформы): | IBM Content Foundation (ранее IBM FileNet) |
| Разработчики: | IBA Group |
По состоянию на июль 2022 года продукт более не доступен для приобретения.
2013: Описание возможностей системы
Назначение системы
Система предназначена для учета и хранения дел и документов, вышедших из оперативного делопроизводства с целью обеспечения сохранности документов, повышения эффективности их использования, разграничения доступа пользователей к функциям и ресурсам электронного архива, а также документам, находящимся на хранении в архиве.
Система позволяет решать следующие задачи:
- Повысить информационную открытость и прозрачность функционирования архива организации
- Повысить оперативность и управляемость процессов, связанных с обработкой информации, в архиве организации
- Сократить затраты на процессы в архиве организации, в том числе за счет минимизации ручных операций, исключения дублирования однотипных операций при работе с информацией в архиве
- Исключить дублирование ввода информации и повысить ее достоверность и актуальность, улучшить возможности поиска документов
- Обеспечить безопасность, конфиденциальность и целостность информационных ресурсов организации.
Описание системы
Система обеспечивает выполнение следующих операций над документами в архиве:
- Ввод данных в Систему
- Формирование и ведение номенклатуры дел
- Формирование и оформление дел
- Формирование и ведение описей дел
- Систематизацию дел и документов в архиве, топографирование архивного хранилища
- Поиск информации (дел и документов), находящихся на хранении в архиве:
- выдача дел во временное пользование, контроль движения и выдачи дел, учет использования документов;
- фондирование архива − формирование и ведение фондов в архиве организации;
- ведение справочников, каталогов, учетных документов архива;
- контроль сроков хранения и выделение дел к уничтожению;
- формирование и ведение актов о выделении документов и дел к уничтожению.
В Системе реализованы следующие режимы ввода данных:
- Ручной − добавление данных непосредственно пользователем
- Автоматический − выгрузка данных из внешних систем.
В рамках функционального модуля «Ведение номенклатуры дел» реализованы следующие задачи:
- Формирование номенклатуры дел (в том числе создание регистрационной карточки (далее РК) архивных документов, дел)
- Редактирование номенклатуры дел (копирование, удаление, сортировка заголовков дел, утверждение номенклатуры)
- Просмотр номенклатуры дел (просмотр общих сведений о номенклатуре, просмотр документов и дел, входящих в номенклатуру)
- Печать номенклатуры дел.
В рамках функционала формирования и оформления дел в Системе реализованы следующие задачи:
- Расчет количества листов дела и поддержка томов
- Оформление внутренней описи дела
- Формирование описей дел структурных подразделений
- Формирование актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (на документы структурных подразделений организации).
Функциональный модуль «Передача дел на архивное хранение» обеспечивает:
- Контроль сроков хранения документов и дел
- Формирование и оформление сводных описей дел (сводные описи дел постоянного, долговременного хранения и по личному составу)
- Формирование актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (на документы организации в целом).
В рамках функционального модуля «Контроль сроков хранения и выделения к уничтожению дел структурных подразделений» решены задачи:
- Учета и печати актов об уничтожении дел
- Изменения статусов документов и дел, перевода их в категорию выделенных к уничтожению по истечении установленных сроков хранения.
Система поддерживает систематизацию и топографирование дел и документов, в том числе:
- Возможность отнесения дела к рубрике того или иного классификатора
- Просмотр списка дел, отнесенных к конкретной рубрике того или иного классификатора
- Ведение классификаторов
- Указание в РК дела (тома, части) места его хранения: номера хранилища, номера стеллажа, номера полки
- Просмотр списка дел, закрепленных за каким-либо местом архивного хранилища.
В Системе реализованы различные уровни доступа. Доступ пользователей к документам архива включает:
- Просмотр содержимого архивных фондов, дел в соответствии с установленными для читателя правами доступа
- Управление заявками пользователей на доступ к данным архива
- Работу с личными папками пользователей, в которые помещаются дела и документы, в соответствии с выполненными заявками на доступ
- Поиск дел и документов по их атрибутам.
Система обеспечивает:
- Поиск документа/поручения по реквизитам объекта
- Контекстный поиск по вложенным файлам, полнотекстовый поиск
- Разные варианты поиска, в том числе поиск по части слова, по группе слов с использованием «И», «ИЛИ».
В Системе также реализована возможность фильтрации и сортировки объектов по любому полю в каталогах.
В рамках организации доступа пользователей к документам архива реализована возможность выдачи дел во временное пользование (сопровождение документов на бумажном носителе из архива организации). Система обеспечивает процесс уведомления пользователей с использованием электронной почты и визуальных средств Системы о событиях:
- По объектам в соответствии с этапами их жизненного цикла
- В маршрутных схемах (процессах).
В Системе реализовано ведение ролевых структур (справочник ролей сотрудников). Функционал замещения в Системе реализован за счет создания для каждого уровня доступа уникальной очереди обработки, в которую помещаются все задачи для данной категории − определенной группы пользователей.
Модули «Потоковое сканирование» и «Электронная цифровая подпись» реализованы в качестве внешних модулей вне рамок Системы. Подключение осуществляется через интеграционную точку.
Система электронного архива на базе IBM Content Foundation (ранее IBM FileNet) − специализированный продукт, предназначенный для:
- Организации систематизированного учета документов, подлежащих хранению в архиве организации
- Обеспечения возможности оперативного поиска хранящихся в архиве документов
- Создания эффективной технологии работы с содержанием документов.
В Системе реализованы функции работы с архивными объектами учета: фондами, описями, делами, актами, заявками на доступ к документам архива.
Система позволяет интегрировать существующие информационные системы заказчика, формируя тем самым единое архивное информационное поле организации, включающее электронные документы (из системы оперативного документооборота), а также копии бумажных архивных документов организации.
Методика внедрения (одинаковая для типовых систем)
Процесс внедрения Системы включает следующие этапы работ:
- Развертывание и настройку Системы
- Предварительные испытания
- Опытную эксплуатацию
- Обучение пользователей и администраторов Системы
- Приемочные испытания.
В рамках дополнительных договоров могут быть проведены обследование и доработка системы для реализации требований, возникших на этапах опытной эксплуатации и приёмочных испытаний.
