IBS: Управление персоналом ВУЗ

Функциональные возможности

Система «IBS: Управление персоналом ВУЗ» реализует следующие задачи:

1. Ведение организационной структуры образовательного учреждения:

• Ведение развернутой информации о структурных подразделениях;
• Регистрация изменений организационной структуры (создание новых, ликвидация, переподчинение подразделений) и хранение всей истории изменений.

2. Планирование и ведение штатного расписания:

• Ведение развернутой информации по штатным единицам с указанием источников финансирования;
• Составление, корректировка и утверждение проектов штатного расписания по различным категориям персонала;
• Анализ перегруза и недогруза кафедр на основании данных штатного расписания и сведений о годовой учебной нагрузке кафедр;
• Регистрация приказов об изменении штатного расписания;
• Составление тарификационных списков на основании данных штатного расписания и штатной расстановки.

3. Ведение персональных данных работников, в том числе данных научных и научно-педагогических работников:

• квалификация научных работников (ученые степени, ученые звания, членство в Академиях);
• послевузовское образование;
• данные о научных трудах;
• данные о научном и научно-педагогическом стажах, а также о стажах преподавания по различным учебным дисциплинам.

4. Учет движения персонала с автоматическим формированием кадровых приказов:

• заключение срочных и бессрочных трудовых договоров, а также оформление продолжения трудовых договоров;
• прием на работу;
• регистрация переводов, изменения условий оплаты и режима работы;
• увольнение сотрудников;
• учет педагогических работников, работающих на почасовой оплате труда.

5. Информационная поддержка проведения конкурсов на замещение вакантных должностей:

• Контроль сотрудников с истекающим сроком трудовых договоров и планирование проведения конкурсов;
• Формирование объявлений о проведении конкурсов;
• Регистрация заявок от кандидатов на участие в конкурсе;
• Регистрация решений Ученого совета и хранение истории прохождения конкурсов работниками.

6. Учет и планирование повышения квалификации работников:

• Контроль прохождения педагогическими работниками обязательного повышения квалификации;
• Регистрация заявок и составление планов повышения квалификации персоналом;
• Регистрации информации о повышении квалификации работниками;
• Анализ прохождения работниками запланированного повышения квалификации.

7. Учет основного и дополнительных отпусков, командировок, больничных листов и прочего отсутствия на работе, ведение графиков отпусков.

Формируемая отчетность

В составе системы «IBS: Управление персоналом ВУЗ» имеется набор преднастроенных отчетов, в том числе:

• Отчеты по работникам (унифицированные формы Т-2, Т-4 и другие произвольные формы);
• Отчеты по штатному расписанию и штатной расстановке;
• Отчеты по тарификационным спискам;
• Отчеты по кадровой статистике и по движению персонала;
• Отчеты по повышению квалификации персонала;
• Отчетные формы по лицензированию и сведения по показателям государственной аккредитации вуза, касающиеся кадрового обеспечения.

Взаимодействие со смежными системами

Система «IBS: Управление персоналом ВУЗ» в качестве составляющей Интегрированной Информационной Системы Управления Вузом взаимодействует с системами управления образовательным процессом, управления отчетностью и системой расчета заработной платы. Для обеспечения единой аналитики основных процессов образовательного учреждения и непрерывности информационных потоков система формирует выгрузки следующих данных:

• Организационная структура;
• Персональные данные сотрудников;
• Кадровые приказы по работникам (о приеме на работу, о кадровых перемещениях, об увольнениях, о почасовой оплате, приказы об отпусках и командировках).

Для получения информации о научной и учебной деятельности сотрудников, а также сведений необходимых при планировании штатного расписания профессорско-преподавательского состава система принимает:

• Данные о годовой учебной нагрузке кафедр;
• Список учебных дисциплин, которые читает каждый преподаватель;
• Список научных трудов работников.

Эффект от внедрения системы «IBS: Управление персоналом ВУЗ»

1. Принятие своевременных управленческих решений в области управления персоналом за счет:

• Сокращения времени прохождения информации, требуемой для принятия решений;
• Получения широкого спектра аналитической отчетности по работникам.

2. Повышение эффективности образовательного процесса за счет:

• Получения актуальной информации о качественном составе профессорско-преподавательских кадров;
• Получения оперативных сведений об обеспеченности учебного процесса преподавательским составом.

3. Повышение эффективности процессов управления персоналом и достоверности управленческой информации за счет:

• Сокращения трудозатрат специалистов на ввод, обработку информации и подготовку необходимой отчетности;
• Повышения согласованности и координации работы при взаимодействии подразделений образовательного учреждения;
• Ликвидации дублирования данных в различных информационных системах;
• Ведения единой аналитики для основных процессов и процедур.