jDocFlow

Система электронного документооборота jDocFlow предназначена для автоматизации обработки электронных документов и создания единого электронного хранилища документов. Система относится к классу платформенных решений по управлению бизнес-процессами (BPM).

Большинство «коробочных» программ документооборота ориентированы, как правило, на решение задач канцелярии и автоматизации делопроизводства. В отличии от них, система электронного документооборота jDocFlow обеспечивает комплексную автоматизацию бизнес процессов обработки различных видов документов. Обладая гибкими функциональными возможностями, система позволяет автоматизировать управление документами в банках, страховых компаниях, торговых и производственных организациях.

Использование системы позволяет предоставить организации такие конкурентные преимущества, как быстрое принятие решений по ключевым вопросам, безопасный и быстрый доступ к документам и актуальной аналитической информации.

Система автоматизации электронного документооборота позволяет

• Организовать электронное хранилище документов с возможностью контекстного поиска.
• Повысить качество обработки электронных документов.
• Ускорить процессы рассмотрения и согласования.
• Автоматизировать делопроизводство.
• Обеспечить работу с документами по тонким каналам связи через Web-интерфейс.
• Повысить уровень информационной безопасности.
• Минимизировать риски потери информации.
• Анализировать качество процессов обработки документов.

Функциональные возможности системы электронного документооборота jDocFlow

Система позволяет автоматизировать управление документами в банках, страховых компаниях, торговых и производственных организациях. Эффективная автоматизация обработки документов обеспечиваются благодаря следующим основным функциональным возможностям системы:

• Графический дизайнер бизнес-процессов.
• Поддержка типовых маршрутов и шаблонов (MS Word, Excel).
• Ввод документов из различных источников (e-mail, сканеры и пр.).
• Возможность контроля и сравнения версий документов.
• On-line мониторинг всех этапов жизненного цикла документов.
• Полнотекстовый поиск документов по содержимому файлов.
• Механизмы контроля сроков обработки документов.
• Формирование уведомлений по различным событиям.
• Гибкая настройка схем замещения отсутствующих сотрудников.
• Интеграция с Active Directory и MS Exchange.
• Поддержка электронной цифровой подписи (ЭЦП).
• Настройка прав доступа с помощью ролей, бизнес-функций и грифов доступа.
• Аудит и протоколирование всех событий.
• Механизм Workflow для управления поручениями.
• WEB-интерфейс для работы в удаленном режиме.
• Поддержка промышленных СУБД ORACLE и MSSQL Server.

Принципы работы системы

В системе электронного документооборота jDocFlow основными понятиями являются «Документ», «Задача», «Папка» и «Контакт». Документ представляет собой электронную карточку, содержащую все реквизиты документа и информацию о стадиях его обработки. К документу можно присоединять файлы любых типов с возможностью сохранения и сравнения версий. Документ может быть подписан с помощью электронно-цифровой подписи (ЭЦП). Обработка документа может осуществляться по жестким стандартизированным маршрутам, по принципу свободной маршрутизации или по гибридной схеме, совмещающей преимущества жестких и произвольных маршрутов.

Все основные операции по документу – рассмотрение, согласование, утверждение, регистрация и исполнение осуществляются с помощью задач (поручений). По каждому поручению можно установить срок исполнения, дать дополнительные указания и комментарии, зафиксировать результат исполнения. Результатом может быть резолюция, комментарий, файлы, а также отдельный документ со своей схемой обработки.

Электронные карточки документов и задач хранятся в Личных или Общих виртуальных папках в виде ссылок, что позволяет избежать дублирования при хранении документов, а также организовать удобный доступ к общим документам подразделений. Для быстрого поиска необходимых документов используется возможность динамической группировки и фильтрации по различным полям.

В системе сохраняется полная информация о всех участниках процесса обработки документа. В иерархическом справочнике контактов хранится детальная информация не только об организационно-штатной структуре и сотрудниках самой организации, но и информация о внешних контрагентах, в том числе об отправителях и получателях документов.

Создание электронных документов

Вид экранной формы карточки электронного документа зависит от типа и вида документа. При вводе документа пользователь заполняет основные поля, в том числе краткое содержание и вложенные файлы. Предусмотрена возможность импорта информации со сканеров, факсов и электронной почты. Часть атрибутов заполняется автоматически. В зависимости от вида документа и от подразделения, сотрудником которого является автор, автоматически определяется типовой шаблон обработки документа. Это позволяет существенно ускорить создание документа и минимизировать возможные ошибки.

При наличии у автора необходимых полномочий, он может скорректировать схему обработки документа, например, изменить лист согласования, добавить новых рецензентов, изменить состав и последовательность выполнения операций по документу.

Также существует возможность установления взаимных связей между документами (например, между порожденным и исходным документом) с возможностью быстрого перехода с помощью гиперссылок. После отправки электронного документа по маршруту формируются и выдаются необходимые поручения. При этом если по схеме обработки автор должен сразу выполнить следующее поручение (например, зарегистрировать документ), с целью экономии времени в системе предусмотрено автоматическое открытие соответствующей формы для выполнения этого поручения.

При выдаче поручения по документу в папку документов сотрудника попадает ссылка на документ, а в папку задач - ссылка на поручения. Ссылки на документы также могут размещаться в Общих папках подразделений, а также в различных журналах регистрации.

Контекстный поиск документов

Поиск документов можно осуществлять по всем реквизитам карточки электронного документа – названию, дате, автору, регистрационному номеру, состоянию и другим атрибутам. Наличие иерархического классификатора видов документов позволяет дополнительно ускорить поиск необходимых документов за счет уточнения условия поиска.

В системе поддерживается полнотекстовый контекстный поиск по содержанию вложенных файлов. С его помощью можно быстро найти необходимые документы, например, все внутренние приказы, содержащие слово «ЭЦП». Механизм контекстного поиска также позволяет искать документы по словам, содержащимся в описании документа.

Дополнительной возможностью системы является возможность поиска не только электронных документов, но и информации о выданных по ним поручениях.

Управление бизнес процессом обработки документов

Настройка бизнес процессов обработки документов осуществляется с помощью графического дизайнера. С его помощью можно настроить любые правила прохождения документа по маршруту. Дизайнер поддерживает последовательно-параллельные операции, условную маршрутизацию, ветвление, слияние и циклы. Есть возможность настроить определенную последовательность блоков обработки (например, разрешая утверждать документ только после его согласования), внутри которых можно разрешить свободную маршрутизацию. Такое сочетание различных способов маршрутизации позволяет стандартизировать устоявшиеся бизнес-процессы обработки определенных видов документов и уйти от необходимости постоянной корректировки типовых схем для учета особенностей обработки отдельных документов.

При настройке типовых маршрутов достаточно полезной является возможность автоматического определения исполнителей поручений. Например, использование правила «Мой руководитель» позволит автоматически внести в лист утверждения непосредственного руководителя автора документа, а использование правила «Выбор исполнителя по должности» - определить сотрудника, занимающего в данный момент заданную должность в определенном подразделении.

Также существует возможность автоматического создания документов, в том числе сформированных на основе данных исходного документа. Например, на основе повестки совещания может быть сформирован его протокол.