LanDocs: КЭДО

LanDocs: Кадровый ЭДО — решение для эффективной цифровизации кадрового документооборота.

Что такое кадровый ЭДО?

Кадровый электронный документооборот (КЭДО) – это система автоматизации документо-ориентированных кадровых процессов, относящихся к взаимодействию работодателя с работником и соискателем, начиная от заключения трудового договора и заканчивая увольнением, а также получением архивных справок. КЭДО не заменяет собой специализированных систем кадрового учета, а дополняет их – что делает возможным организацию всех коммуникаций сотрудника с HR-службой в электронном виде.

"LanDocs: Кадровый ЭДО" представляет собой готовое решение на платформе LanDocs, которое можно внедрить в сжатые сроки.

Предпосылки внедрения КЭДО

Во-первых, российское законодательство после принятия поправок в Трудовой кодекс, утвержденных законом 377-ФЗ от 22.11.2021 г., разрешает вести в электронном виде почти все кадровые документы, за редким исключением. Более того, готовится перечень документов, для которых электронная форма будет обязательной.

Во-вторых, массовый переход на удаленную работу как более эффективный метод организации труда, а не только вынужденная мера, требует наличия возможности решать кадровые вопросы без обязательного визита в офис работодателя.

В-третьих, КЭДО позволяет организациям экономить. ЛАНИТ разработал методику для расчета этой экономии и готов предоставить ее своим клиентам.

Преимущества КЭДО для бизнеса

Прежде всего, КЭДО обеспечивает экономию времени сотрудников при взаимодействии с кадровой службой, особенно в режиме удаленной работы или для территориально-распределенных организаций.

Также обеспечивается подписание почти всех кадровых документов в электронном виде, что позволяет выполнять требования законодательства и избегать штрафов.

Что немаловажно, сокращаются затраты времени на подписание бумажных кадровых документов руководителями, а время руководителя - очень ценный ресурс.

Кроме того, цифровизация трудовых отношений повышает привлекательность HR-бренда компании, что может стать решающим фактором в глазах молодого поколения.

И, разумеется, следует учитывать общий положительный эффект от внедрения электронного документооборота – снижаются риски потери документов, операционные затраты, расходы на печать и логистику бумажных документов и так далее.

С чего начать внедрение КЭДО?

Первым делом надо провести аудит кадровых процессов – какие кадровые документы у вас используются, что уже переведено в цифру, а что нет, насколько интенсивно их движение и так далее. Тогда можно будет определить приоритеты и решить, что автоматизировать немедленно, а что можно отложить. КЭДО можно внедрять постепенно, по документам.

Вторым шагом необходимо провести анализ действующих локальных нормативных актов (ЛНА) по взаимодействию с вашими сотрудниками. Это большая работа, которая может потребовать привлечения консультантов. Специалисты ЛАНИТ также готовы поделиться своим опытом и помочь с этим вопросом. Четко проработанная структура ЛНА – это фундамент, обеспечивающий юридическую значимость КЭДО.

После того, как мы определились с приоритетами, типами документов и с бизнес-требованиями к конфиденциальности, хранению и так далее, аналитики должны разработать модель «как будет» и согласовать ее с заказчиком. Также нужно подумать об оптимизации кадровых процессов, приняв во внимание все новации законодательства – это подходящий момент, чтобы отказаться от традиций, которые не позволяют бизнесу развиваться.

Затем начинается внедрение системы. Здесь все происходит, как обычно при внедрении ИТ-систем: установка ПО, первичная настройка, загрузка данных, кастомизация интерфейсов для сотрудников и кадровиков, написание инструкций пользователя и администратора.

Когда этот этап пройден, переходим к опытной эксплуатации. Для этого мы обычно рекомендуем заказчику выделить небольшую фокус-группу в составе 10-15 сотрудников. Мы проводим обучение пользователей и в рамках этой фокус-группы выполняем пилотный обмен некоторым количеством документов.

После проведения пилота мы получаем обратную связь от пользователей, при необходимости дорабатываем процессы, проводим обучение всех пользователей системы и запускаем систему в промышленную эксплуатацию. Однако, на этом наши отношения с клиентом не заканчиваются – мы оказываем техническую поддержку и постоянно находимся в контакте. После завершения пилота приступаем к расширению проекта, чтобы охватить другие виды кадровых документов, которые не вошли в первый этап.

Электронная подпись в КЭДО

Федеральный закон «Об электронной подписи» № 63-ФЗ устанавливает равнозначность электронной и собственноручной подписи и предусматривает три вида электронной подписи: квалифицированная (КЭП), неквалифицированная (НЭП) и простая (ПЭП).

Согласно Трудовому кодексу (ТК), выбор вида электронной подписи для кадровых документов зависит от вида документа, подписывающей его стороны (работник или работодатель) и системы, в которой это действие выполняется, – собственная ИС работодателя или портал «Работа в России».

Поэтому все сценарии использования электронной подписи должны быть тщательно проработаны, чтобы избежать лишних расходов и сложностей и в то же время соблюсти все требования законодательства.

Решение ЛАНИТ поддерживает все виды электронной подписи в соответствии с требованиями 63-ФЗ «Об электронной подписи» и 377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс РФ».

Возможности удостоверяющего центра ЛАНИТ и сервиса подписания НЭП

• Автоматическое формирование заявления на выдачу НЭП
• Удаленная выдача НЭП сотруднику
• Подписание НЭП из личного кабинета сотрудника, в т.ч. с помощью мобильного телефона
• Отзыв НЭП из личного кабинета кадровика при увольнении сотрудника

Архитектура КЭДО

Целевая архитектура КЭДО включает семь функциональных блоков: кадровую учетную систему, личный кабинет сотрудника, личный кабинет кадровика, личный кабинет руководителя, СЭД, электронный архив и электронную подпись.

Все это можно развернуть в облаке на основе коробочных решений, однако такой вариант, скорее всего, устроит только небольшие организации. Для крупных компаний безопаснее и эффективнее с точки зрения финансов будет разместить на собственных мощностях как минимум архив кадровых документов, а может быть и всю систему. Также остается возможность использовать ЛК работника на портале «Работа в России».

Требования к системе КЭДО

На основании многолетнего опыта общения с заказчиками и анализа большого количества запросов у нас есть определенное сложившееся понимание требований к управлению кадровым электронным документооборотом, которые являются в значительной мере универсальными для большинства организаций. А все особые пожелания заказчика учитываются в ходе реализации проекта внедрения.

Ключевые требования заказчиков к системе при переходе на КЭДО:

• позволяет учитывать специфику трудовой деятельности (например, наличие мобильной версии и функции терминала самообслуживания);
• позволяет подписывать документы различными видами ЭП, в том числе на портале «Работа в России»;
• обладает встроенными инструментами интеграции (например, API) с популярными кадровыми учетными системами;
• обеспечивает ведение юридически значимого кадрового архива с соблюдениями требований к долгосрочному хранению документов;
• дает возможность хранить кадровые документы в периметре организации;
• автоматизирует кадровые процессы, а не просто подписывает документы;
• позволяет изменять бизнес-процессы и настраивать функциональность собственными силами, без существенных временных затрат;
• регулярно обновляется и следит за законодательством РФ.

Возможности «LanDocs: КЭДО»

Платформа LanDocs более 20 лет обеспечивает эффективное управление электронными документами, в том числе в крупнейших организациях России и стран СНГ, а также во множестве компаний с различным штатом сотрудников — от нескольких десятков до десятков тысяч человек.

Функциональные возможности:

• создание, согласование и хранение любых кадровых юридически значимых документов в электронном виде;
• автоматизация кадровых процессов, а не просто подписание документов;
• изменение бизнес-процессов и настройка функциональности собственными силами, без существенных временных затрат;
• личный кабинет сотрудника – единое окно для взаимодействия с работодателем, позволяющее как запросить какие-то документы (например, справку), так и ознакомиться с документами;
• подписание кадровых документов различными видами ЭП;
• интеграция с кадровыми корпоративными ИС;
• соответствие ФЗ;
• ведение юридически значимого кадрового архива с соблюдением требований к долгосрочному хранению документов.

Примеры интерфейсов «LanDocs: Кадровый ЭДО»

Список заявлений сотрудников на командировку.

Маршрут согласования командировки сотрудника.

Форма заполнения заявления на командировку.

Форма создания приказа на командировку.

Форма создания трудового договора.

Карточка трудового договора

Опыт внедрения

Для расчета стоимости, пожалуйста, заполните форму на сайте или напишите нам на ecm@lanit.ru