PayDox Case Management

Осенью 2012 года вышла бесплатная версия системы PayDox Case Management для управления совместной работой сотрудников, позволяющая подключать к работе неограниченное количество сотрудников, использующих бесплатные учетные записи системы.

Все знания, которые возникают в "офисных" бизнес-процессах, могут и должны отчуждаться от их носителей во избежание появления узких мест и "уникальных" "незаменимых" сотрудников, отъезд которых в отпуск в Турцию приводит к ступору в работе оставшихся на трудовой вахте коллег. Инструментом такого отчуждения, обеспечивающим своевременное и стабильное исполнение сотрудниками своей работы, и является адаптивный кейс-менеджмент (ACM, Adaptive Case Management). Когда в организацию приходит новый сотрудник, либо когда сотрудник заменяет ушедшего в отпуск, он получает в системе роль сотрудника, которого он замещает, и, войдя в систему, видит перед собой все задачи и все процессы, в которых тот участвовал - и продолжает выполнять ту же работу, имея всю необходимую для этого корпоративную информацию.

Также очень важной является предоставляемая PayDox Case Management возможность накопления корпоративных знаний для их повторного использования. Успешно завершенный кейс, содержащий ценный опыт коллективной работы сотрудников, сбрасывается в библиотеку шаблонов, немного правится и чистится для универсальности (удаляются несущественные информационные сообщения и дискуссии на тему "кто виноват и что делать", оставляются важные поручения и контрольные точки), после чего новый кейс на эту тему создается одним кликом. Потом процесс повторяется. В результате для каждого повторяющегося проекта (заключения договора, обработки заказа клиента, оформления командировки сотрудника, закупки оборудования и т.п.) получается удобный шаблон с перечнем задач, поручений, набором проверок и согласований, списками исполнителей и шаблонами документов. Пополняющаяся библиотека шаблонов кейсов и составляет корпоративное знание, отчужденное от конкретных сотрудников и сохраненное в цифровом формате для общекорпоративного использования.

В этом и состоит реальная адаптивность ACM. И именно так это работает в PayDox Case Management.

Бесплатная версия PayDox Team представляет собой полнофункциональный вариант системы PayDox, с которой могут работать 5 пользователей с расширенными правами (Power Users), в том числе администраторы системы, и неограниченное количество пользователей с общедоступными правами (Public Users). Пользователи с общедоступными правами могут самостоятельно регистрироваться в системе и немедленно приступать к работе.

PayDox Case Management реализует концепцию ACM (Adaptive Case Management) и позволяет автоматизировать текущие процессы предприятия без какой-либо трудоемкой первоначальной настройки – система скачивается и устанавливается за несколько минут, после чего готова к работе.

Процессинг вопросов и ответов в корпоративном кейс-менеджменте как инструмент контроля ответственности руководителей и исполнителей

В корпоративной жизни возникает множество вопросов, которые приходится решать ежедневно. Если это крупные вопросы (выбор поставщика, бюджет и т.п.), то существуют процедуры (тендеры, совещания правления). Более мелкие вопросы регулируются служебными записками, заявками и т.п. Множество текущих вопросов решаются устно и по телефону. Когда начинается «разбор полетов», почему тот или иной вопрос был решен так, а не иначе, приходится поднимать кучу документов или напоминать сотрудникам (часто начальникам), что они говорили на эту тему устно.

И, если процессинг поручений, заданий, решений (как правило, спускаемых сверху вниз по иерархии предприятия) часто делается в компании в какой-то информационной системе (электронный документооборот, таск менеджмент), то процессинг вопросов (идущих снизу вверх по иерархии предприятия), задаваемых сотрудниками своим начальникам и друг другу, обычно никак не автоматизирован, в лучшем случае все свалено в почте или в неструктурированном корпоративном блоге. А от полученных ответов на вопросы зависит вся текущая корпоративная деятельность. Когда подчиненный сотрудник спрашивает своего начальника, как надо делать некую работу, то ответ 1) обязан быть выдан и 2) должен сохраниться в истории исполнения данного кейса. Эта тема достаточно важна и связана с управлением целями и ответственностями сотрудников компании. Процессинг вопросов, задаваемых начальнику подчиненными, и контроль ответов позволяет построить систему, в которой ценность и компетентность руководителей возможно оценивать объективно.

Функциональность PayDox Case Management по проведению опросов, согласований и голосований также позволяет поддерживать качественный уровень управления корпоративными процессами.

Новая функциональность по управлению вопросами и ответами включена в бесплатную версию PayDox Team, которая скачивается и устанавливается за несколько минут, после чего готова к работе.