RKIT: Управление нормативными документами

Благодаря решению сотрудники пользуются только актуальными версиями нормативных документов (инструкция, положений, стандартов и т.п.), нормативные документы (НД) доступны в любой момент времени. Персонал всегда в курсе любых изменений в нормативной базе предприятия. Решение позволяет полностью отказаться от бумажных версий нормативных документов: стандартов, инструкций, положений и т.д.

Ядро системы — «Библиотека нормативных документов». Этот блок решает две главные задачи управления нормативной документацией: ведение фонда нормативных документов и информирование сотрудников. Снабжён набором отчётов. Может использоваться самостоятельно.

Основные функции:

• Управляемый доступ пользователей к базе данных НД: документ видит, распечатывает, копирует только тот, кто имеет на это право.
• Досье документа: когда и кем разработан, согласован и утвержден, предыдущие версии, приложения, изменения, распорядительный документ о вводе в действие, лист согласования хранятся в карточке.
• Ввод в действие и отмена действия НД: статус документа указывается в карточке.
• Анализ связанных НД: актуализация ссылок.
• Поиск по реквизитам.
• Отчёты.
• Рассылка новых и измененных документов на ознакомление по корпоративной почте и через систему Docsvision.

Дополнительные модули для данного решения

Планирование и актуализация локальной нормативной документации

Блок предназначен для управления фондом НД, изменения и разработки нормативных документов.

Функции:

• учёт и ведение инициатив по разработке НД;
• формирование плана-графика по разработке/актуализации НД;
• контроль исполнения плана-графика;
• пакетная обработка связанных документов: отмена действия предыдущей версии, изменение статуса в инициативах и в плане-графике;
• автоматическая ревизия предыдущих версий НД;
• автоматическое обновление ссылочной базы в новых версиях НД;
• отчёты.

Согласование проектов локальной нормативной документации

Блок автоматизирует согласование локальной нормативной документации и сопутствующих распорядительных документов. Помогает дисциплинировать подразделения в части своевременной разработки и согласования документов.

Функции:

• учёт проектов НД;
• согласование (обсуждение) проектов НД параллельное, последовательное. смешанное;
• согласование проектов распорядительных документов;
• контроль согласования НД;
• автоматическое формирование листов согласования;
• отчёты.

Нормативные документы на корпоративном портале

Портал на платформе MS Sharepoint предоставляет доступ к актуальным документам всем сотрудникам компании с учетом разграничения прав. Помогает организовать работу с подразделениями. Состоит из двух компонентов:

• фонд актуальных нормативных документов для всех сотрудников компании;
• сайт отдела управления нормативной документацией.

Функции:

• публикация актуальных НД на портале для всех сотрудников компании, создание структурированного хранилища файлов;
• личный кабинет сотрудника с подборками избранных НД и НД подразделения
• автоматическое обновление: удаление утративших силу документов, замена устаревших на актуальные версии,
• персональное оповещение сотрудника об изменении нормативных документов его подразделения и избранных документов, новостная лента с изменениями НД
• удобный интерфейс для ознакомления с документами;
• доступ в соответствии с ролью пользователя;
• поиск ЛНД;
• формирование системных и пользовательских реестров ЛНД.

Свидетельство о государственной регистрации №2014617929 "Управление нормативным обеспечением бизнеса"