RS: Система электронного документооборота

Продукт «RS: Система электронного документооборота» представляет собой комплексное решение по организации корпоративного электронного документооборота, обеспечивает полный цикл безбумажного делопроизводства и выполняет типовые функции классического электронного документооборота, такие как:

Общее делопроизводство:

• Регистрация различных типов документов.
• Формирование электронной версии документа или сканированной копии бумажного документа.
• Хранение различных наборов атрибутов документов в структурированной форме документа.
• Формирование резолюций (заданий по исполнению или обработке документов).
• Исполнение резолюций и документов.
• Делегирование и перераспределение заданий для исполнителей.
• Сбор информации об исполнении документов.
• Контроль исполнительской дисциплины на различных уровнях.

Архивное делопроизводство:

• Ведение номенклатур дел.
• Учет формирования томов, дел и их описей.
• Фиксация фактов передачи и выдачи дел.
• Формирование необходимой отчетности.

Согласование документов (договоров):

• Формирование регистрационной карточки.
• Автоматизация различных процессов согласований.
• Формирование резолюций на итоговый документ
• Исполнение и контроль резолюций.

Особенностью отечественного продукта «RS: Система электронного документооборота» являются кроссплатформенность, использование в качестве обеспечивающих серверов приложений и баз данных программных продуктов на базе свободного программного обеспечения или программ, входящих в Единый реестр российских программ (Минкомсвязи России), а также широкие интеграционные возможности, реализуемые через встроенное API на базе веб-сервисов и поддержки LDAP-каталогов. Кроме того, система поддерживает работу с мобильных устройств, включая доступ по VipNET.

Система обеспечивает поддержку работы пользователей в распределенной структуре организации (филиалы) и с подключением к государственным информационным системам (МЭДО, ССТУ). Позволяет использовать квалифицированную электронную подпись для обеспечения юридически значимого документооборота. Кроме того, решение имеет встроенный модуль потокового сканирования документов с использованием штрих-кодов, модуль отчетов и модуль обработки обращений граждан.

Встроенная поисковая система, с возможностью формирования сложных условий поиска по всем атрибутам регистрационной карточки документа, повышает удобство работы с документами.

Структура окон и представления информации имеет классический, выверенный годами, стиль. Это позволяет даже начинающему пользователю максимально быстро разобраться в интерфейсе программы и эффективно использовать весь арсенал реализованных и доступных функциональных возможностей.

Программа имеет полнофункциональный веб-интерфейс основного приложения и несколько типовых ролей пользователей:

• Руководитель – принятие решений по поступающим документам и быстрый доступ к актуальным документам.
• Контролер – контроль исполнительской дисциплины.
• Регистратор – создание регистрационных карточек документов на этапе первичной обработки, регистрация и направление документов по назначению.
• Оператор сканирования – сопровождение процессов потокового сканирования изображений.
• Исполнитель – исполнение резолюций и поручений.

Кроме того, имеется возможность формирования специализированных ролей за счет подключения дополнительных папок, отчетов, настройки вида карточек документов и журналов.

Оперативное информирование пользователей о поступлении документов или наступления событий осуществляется путем вывода сообщений с помощью специального информера и посредством электронной почты.

Архитектура

Система базируется на трехзвенной архитектуре, в качестве основного сервера приложений используется Apache Tomcat. Хранение документов и дополнительной информации обеспечивается СУБД реляционного типа. В настоящее время имеется возможность полнофункционального использования СУБД PostgreSQL, IBM DB2, Oracle DB. При этом возможна адаптация за счет адаптеров с практически любыми СУБД реляционного типа поддерживающих стандарт SQL-запросов.

История возникновения компетенции

Компетенция по автоматизации документно-ориентированных процессов в компании существует и активно развивается с 2006 г. За это время был создан и внедрен целый ряд интересных решений, переносивших в область автоматизации методик российского документационного обеспечения управления (или делопроизводства), которые были внедрены на предприятиях энергетики, военно-промышленного комплекса, государственных учреждений. Полученные за это время наработки методологического и технического характера легли в основу нового продукта – «RS: Система электронного документооборота».

Внедрение продукта «RS: Система электронного документооборота» позволяет решить следующие задачи:

• Организовать комплексный сквозной учет всех документов в единой системе.
• Обеспечить доступ исполнителей в рамках установленных полномочий ко всем документам и резолюциям.
• Снизить затраты на администрирование и поддержку за счет отказа от локальных СЭД в подразделениях.
• Организовать формирование консолидированной отчетности по исполнительской дисциплине.
• Обеспечить возможность хранения и пересылки документов, включая скан-образы.
• Сформировать единый архив документов.
• Получить общую статистику и анализ документооборота в целом по организации.

Ожидаемый эффект от внедрения:

Прямой:

• Сокращение сроков работы с документами на основных этапах обработки документов.
• Сокращение времени и трудозатрат на доступ к информации по документам и поручениям, получение статистики ДО и формализованных отчетов по контролю исполнения поручений.
• Организация обмена документами в распределенной структуре.
• Сокращение затрат на бумажные носители при пересылке документов.

Дополнительный:

• Повышение прозрачности процессов работы с документами и их исполнения в структурных подразделениях организации.
• Повышение качества подготовки документов.
• Унификация и оптимизация процессов делопроизводства.