RS: Управление закупками

Программный продукт «RS: Управление закупками» компании RedSys представляет собой комплексное решение по организации корпоративной системы управления закупками в соответствии с требованиями 44 и 223 Федеральных законов о закупках товаров, работ, услуг. Это решение подходит для государственных и муниципальных организаций, госкомпаний и госкорпораций, автономных учреждений. Кроме того, решение «RS: Управление закупками» позволяет автоматизировать все бизнес-процессы закупки в крупных коммерческих организациях.

Управление закупками обеспечивает автоматизацию основных блоков процедуры закупки:

• Формирование потребностей в закупках.
• Формирование плана закупок.
• Формирование и сопровождение конкурсной процедуры.
• Заключение договора.
• Контроль исполнения договора.

Решение «RS: Управление закупками» построено на использовании в качестве обеспечивающих серверов приложений и баз данных программных продуктов на базе программ, входящих в Единый реестр российских программ (Минкомсвязи России) и свободного программного обеспечения. Стоит отметить широкие возможности по адаптации и интеграции решения, реализуемые через встроенное API на базе веб-сервисов.

Решение обеспечивает поддержку работы пользователей в распределенной структуре организации (филиалы) с интеграцией внутренними корпоративными системами, электронными площадками и государственной Единой информационной системой в сфере закупок.

Целью внедрения системы управления закупками является повышение эффективности закупочной деятельности организации, в том числе:

• Совершенствование управления закупочной деятельностью.
• Минимизация рисков нарушения требований законодательства, локальных процессов и нормативных актов, регулирующих проведение закупок на предприятиях и организациях.
• Снижение трудозатрат на исполнение процессов закупочной деятельности.
• Уменьшение влияния человеческого фактора.
• Расширение возможностей по анализу эффективности закупочной деятельности.

Указанные цели, достигаются за счет решения следующих задач:

• Обеспечения контроля и анализа соответствия планируемых закупок планируемому бюджету.
• Реализации пономенклатурного контроля и анализа планируемых закупок.
• Проведения централизованных закупок.
• Обеспечения контроля необоснованного дробления одноименных закупок.
• Обеспечения контроля сроков исполнения процессов закупочной деятельности.

Основными методами решения поставленных задач в «RS: Управление закупками» являются:

• Обеспечение информативности и прозрачности всех этапов закупочной деятельности управляемых обществ в режиме реального времени.
• Исключение возможности заключения договоров (допсоглашений) без проведения закупочных процедур.
• Реализации автоматического формирования отчетов о проведенных закупках и заключенных договорах.
• Обеспечения контроля и анализа исполнения плана закупки.
• Централизованное ведение данных поставщиков товаров, работ, услуг.
• Ведение электронного архива и организация доступа к информации по всем проводимым, планируемым и проведенным закупкам.

Решение «RS: Управление закупками» построено на базе отечественного серверного программного обеспечения «Платформа Х360» (запись №1576 от 05.09.2016 в Едином реестре российских программ для электронных вычислительных машин и баз данных).

Программа имеет полнофункциональный веб-интерфейс основного приложения и содержит несколько функциональных и обеспечивающих подсистем и интеграционную подсистему, обеспечивающую взаимодействие с внешними системами ЕИС, ЭТП и внутренними корпоративными системами.

Архитектура

Архитектура системы базируется на использовании кроссплатформенного сервера приложений Х360 на базе JavaScript-сервлетов, который занимается системной поддержкой компонентов и модулей системы, обеспечивает обмен данными между сервлетами и клиентами, идентификацию и авторизацию клиентов, организацию сессии для каждого из них.

Хранение информации обеспечивается СУБД PostgreSQL или OrientDB. Для реализации поисковых запросов применяется Elasticsearch — свободная программная поисковая система.

В составе решения «RS: Управление закупками» можно выделить несколько функциональных подсистем, составляющих по сути ядро продукта:

• Планирование закупок.
• Рассмотрение ТЗ/ТТ.
• Работа комиссии по осуществлению закупки.
• Подготовка и размещение документации.
• Заключение и исполнение ГК.
• Претензионно-исковая деятельность.

Подсистема «Планирование закупок» обеспечивает выполнение следующих функций:

• Формирование Плана и Плана-графика закупок.
• Формирование обоснований.
• Утверждение планов.
• Загрузка/выгрузка планов и обоснований.
• Поддержка версионности.

При этом обеспечивается детализация каждой планируемой закупки:

• Детализация стоимости.
• Сверка позиций закупки со строками бюджетных лимитов.
• Ведение информации, необходимой для расчета и обоснования НМЦК.
• Контроль этапности и периодичности исполнения, приемки и оплаты контракта.
• Преимущества и ограничения для участников с учетом требований законодательства.

Подсистема «Рассмотрение ТЗ/ТТ» позволяет:

• Отслеживать факты поступления ТЗ/ТТ.
• Направлять замечания и возражения по документам.
• Утверждать ТЗ/ТТ.
• Формировать служебные записки и резолюции.
• Отправлять сообщения участником бизнес-процесса рассмотрения ТЗ/ТТ.
• Контролировать сроки подготовки и согласования.
• Получать всплывающие уведомления при нарушении сроков.

Подсистема «Подготовка и размещение документации» обеспечивает:

• Ведение шаблонов документации.
• Формирование документации по заданным шаблонам.
• Контроль сроков подготовки и размещения.
• Просмотр документов в защищенном режиме непосредственно из системы.

Подсистема «Работа комиссии по осуществлению закупок» обеспечивает выполнение следующих функций:

• Регистрация заявок участников.
• Ведение единого реестра контрагентов.
• Формирование и выгрузка протоколов.
• Прикрепление аудиозаписей/видеосъемок заседаний.
• Разъяснение положений документации.
• Обработка жалоб.

Подсистема «Претензионно-исковая деятельность» обеспечивает выполнение следующих функций:

• Ведение реестра жалоб.
• Управление исковыми заявлениями.
• Регистрация исполнительных документов.
• Контроль выполнения предписаний.
• Расторжение ГК.

Подсистема «Работа комиссии по осуществлению закупок» обеспечивает выполнение следующих функций:

• Регистрация заявок участников.
• Ведение единого реестра контрагентов.
• Формирование и выгрузка протоколов.
• Прикрепление аудиозаписей/видеосъемок заседаний.
• Разъяснение положений документации.
• Обработка жалоб.

Дополняют функциональное ядро системы интеграционная подсистема и обеспечивающие системы:

• Администрирования.
• Нормативно-справочной информации.
• Отчетности.
• Шаблонов документов.

Подсистема НСИ обеспечивает выполнение следующих функций:

• Ведение в системе общероссийских справочников и классификаторов.
• Ведение единого реестра контрагентов.
• Ведение справочников Заказчика.
• Удобное представление иерархических справочников.

Подсистема «Шаблоны документов» обеспечивает выполнение следующих функций:

• Формирование типовой документации по заданным шаблонам с учетом внесенных в Систему сведений о закупках.
• Встроенный механизм просмотра и редактирования документов.
• Выгрузка сформированных документов.
• Контроль доступа.

Подсистема аналитической отчетности обеспечивает выполнение следующих функций:

• Формирование аналитической отчетности.
• Формирование статистической отчетности об исполнении плана закупок.
• Составление информационной карты закупки.

Интеграционная подсистема обеспечивает взаимодействие со смежными информационными системами в части:

• Установки форматов обмена данными.
• Настройки правил и графика обмена данными.
• Контроля целостности передаваемых данных.
• Обмена данными по установленным форматам, правилам и расписаниям.
• Отображения статуса обмена.
• Ведения журнала ошибок.

Подсистема администрирования должна обеспечивает выполнение следующих функций:

• Управление настройками Системы.
• Управление доступом пользователей с возможностью разграничения прав доступа на основе комбинации групп защиты, позволяющих редактировать доступ по различным параметрам, включая принадлежность к функциональной группе или заданной роли внутри Системы.
• Протоколирование изменений объектов базы данных.
• Ведение журналов функционирования Системы.

История

Работы по разработке собственного решения по управлению закупками были начаты в 2015 году в Пенсионном фонде России с создания основных компонентов решения. Были созданы и переданы в опытную эксплуатацию компоненты «Рассмотрение ТЗ, ТТ», «Планирование закупок», «Подготовка и размещение документации в ЕИС», «Работа комиссии по осуществлению закупок» и «Заключение и исполнение государственного контракта». Основные компоненты обеспечения функционирования: «Справочники», «Отчетность», «Шаблоны документов» и Интеграция с внешними информационными системами.

В 2017 году решение было дополнено компонентом «Претензионно-исковая работа». Проведена актуализация бизнес-процессов и расширены функциональные возможности всех созданных компонентов. Созданы альбомы информационного взаимодействия с внешними системами и организовано специализированное файловое хранилище. Проведена интеграция с более чем десятью внутренними системами ПФР, включая системы безопасности, управления, бюджетирования, Единой информационной системой (ЕИС) и бухгалтерской подсистемой. Система успешно прошла опытную эксплуатацию и приобрела законченный облик.

В 2018 году запланированы работы по разработке компонента «Сбор и Анализ потребностей», значительно расширяющего функциональность этапа подготовки и сбора заявок, увеличивающего погружение в бизнес-процессы формирования потребностей на закупку. Проводится расширение возможностей интеграции с используемыми ЭТП. Предусмотрено тиражирование в регионах и, следовательно, превращение решения в территориально-распределенное.