Syntellect Tessa Обработка документов валютного контроля банка

Решение по автоматизации процессов классификации и ввода валютных документов в электронный архив, позволяющее сократить финансовые и временные затраты.

Отрасль - Банки, кредитные организации.

Процессы, которые были автоматизированы

Автоматизированы процессы классификации и ввода в электронный архив документов по валютным операциям кредитной организации в разрезе клиентов и паспортов сделок. С помощью технологий ABBYY FlexiCapture анализируются стандартные формы документов, определенные Банком России:

• паспорт сделки,
• справка о валютных операциях,
• грузовая таможенная декларация,
• справка о наличии подтверждающих документов.

Прочие неформализованные документы, сопровождающие валютные операции, попадают на ручной разбор. По поступившим в архив документам автоматизированы процессы распределения документов по валютным контролерам с возможностью гибкого определения правил распределения и балансировки загрузки сотрудников. По ключевым точкам процесса обработки документов валютного контроля собирается статистика и формируются отчеты для руководства банка.

Решаемые задачи

Решение предназначено для оптимизации следующих процессов обработки документов, сопровождающих валютные операции клиентов кредитной организации:

• сокращение времени на обработку документа,
• исключение издержек, связанных с поиском и потерей документов,
• сокращение финансовых затрат на хранение бумажной документации,
• повышение уровня клиентского сервиса кредитной организации.

Бизнес-эффект

• Создание единого хранилища подтверждающих документов по валютным сделкам.
• Исключение бумажного хранения документов по валютным операциям.
• Сокращение времени проведения операций более чем на 40%.
• Сокращение расходов на организацию бумажного хранения документов.

Принцип работы

• Модуль обработки входящих документов передает скан-образы документов по сделке из точек продаж или из системы «Банк — клиент онлайн» (БКО) в систему ABBYY FlexiCapture.
• При помощи ABBYY FlexiCapture определяется тип документа, происходит распознавание номера паспорта сделки и основных реквизитов.
• На основании извлеченных данных карточки документов связываются с карточками клиентов.
• Поступившие документы обрабатываются по определенным правилам: с каждым документом работает ответственный сотрудник, назначаемый посредством механизма распределения заданий.
• Для выбора специалиста анализируется тип поступившего документа и загруженность сотрудников.
• Ответственным назначается либо свободный в данный момент специалист, либо тот, кто уже обрабатывал документы конкретного клиента.
• Сотрудник подразделения валютного контроля проверяет соответствие документа валютному законодательству, система автоматически фиксирует дату обработки и принятия документа.
• Если ответственный сотрудник отказывает в принятии документа, то выявленные нарушения по документу фиксируются (список нарушений включен в справочник системы), система автоматически формирует и отправляет клиенту форму отказа с указанием причин. Для каждого типа документов имеется свой шаблон формы отказа.

Информационные системы

В качестве средства классификации и распознавания документов используется платформа ABBYY FlexiCapture. Электронное хранилище документов построено на базе систем управления документами и процессами Syntellect Tessa. Решение интегрируется с автоматизированными банковскими системами на базе БИСквит, ЦФТ (возможна быстрая адаптация для других АБС) и с системами дистанционного банковского обслуживания клиентов.

Реализованные проекты

Автоматизация процессов обработки документов валютного контроля в ВТБ24 (ПАО)

Задачи:

• Сократить затраты на обработку документов валютного контроля.
• Повысить уровень обслуживания клиентов.
• Исключить оборот бумажных документов, подтверждающих валютные сделки клиентов банка.
• Сократить риски, связанные с «человеческим фактором».

Результаты:

• Экономия от внедрения системы достигает 4 млн рублей в год.
• Обработка документов стала на 40% быстрее.
• Сокращены риски потери и порчи документов.
• Повысилась прозрачность процесса для заказчиков, появились инструменты контроля качества работы операторов отдела валютного контроля.
• Обработка и хранение документов полностью переведены в электронный вид.