Как и почему Москва построила СЭД на СХД IBM FlashSystem

ОАО «Электронная Москва» внедрила единую масштабируемую систему электронного документооборота (СЭД). В системе реализованы все основные бизнес-процессы в области делопроизводства, организационно-распорядительного и управленческого документооборота Правительства Москвы.

Система предназначена для организации движения электронных документов с момента их создания до завершения их исполнения. Особое внимание уделяется безопасности и надежности.

Перед специалистами «Электронной Москвы» стояла амбициозная задача унифицировать и централизовать все процессы документооборота органов исполнительной власти города Москвы. Для этого было решено внедрить единую систему электронного документооборота с централизованной архитектурой.

На январь 2015 в системе работает более 52 тысяч пользователей, которые ежемесячно создают около 20 000 документов и принимают более 25 000 резолюций. Всего за 2014 год в единой системе электронного документооборота было обработано 9,1 млн документов (4,8 млн в 2013).

Проект стартовал в 2011 году. План работ предусматривал поэтапный ввод системы: запуск пилотного проекта, затем постепенное наращивание функциональности и подготовка к подключению всех комитетов и ведомств.

Первым достижением стал запуск единой системы электронного документооборота в 2011 году в Аппарате Мэра и Правительства Москвы. В 2012 году команда «Электронной Москвы» полностью внедрила СЭД во всех органах исполнительной власти города Москвы. Затем началось внедрение в подведомственных учреждениях органов исполнительной власти города Москвы.

На январь 2015 к СЭД подключены более 2 200 учреждений — Аппарат Мэра и Правительства Москвы, Управления заместителей Мэра Москвы, Департаменты, Комитеты, Префектуры, Управы, территориальные органы, государственные учреждения, а также коммерческие организации взаимодействующие с городом.

Внедрение единой системы юридически значимого электронного документооборота помогло объединить информационное пространство органов исполнительной власти города Москвы: систематизировать и регламентировать процессы документооборота в ведомствах, а также упорядочить работу подразделений с документами.

Реализация такого масштабного проекта является важной инициативой, направленной на централизацию ИТ-инфраструктуры в органах исполнительной власти. Несмотря на объем задач и сопряженные сложности, проект удалось реализовать в запланированные сроки.

2015:Как и почему Москва построила СЭД на СХД IBM FlashSystem

В сентябре 2015 года оветник технического директора «Электронной Москвы» Малин Тимур рассказал о преимуществах перехода на IBM FlashSystem для проекта «Система электронного документооборота Правительства Москвы».

Компания «Электронная Москва» начала внедрение системы электронного документооборота Правительства Москвы в 2011 году. На сегодняшний день проект успешно реализован, в результате чего построена крупнейшая в России СЭД. «Электронная Москва» предоставляет эту услугу городу по сервисной модели.

Важным отличием государственной СЭД является обеспечение юридической значимости документов и работы с обращениями граждан в соответствии с ФЗ.

Весь жизненный цикл служебных документов – оформление, согласование, исполнение – проходит в электронном виде, в том числе с мобильных устройств, что значительно снижает время принятия решений, а также позволяет руководителям оперативно оценивать работу и контролировать своевременное исполнение.

К системе также могут подключиться представители бизнеса, при необходимости обмена документами с органами власти и организациями г. Москвы.

С момента запуска проекта число пользователей постоянно растет. К СЭД подключены все ОИВ г. Москвы, а также более 2600 госучреждений. В системе работают более 50 тыс. активных пользователей, формируя более 24 тыс. ежедневных подключений в день с пиком до 11 тыс. пользователей в час.

Суммарно в системе находится 132 млн документов, при этом ежедневно создается до 50 тыс. документов, то есть 1 млн документов в месяц. 2,5 ТБ занимает СУБД со служебными полями и метаданными, 79 ТБ файлового хранилища.

Динамичный рост пользователей и количества обрабатываемых запросов привел к увеличению времени отклика системы при обращении к архиву. Чтобы оптимизировать процесс и обеспечить высокую доступность, принято решение внедрить более мощную систему хранения данных.

«Мы протестировали решения нескольких поставщиков, и после ряда пилотов остановились на IBM FlashSystems 820 как наиболее полно соответствующем таким критериям, как производительность, энергоэффективность и стоимость», — отметил Тимур Малин.

Внедрение комплекса хранения данных позволило сократить издержки на администрирование, ускорить работу системы, а также снизить эксплуатационные расходы в ЦОД за счет меньшего энергопотребления и более плотного размещения дискового пространства в стойке. Также одним из важнейших преимуществ использования IBM FlashSystem 820 являлась бесшовная интеграция в текущую инфраструктуру.

«Положительные эффекты от внедрения были отмечены как со стороны заказчика, так и нашей собственной службой эксплуатации. Для пользователя значительно снизилось время отклика системы, поиск по документам ускорился в десятки раз — сейчас найти документ можно буквально за несколько секунд. Значительно снизилось количество инцидентов. Со стороны нас, как эксплуататоров, мы отметили, что снизились трудозатраты на обслуживание, так как система практически не требует к себе внимания», — рассказал советник технического директора «Электронной Москвы».