«ТрансВудСервис» управляет бюджетами филиалов с помощью «1С:Управление корпоративными финансами 8»

Компания «1С-Рарус» автоматизировала заводы «ТрансВудСервис» - дочерней компании «РЖД». Решение «1С:Управление корпоративными финансами 8» помогло организовать централизованный контроль платежей филиалов предприятия, управлять бюджетом и контролировать исполнение договоров. В 4 раза сокращен бюджет текущих расходов на ИТ. В 2 раза уменьшено время при обработке поступающей документации. За 4 месяца автоматизировано около 100 рабочих мест на 11 заводах, расположенных на территории всей России.

Открытое акционерное общество «ТрансВудСервис», дочерняя компания ОАО «РЖД», является лидером по производству шпалопропиточной продукции (пропитка древесины, шпал, бруса). Филиалы предприятия – шпалопропиточные заводы – располагаются на территории всей России, от Брянской области до Хабаровского края, в удалении от административных центров. Всего в управлении компании находится 11 заводов.

Предприятие закупает сырье у поставщиков, производит продукцию и продает ее покупателю – головной компании «РЖД». Готовая продукция транспортируется покупателю до места назначения. Для получения от «РЖД» компенсации за транспортировку компания «ТрансВудСервис» предоставляет подтверждающие документы. Количество таких документов составляет в среднем 2000 единиц в месяц. Оформление документов вручную занимало много времени, сотрудники нередко допускали ошибки.

Кроме того, головной офис не мог оперативно контролировать исполнение договоров с поставщиками и покупателем, расходование бюджета в филиалах. Руководству «ТрансВудСервис» требовалась информационная система, которая позволила бы:

• Получать оперативные отчеты о финансовом положении филиалов;
• Контролировать выполнение заказов от головной компании – «РЖД».

Для решения данных задач был выбран программный продукт «1С:Управление корпоративными финансами 8». Программа также позволила вести налоговый и бухгалтерский учет, бюджетирование, осуществлять централизованный казначейский контроль.

К автоматизации привлекли специалистов компании «1С-Рарус». Работы стартовали в декабре 2010 года с предпроектного обследования. Весь процесс автоматизации около 100 рабочих мест на заводах, расположенных по всей территории России, занял четыре месяца.

Основными достижениями проекта стали:

• Централизованное управление бюджетами филиалов:
  • формирование ежедневного реестра платежей, осуществление всех платежей за филиалы из головной компании;
  • исключение возможности проведения платежей, не предусмотренных в бюджете движения денежных средств филиалов;
  • возможность вести учет по конкретным статьям бюджета;

• Контроль работы с договорами:
  • учет отсканированных договоров по конкретным статьям бюджета;
  • контроль исполнения договоров;

• Настройка обмена электронными документами с поставщиком и покупателем, который позволил сократить в 2 раза время на обработку поступающих документов (по сравнению с ручным вводом);
• Автоматизированный учет 2 000 первичных документов транспортировки каждой единицы продукции до места назначения в месяц с целью последующего перевыставления расходов «РЖД»;
• Полная автоматизация процесса контроля правильности заполнения документов, подтверждающих транспортировку продукции покупателю, что позволило сократить выполнение работ на данном участке на 80 человеко-часов в месяц.

Александр Леднев, заместитель генерального директора по экономике и финансам ОАО «ТрансВудСервис», так оценил результаты проекта: «Успешное внедрение «1С:Предприятие 8» стало возможным благодаря конструктивному и профессиональному взаимодействию сотрудников нашей компании и проектной команды внедренческого центра «1С-Рарус». Переход на новую информационную систему позволил компании в четыре раза сократить бюджет текущих расходов на ИТ, вести документооборот по единому стандарту и усилить бюджетный контроль. Благодаря внедрению системы на предприятии были оптимизированы бизнес-процессы, создано единое информационное пространство для взаимодействия головного офиса и подразделений в области финансов, что в итоге повлияло на повышение качества управления филиалами».