Администрация Бирского создала электронный архив документов

2020: Создание электронного архива

В связи с активной деятельностью и большим потоком документации перед главой Администрации Бирского района Республики Башкортостан возникла необходимость создания единого электронного архива документов. Об этом «Этлас-Софт» сообщил 26 января 2021 года.

Ознакомившись с рядом систем электронных архивов, руководство остановило свой выбор на системе ЭТЛАС. В ходе проработки данного вопроса был сформирован ряд требований к внедряемой системе:

• Надежное и защищённое от попыток взломов хранение документов.
• Гибкий и быстрый поиск документов, с возможность настраивания параметров поиска.
• Система должна быть полностью отечественной разработкой и входить в реестр российского программного обеспечения.
• Наличие потокового ввода документов со сканера.
• Защита системы от различного вида сетевых атак.
• Наличие автоматизированных механизмов резервного копирования как базы данных, так и базы документов.
• Наличие всех необходимых инструментов для внедрения системы силами специалистов администрации.

После установки системы специалисты администрации своими силами провели настройку системы, а именно:

• Завели в систему пользователей.
• Сформировали группы пользователей.
• Сформировали структуру хранения документов в системе.
• Настроили распределение прав доступа пользователей и групп пользователей.
• Сформировали справочники.
• Произвели настройку карточек и состава атрибутов для существующих типов документов.
• Настроили согласованные процессы обработки документов.
• Выполнили настройку правил автоматической нумерации, автоматического именования, автоматического размещения документов при их регистрации в системе. Эти механизмы очень сильно упрощают регистрацию документов за счет сведения к минимуму количества действий пользователя системы.
• Сформировали необходимый перечень шаблонов документов.

В результате внедрения электронного архива помимо решения поставленных задач Администрация получила ряд дополнительных инструментов, которые значительно упростили, повысили надежность и эффективность работы с документами администрации, за счет:

• создания единой информационной среды;
• возможности параллельной коллективной работы с документами разных групп пользователей;
• быстрой регистрации входящей и исходящей документации;
• централизованного, прозрачного и структурированного хранения электронных документов;
• быстрого поиска как по атрибутам, так и по содержимому документа.