Исторически в мэрии для работы с документами использовались восемь систем, созданных на разных платформах и работавших автономно. Мы отдельно регистрировали обращения граждан по ФЗ-59, отдельно – нормативно-правовые акты, кроме того, функционировала система для работы с поручениями мэра, решение для планирования и так далее. Это было ужасно неудобно. Пришло время, когда мы поняли, что нам необходим новый единый инструмент для организации документооборота. При этом мы хотели, чтобы работать с документами в системе могли не только орготделы, но и руководство, и конечные специалисты, которым даются различные поручения.

Олеся Филатова, начальник управления информатизации мэрии города Новосибирска

Администрация Новосибирска, (2013)

Проект по автоматизации документооборота начался в 2010 году, а платформа SharePoint использовалась в мэрии с 2007 года. SharePoint служил платформой внутреннему порталу мэрии, который содержит различные разделы для совместной работы структур мэрии и муниципальных учреждений, Совета депутатов города Новосибирска, городских служб. Позже на портале стали появляться небольшие отраслевые информационные системы для внутренней работы.

На платформе SharePoint в 2011 году был создан внешний интернет-ресурс мэрии – Муниципальный портал города Новосибирска. В 2012 году на SharePoint организовали систему «Общественная приемная».

Ход проекта

Мы запустили проект в 2010 году – тогда компанией «Офис-Док» был реализован пилотный проект, в рамках которого была проведена установка и внедрение 50 рабочих мест и автоматизирован учет документов. В 2011 году было приобретено еще 500 лицензий, что позволило нам масштабировать систему на все подразделения мэрии. После этого ежегодно количество лицензий увеличивалось. Сейчас к СЭД подключены почти все работники мэрии, которые работают с документами и поручениями, а также специалисты муниципальных учреждений и предприятий – около 2200 рабочих мест.

Олеся Филатова

В процессе реализации каждого этапа проекта заказчик последовательно отказывался от одной из восьми используемых систем. Требовалось свести к минимуму трудозатраты. На 23 июня 2016 года в администрации Новосибирска сумели избавиться от всех восьми устаревших решений.

Цель проекта, по словам ИТ-руководителя - создание единой системы, охватывающей все задачи делопроизводства, при большом числе специфических требований. Решение было значительно переработано к условиям и требованиям заказчика. В ходе внедрения проведена интеграция с другими системами, разработано большое количество отчетов.

Самым сложным оказалось переломить психологию людей: пока система «пустая», очень трудно убедить пользователей в том, что она дает огромные возможности аналитики и контроля. Однако, когда документы стали накапливаться, и оказалось, что можно, не вставая с рабочего места, получить полную информацию о документе и поручениях, которые по нему даны, построить отчеты и проконтролировать исполнение резолюций – вот тогда настал переломный момент.

Олеся Филатова

Смена версии СЭД

Переход на платформу SharePoint 2013 проводился в новогодние каникулы 2015-2016 года.

Поскольку в системе заказчика к этому времени хранились большие объемы критически важных данных, переход стал сложным и кропотливым процессом.

Итог проекта

В этом году мы отмечаем первый юбилей – 5 лет внедрению единой СЭД в мэрии города Новосибирска. На сегодняшний момент реализована вся необходимая функциональность, информация более чем по 430 тыс. документов хранится в системе. Совместными с «Офис-Док» усилиями нам удалось реализовать полный цикл жизни документа – от создания проекта до списания в архив. Мы провели большую работу и по интеграции СЭД с иными информационными системами – например, с крупной геоинформационной системой департамента строительства и архитектуры мэрии, а также с системой городского архива «Архивное дело». Конечно же, сократился бумажный документооборот. Пока мы вынуждены сохранять бумажный оригинал документа, так как у нас не внедрена юридически значимая ЭП, но мы избавились от большого количества копий. Раньше, к примеру, если давалось комплексное поручение нескольким департаментам, необходимо было каждому предоставить бумажную копию – сейчас достаточно электронной версии. Я уже не говорю о рассылке нормативно-правовых актов, которые могут иметь несколько сотен страниц – здесь экономия очень существенная.

Олеся Филатова, начальник управления информатизации мэрии города Новосибирска

Источник — «https://zdrav.expert/index.php/%D0%9F%D1%80%D0%BE%D0%B5%D0%BA%D1%82:%D0%90%D0%B4%D0%BC%D0%B8%D0%BD%D0%B8%D1%81%D1%82%D1%80%D0%B0%D1%86%D0%B8%D1%8F_%D0%9D%D0%BE%D0%B2%D0%BE%D1%81%D0%B8%D0%B1%D0%B8%D1%80%D1%81%D0%BA%D0%B0_(%D0%94%D0%B5%D0%BB%D0%BE_(%D0%AD%D0%9E%D0%A1))»